Il y a peu de temps je vous disais que je ne pratiquais pas l’art du « Bullet journal ». Pourtant je m’y suis mis en pensant que cela ferait un bon article. Mais, secrètement, j’avoue que j’aime écrire avec un stylo et un joli carnet. Le papier rend plus facile l’expression des idées car on peut y ajouter rapidement un petit schéma ou un dessin.

Par contre, il faut reconnaître que le papier, contrairement au numérique, rend plus difficile le classement des notes. Il est ensuite pénible de retrouver une entrée spécifique.  Je me suis donc mis à la recherche d’un système qui pourrait me simplifier la vie en me permettant de créer mes notes sur un carnet puis, de reporter facilement, ce qui est nécessaire dans mon système d’efficience.

Et j’ai trouvé !!!

Le système que j’ai adopté est celui de John Scullen et de son « SuperCharged Notes ». Il me permet d’accéder facilement à mes notes grâce à une table des matières que je personnalise entièrement. Je peux également mettre en évidence des parties de mes notes avec des symboles simples.

Alors comment je procède? Personnellement, je commence chaque journée en notant dans mon Bullet Journal, trois points positifs de la veille sur la partie A (explication plus loin). Cela focalise mon esprit sur du positif et, je les vois tout au long de la journée puisque le carnet reste ouvert. Ensuite, tout au long de la journée, je capture tout sur mon carnet. Je vide littéralement mon esprit sur les pages quadrillées de celui-ci. Ma tête ne doit conserver que ce que je fais dans l’instant présent selon les normes GTD. Et une fois que tout est noté, comment retrouver les informations ? C’est là que le génie de John Scullen entre en action !

Je pars du principe que nous avons déjà notre système d’efficience comprenant les points ci-après :

• Un agenda électronique (Outlook, Google, autres)
• Un gestionnaire de tâches (MS To-Do, Todoinst, Wunderlist, autres)
• Un système de références (Evernote, OneNote, autres)

Ensuite, il nous faut un stylo que nous aurons du plaisir à utiliser. Pas un simple marqueur publicitaire qui croche sur le papier.

Puis, vient le carnet au format A5. Là, il faut être exigent ! Prenez-en un de la marque Moleskine ou Leuchtturm 1917
Avec le Leuchtturm 1917 une partie de la préparation est déjà faite donc, pour avoir une vue complète, supposons que je prenne un Moleskine. Il s’agit ici de préparer le carnet pour y recevoir les informations. Et que faut-il préparer ?

• Je laisse environ 6 pages vides pour la table des matières.
• Je vais numéroter les pages après l’index en sachant que chaque jour je pars sur une nouvelle page.
• Je défini les symboles que je vais utiliser.

Vous avez votre carnet ? Alors voyons ces points plus en détails.

La table des matières

Sur les pages qui me serviront de table des matières, je vais créer 3 colonnes (verticales). La première d’environ 35 mm (7 carrés), la deuxième d’environ 30 mm (6 carrés) et la dernière avec le reste.
Si vous avez un carnet Leuchtturm, ce point est déjà presque fait. Leuchtturm possède trois pages pour la table des matières. Mais, pour une utilisation agréable du système Scullen, il lui manque une colonne. Vous pouvez la créer vous-même.

Les pages

Après les 6 premières pages je numérote les feuilles. Pour ma part je le fais en bas à droite. Attention, le système Scullen ne numérote que les pages à droite du carnet. La page de gauche reste vide. Pourquoi cela ? Selon la méthode, John considère le carnet ouvert comme un seule page qu’il divise en 4 parties

Cette division virtuelle sera utilisée dans la table des matières. Nous verrons comment. Mais constatez que maintenant vous savez où je mets mes trois points positifs

Les symboles (puce)

Là est toute la magie de la méthode ! Il faut se définir des symboles pour pouvoir retrouver nos informations. Lors de la révision journalière et hebdomadaire nous pourrons facilement reporter les informations au bon endroit. Alors comment s’y prendre ?

Lorsque nous allons inscrire nos notes, nous laissons une marge de 10-12 mm à gauche. Cela nous permettra d’y insérer nos puces. Les symboles sont définis comme suit mais, évidemment, vous pouvez choisir ceux que vous désirez et en créer d’autres. L’objectif est qu’ils soient clairs pour vous. Voici ceux de John Scullen :

Comme je suis sympa, je vous ai préparé un petit PDF que vous pouvez télécharger. Il contient la version originale de John mais en français. En fait, le PDF contient deux pages au format A5. Vous imprimer les deux sur une page A4 format paysage et vous coupez la feuille en deux. Vous aurez ainsi deux fiches que vous pouvez coller dans vos carnets. Selon le carnet, vous devrez peut-être ajuster mais, le cadre brun clair correspond à un Moleskine A5 couverture souple.

