Alors, dans mon planning j’ai… Piscine, non. Alors apéro, non, de l’eau glacée, Pououh ! Il fait trop chaud pour réfléchir. Je sens que je ne vais pas terminer ma revue hebdomadaire….

Allez ! On s’y remet ! Je vous ai parlé de l’agenda et de l’échéancier. Certes nous pourrions parler maintenant du Bullet Journal, de la ToDo list et du plan d’actions. Mais ce ne serait que répéter ce que vous trouvez ci-après :

• L’agenda
• Le Bullet Journal
• La ToDo list (en tenant compte que Wunderlist est désormais Microsoft ToDo)
• Les plans d’actions

Pour rappel en parlant des listes, je vous conseillais d’avoir une liste de tâches à faire pour la semaine car, cela permet d’avoir un objectif, de savoir sur quels dossiers je dois travailler. En fait, si nous avons 3 ou 4 projets en cours, nous pouvons noter dans notre Todo les quelques grosses actions qui les concernent. Ainsi, selon notre énergie ou selon notre contexte nous pouvons nous y atteler. C’est l’esprit GTD.

Je vous parle souvent de ma revue hebdomadaire (C’est toujours l’esprit GTD 😉). Pour ceux qui ne la connaisse pas, elle est composée de 5 étapes principales : La collecte, la clarification, l’organisation, la révision et l’action.

Pour aujourd’hui, je ne vais prendre que deux points. Le premier est contenu dans la clarification et le deuxième dans la révision. Nous allons en effet voir l’effet d’anticipation du balayage mental et de la revue du calendrier.

Balayage mental ? Mais enfin, je n’ai pas de poussière dans ma tête !!!

Mais nooon ! Range le balai. Lors du balayage mental il s’agit simplement de capturer tout ce que nous gardons en mémoire et qui va nous empêcher d’être créatif. Nous allons écrire ce qui nous préoccupe. Comment le faire ?

Prenons une feuille de papier, un stylo et mettons-nous dans un endroit calme.
Notons sur la feuille tout ce qui nous passe par la tête. Notre esprit va vagabonder et ressortir des points que nous devrions réaliser, qui nous empêchent d’avancer. Prenons notre temps car, la première fois, il va y avoir passablement de choses à écrire. Dans l’absolu, il s’agit de mettre par écrit n’importe quels nouveaux projets et nouvelles actions que nous n’avons pas encore notés.

Lorsque c’est fait, il nous faut relire notre feuille et définir les actions à entreprendre. C’est aussi anticiper nos oublis et réduire la procrastination sur certaines activités. C’est encore annuler l’effet Zeigarnik.

Le deuxième point c’est de revoir son calendrier. Commençons par les deux dernières semaines. En effet, il arrive souvent qu’un rendez-vous soit annulé ou qu’une urgence nous oblige à déplacer un meeting. Pris dans le feu de l’action, est-ce que nous avons pu reprendre ce rendez-vous ou re-planifier notre meeting ? Notons donc sur notre feuille les actions futures.

Ensuite, visualisons notre calendrier de la semaine prochaine. Avant de planifier des choses, il faut contrôler ce qui est déjà fixé. Par exemple, si mercredi prochain j’ai une importante réunion avec la direction, est-ce que j’ai tout préparé ? Mes notes ? Mon Powerpoint ? Mes dossiers ? Etc. ? En vue de cette réunion, je peux encore bloquer une demi-heure mardi en fin d’après-midi pour tout checker et être fin prêt.

Après avoir procédé de la même façon pour la 2ème semaine, je peux jeter un œil sur les deux suivantes et faire la même chose. Maintenant seulement, je peux planifier ce qui est sur ma feuille et les autres activités que j’ai notées.

Faites-le ! Vous verrez la maitrise et le contrôle que cela vous donne. Vous deviendrez calme et serein. Comprenez-vous mieux pourquoi je fais le vendredi ? J’ai ainsi un week-end calme et serein.

« Si vous n’avez pas le temps de le faire correctement, quand aurez-vous le temps de le refaire ?» – John Wooden

Il est 17h00, la journée se termine enfin !
Pas tout à fait. Je refais le point, ce qui est fait, ce qui reste à faire et je reprends ma liste. Demain tout sera prêt !

Avant de sortir du bureau je réfléchis encore si je dois faire des courses ? Le plein d’essence ? Visiter un ami à l’hôpital, etc.

Aaaah ! Maintenant, je vais passer une très agréable fin de journée !

Qu’avons-nous vu ?

• Est-ce qu’un carnet ou un Bullet Journal me facilite la tâche ?
• Ai-je des Todolist à jour et par contexte ?
• Quand ai-je planifié un balayage mental régulier ?
• Ai-je contrôlé les deux dernières semaines de mon agenda ?
• Qu’ai-je de planifié pour les deux prochaines semaines ? Et pour les deux suivantes ?
• Ai-je donné toutes les instructions à ceux à qui j’ai délégué une action ?
• Ai-je l’habitude de noter ce que je n’ai pu terminer sur ma liste de demain ?
• Est-ce que, lorsque je rentre chez moi, je passe devant un magasin ou un endroit qui me faciliterait les courses que dois de toute façon faire ?

Les photos sont de Gaël (e-popotam.com), Yan Krukov (pexels), Estee Janssens (unsplash), et Lorenzo Rui (unsplash)