Plein de motivation, je commence ma journée de travail. Dans ma tête j’ai prévu tout ce que je veux faire de cette merveilleuse journée… Il est 17h30. Je constate que je n’ai rien fait de ce que j’avais en tête. Bon sang ! Mais que s’est-il passé ? Je repars chez moi triste et déçu.

Cela t’est certainement déjà arrivé n’est-ce pas ?

Essayons d’y voir plus clair. Le premier point serait de se demander : à quelle heure ai-je commencé mon travail ? Parce que si j’arrive à 9h00, je suis en plein feu de l’action et je n’ai pas l’opportunité de débuter tranquillement mes tâches. Comme je le disais dans l’article sur les déplacements « Si nous avons la chance d’avoir un poste à horaire variable, alors nous pourrons partir plus tôt, avant la densification du trafic ». Cela devrait nous servir pour amorcer notre journée lorsque le bureau est presque vide. Avec ça, nous avons une bonne heure, voire plus, pour accomplir nos tâches sur les dossiers les plus complexes (Eat that frog) mais, aussi pour pouvoir anticiper notre journée.

Nous avons clarifié notre environnement, alors faisons de même pour nos activités. Par exemple, avons-nous une liste des tâches que nous devons faire chaque jour ? Chaque semaine ? Chaque mois ? A la fin de l’année ? Quand ces demandes arrivent-elles ? A quel moment de la semaine ? Pour quand doivent-elles être réalisées ?

Ce sont des points précis qu’il nous faut mettre dans notre agenda ou dans une checklist. Voyons cela de plus près.

Je suis assis à mon bureau et je viens d’allumer mon ordinateur. Je me connecte. Et ? SURTOUT je n’ouvre pas ma messagerie ou mon explorateur Internet ! C’est contre-productif. J’ouvre mon agenda. Il est la pierre de l’angle de mon système d’efficience. En fait, j’aurais déjà dû l’ouvrir à la maison mais, ne chipotons pas. Pour ceux qui utilisent Outlook, vous pouvez modifier vos paramètres pour qu’il s’ouvre directement sur l’agenda, ainsi vous ne serez pas tenter de lire votre messagerie.

Je vais examiner les rendez-vous du jour, que ce soit avec des clients, des collègues, mon chef, etc. Je vais me demander dans chaque cas si ces séances sont prêtes avec les bons documents (voir tickler files plus bas). Mais je vais aussi regarder si j’ai d’autres tâches planifiées explicitement à ce moment-là. Par exemple, je peux avoir la validation hebdomadaire des timbrages, le contrôle journalier des logs des antivirus ou des sauvegardes, le contrôle hebdomadaire du plan des charges, etc. Peut-être que certaines de ces tâches doivent être réalisées pour une heure précise. Dans ce cas, l’ouverture de mon agenda va me rafraîchir la mémoire et, si je suis matinal, je les aurais réalisées avant l’arrivée de mes collègues. De plus, cela me permet de refuser tout autre rendez-vous proposé à ce moment-là.

Globalement, à part quelques métiers bien ciblés comme les réceptionnistes ou le secrétariat, je peux très bien me passer de ma messagerie jusqu’à 9h30-10h00. Evidemment, si je suis dans un piquet ou que les fichiers logs des contrôles que je dois faire me sont distribués par email, je suis hors cadre.

En fait, je conseille d’avoir une liste de tâches à faire pour la semaine. Cela permet d’avoir un objectif et de savoir sur quels dossiers je dois travailler. Mais nous y reviendrons.

Quels sont mes outils de travail ? Comme je l’ai dit, le premier c’est l’agenda. Puis, je dirai le « tickler files » ou échéancier. En effet, j’ai l’habitude de mettre dans un échéancier les dossiers que je dois prendre avec moi pour un rendez-vous hors bureau ou pour une séance importante. Ainsi, par exemple, si j’ai un rendez-vous client le lendemain à 8h00 et que je pars en direct depuis la maison, le soir, avant de quitter mon lieu de travail, j’ouvre l’échéancier à la date du lendemain et je glisse le dossier dans mon sac. C’est prêt !

C’est une astuce que nous pouvons faire pour beaucoup de choses. Par exemple, si chaque mois je dois réaliser ma note de frais, je récolte tous les tickets que je mets dans une enveloppe ou une fourre que je peux fermer. En fin de mois, lorsque je la traite, pas besoin de fouiller mon sac, mon portefeuille, mon portemonnaie, etc., je n’ai qu’à ouvrir la fourre et remplir le formulaire. D’ailleurs, chez moi, même le formulaire est rempli au fur et à mesure. Je peux simplement contrôler que j’ai bien tous les tickets inscrits sur le formulaire.

Cela s’applique aussi aux dossiers légaux comme les impôts. Le mieux est de rassembler tous les documents au fur et à mesure qu’ils arrivent et une checklist est la bienvenue. Tous les justificatifs sont dans une pochette spéciale ou sur l’ordinateur dans un dossier spécifique. Cela concerne, entre autre, la déclaration d’impôts de l’année précédente, le(s) certificat(s) de salaire, les versements au pilier 3a, les rachats dans la caisse de pension, les versements à l’AVS (assurance retraite en Suisse), les frais de formation continue, les frais de santé, les frais d’entretien d’immeubles en tant que propriétaire, les pensions alimentaires pour les enfants et les conjoints divorcés, les dons, les justificatifs de dettes, les relevés bancaires, les attestations fiscales établies par les banques pour les placements en titres, etc.. Ainsi, lorsque nous rempliront le formulaire, il nous suffira de reporter les chiffres correspondants.

Petite astuce pour la Suisse, si vous avez le logiciel cantonal des impôts : Utilisez si possible la version en ligne proposée par la plupart des cantons. Non seulement le logiciel procède à tous les calculs, mais les données de l’année précédente sont généralement reprises. Il ne vous reste souvent plus qu’à saisir les chiffres actuels. Efficient n’est-pas ?

« Occupez-vous des choses quand elles se présentent, pas quand elles explosent ».

David Allen

Qu’avons-nous appris ?

• Commençons notre journée tôt pour pouvoir réaliser nos grosses tâches dans le calme.
• Si possible, n’ouvrons ni messagerie, ni Internet.
• Utilisons notre agenda.
• Planifions nos tâches régulières avec l’avantage que cela nous bloque du temps dans notre agenda professionnel.
• Pensons à l’idée d’avoir un échéancier pour nos dossiers. C’est efficient !
• Récolter les papiers au fur et à mesure et déposons-les au bon endroit (fourre, classeur, dossier, etc.).

Je reviens sur la suite des outils dans le prochain article.

Les photos sont de Kaboompics, Markus Winkler (unsplash), et Leitz.com