Pour ma part, je colle cette feuille à l’arrière de la couverture de première page. De cette manière je peux rapidement y jeter un œil.

Mode de fonctionnement

Et maintenant simulons une prise de note !
Première chose à faire sur la première ligne c’est de mettre la date. John le fait en haut à gauche et moi en haut à droite. Personnellement, je n’utilise pas mon Bullet journal lors de séances mais, si vous le faites, le fait de marquer l’heure de début peut se révéler utile.
Vous pouvez aussi noter les heures importantes de votre journée mais là encore, je ne le fais pas puisque mon agenda est toujours ouvert. Par contre, comme je le disais en début d’article je commence ma journée en notant 3 points positifs de la veille ou du jour même dans la partie A.

Pour être efficient, nous pourrions noter les trois tâches que nous désirons ou devons absolument terminer aujourd’hui. Cela revient à écrire :

¨ Mettre l’article 27 en forme dans WordPress
¨ Ouvrir un plan de projet pour le changement de voiture
¨ Préparer les points pour le coaching d’Adélie

Si nous laissons le carnet ouvert, nous les aurons toujours bien en vue et nous ne manquerons pas de les réaliser. Personnellement, je le fais sur la partie B.

Lorsque l’un des points est terminé je le marque R et si je l’annule je le note ainsi S dans la marge.
Par contre, lors de la révision (dont nous parlerons plus tard), lorsque je reporte le point dans mon gestionnaire d’action, là je mets «  sur le carré.

Ensuite, évidement, selon les points ou les réflexions, je note ce que je veux retenir en abusant des µ ou des « ? » lorsque je dois faire des recherches sur ce point. Ou des 👁 pour marquer mes observations.

Personnellement, je ne note pas mes performances lorsque je fais du sport. Peut-être le devrais-je faire mais, pour l’instant, je n’utilise pas le suivi de mes exercices que John note avec :

Il s’agit ensuite de permettre le référencement de tout cela pour que je puisse le retrouver facilement. C’est là qu’intervient la table des matières ! Comment fonctionne-t-elle ?

La première colonne contient la page et la zone. La deuxième colonne la date et la troisième la référence. Cela donne ceci :

La première ligne dit simplement que la zone C de la page 5 du carnet comporte des points sur un livre et que je les ai notés le 27 octobre.

La deuxième ligne indique que la zone A et B de la page 27 sont les objectifs dont nous avons discuté avec Jean pour le mois prochain.

Simple non ? Merci John !

Faire des liaisons

Il nous arrive à tous de prendre des notes sur le même sujet mais à plusieurs semaines d’intervalle. Par exemple, nous pourrions prendre des notes lors d’un cours que nous avons chaque mercredi. Comment puis-je les retrouver simplement ? En liants les pages.

Par exemple, lors du deuxième cours du mercredi, je vais noter en début de page ← et la référence de la page du cours précédent. Cela donnera quelque chose de similaire à ceci ← 3CD.

Sur la fin de la page 3CD je vais mettre la marque → et la page référence où j’ai fait les notes du cours suivant, par exemple, → 15AB

Ainsi quand je lis les notes de la page 15, je sais immédiatement que mes notes précédentes du même cours sont à la page 3. Et si je suis à la page 3, la suite de mon cours se trouve en page 15.

La révision

Parfait, nous savons maintenant utiliser la méthode Scullen pour prendre des notes faciles à retrouver. Mais, pour être efficient, il nous reste à faire la révision de nos notes.

Qu’est-ce que c’est ? Rassurez-vous, il n’y a rien de scolaire ici. Il s’agit simplement d’une autre appellation de la revue journalière selon GTD. C’est une excellente habitude à prendre que de faire une petite révision de sa journée à la fin de celle-ci. Cela nous permet d’être au clair avec nos engagements. Il en va de même avec notre « Bullet Journal ». Le processus de révision est ce qui fait que tout fonctionne. Sans contrôle régulier, le système se dégrade rapidement. De plus c’est loin d’être fastidieux.

Pour débuter, il faut simplement se positionner dans le carnet là où nous nous sommes arrêtés la dernière fois. Depuis là, nous allons passer chaque page en revue en réalisant les étapes suivantes :

1. Pour chaque point que nous considérons avoir de la valeur, nous créons une entrée dans la table.
2. Nous allons rechercher les actions non traitées. Elles se distinguent facilement puisque nous utilisons des symboles. Cochez les paragraphes que nous avons complétés. Pour les éléments en suspens, il faut les transférer dans notre système de gestion des tâches puis, dans le carnet, nous marquons ces points comme étant transférés. De ce fait, nous savons que ces points ont migré vers notre système de tâches et nous n’aurons plus besoin de les passer en revue.
3. Capturons ensuite les informations de référence dans notre système d’efficience. Chez moi il s’agit de MS OneNote. N’oubliez pas que vous pouvez très bien faire des photos de vos notes conséquentes et de vos diagrammes, dessins, etc. Les systèmes tels qu’Evernote ou OneNote utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour reprendre un texte sur des images. Magique !Un petit conseil : Sur votre carnet soignez votre écriture, vous pourrez ainsi récupérer facilement le contenu de la photo.
4. Lorsque vous arrivez à la dernière page de vos notes sur le Bullet Journal, vous êtes prêt pour la journée de demain.

Les petits conseils de John Scullen

Voici quelques conseils supplémentaires de notre ami John et que j’ai testé personnellement :

1. Utilisez un seul cahier. Personnellement j’ai testé d’avoir un cahier différent pour différentes parties de ma vie. Cela me semblait être une bonne idée. Mais comme le dit John, le problème est que notre cerveau ne fonctionne pas comme ça. Je suis susceptible d’avoir une idée brillante sur comment résoudre un problème de script alors que je suis dans une séance de coaching. Et là, je dois tout arrêter pour changer de carnet avec le risque de me tromper de cahier ou de ne pas l’avoir avec moi. Je vais donc revenir à un seul Bullet journal dans lequel tout est capturé. Il n’y a pas de confusion sur quel cahier prendre, tout est au même endroit. Cela devient simplement un inbox supplémentaire.
2. Pour écrire, une seule couleur suffit. Si nous commençons à devoir transporter plusieurs stylos car nous avons plusieurs codes couleur pour chaque entrées, nous allons vers une complexité supplémentaire. Donc restons simple.
3. Il est possible de garder la légende des puces sur un post-it durant le temps que nous mettons à nous familiariser avec le système. Lors du test j’ai perdu le post-it car il ne collait plus trop bien d’où l’idée de vous offrir le document en PDF que nous pouvons coller sur la page de garde.
4. Dès maintenant évitons de noter sur du papier en vrac nos idées. Capturons nos idées, nos actions et nouvelles notes directement dans notre Bullet Journal. Les notes en vrac ont l’habitude de disparaître sous d’autres morceaux de papier et de refaire surface trop tard. Evidemment, si vous êtes dans la norme GTD, toute feuille volante doit finir dans une boîte de réception physique et non sur votre place de travail.
5. N’oubliez pas le fait que lorsque l’on capture une idée l’on ne prend aucun engagement. Donc ne vous retenez pas de capturer. Il est facile de sentir que nous devons agir sur tout ce que nous écrivons mais, le but de la capture sur papier est de sortir l’idée de notre tête pour que nous puissions rester concentrés. Nous déciderons plus tard ce que l’on va faire à ce sujet. C’est lors de la relecture (revue selon GTD) que nous décidons si nous devons faire quelque chose par rapport à cette note. Si nous décidons que oui alors, et alors seulement, nous allons la transférer dans notre système de tâches ou de références.
6. Dans la suite du point précédent, nous pouvons laisser un peu de temps entre la capture et la clarification. Nous avons tous remarqué que les choses qui nous semblent importantes aujourd’hui peuvent paraître moins pertinentes peu de temps après. La distance aide à mettre les choses en perspective. Si nous laissons passer un peu de temps et qu’en fin de journée nous faisons notre révision, nous pouvons choisir d’ignorer certaines choses qui nous semblaient primordiales sur l’instant.
7. Un dernier conseil est un point sur lequel j’ai eu quelques soucis au départ: gardez des limites claires entre les actions et les informations de référence : c’est ce qui fait que le décryptage des emails est si difficile. L’inbox des boîtes de messagerie est un mélange d’actions, de déclencheurs d’actions, de demandes d’autrui et d’informations de référence. De ce fait notre cerveau nous envoie des signaux de panique lorsqu’il les regarde (sauf si elle est GTD compatible). De ce fait, il est crucial de garder les limites entre nos systèmes. Il serait problématique de faire de nos informations de référence des déclencheurs d’action. Séparez bien les deux.

Que dire pour conclure ? Que j’aimerai bien savoir si vous utilisez aussi un Bullet Journal ? Et si oui, comment trouvez-vous cette méthode ? Est-ce que vous trouvez le petit Pdf utile ?

Evidement si vous avez une méthode que vous trouvez meilleure partagez-là avec nous. Ainsi nous serons toujours de meilleurs efficients.

Dans l’attente de vos retours, je vous souhaite, chers efficients, une écriture sereine.