Mon réveil sonne et je saute de mon lit dans les 5 secondes, bon pas toujours, des fois 10.

Je commence ma routine matinale en buvant deux verres d’eau puis, je commence mes exercices. Petit à petit, j’arrive sur le point « Visualisation ».

Mais qu’est-ce que c’est ?

Hal Elrod nous suggère de visualiser notre journée, de la rêver en quelque sorte. Je l’imagine telle que j’aimerais qu’elle se passe, de manière positive, et je visualise comment je vais contourner les difficultés. Qu’est-ce que cela va m’apporter ? Vous pouvez trouver les réponses dans mon précédent article.

En fait, que contient ma journée ? Pour pouvoir la visualiser, je dois au moins le savoir.

Pour cela, il faut que nous ouvrions notre agenda et laissons-le ouvert tant que nous l’utilisons ! Je dirai même que mon agenda devrait être prêt depuis le soir précédent puisque, lorsque je décide de décrocher de mon travail, ma routine contient le point « mettre à jour mon agenda ».

Comment utilisez-vous votre agenda ? Contient-il vraiment ce qu’il nous faut pour gérer notre vie ? L’idée ici est de pouvoir profiter au maximum de votre journée pour des tâches qui vous plaisent.

Selon David Allen, concepteur de la méthode GTD, l’agenda est sacré !

Il ne doit contenir que nos rendez-vous, rien d’autre. Pourquoi ? Parce que ces rendez-vous sont ceux qui vont cadencer notre journée. Il est vrai que le système GTD est essentiellement basé sur des listes de choses à faire classées par contexte. Par exemple, David Allen ne met dans son agenda que des rendez-vous avec des clients, prospects, médecin, etc. Jamais de tâche.

Donc, si j’applique cette méthode, je commence par préparer les points contenu dans mon agenda puis, je sélectionne les points les plus importants dans ma liste (selon le contexte).

Mon agenda pourrait contenir des choses dans le genre :

08h30-08h45 : Daily Scrum pour le projet Blue Spirit Salle A
09h00-10h30 : Meeting salle C avec le client M. Durant pour le Projet Blue Spirit
11h30-12h15 : Dentiste, contrôle annuel et hygiéniste
12h30-14h00 : Rdv au restaurant Chez Pietro avec M. Dupond (prospect) pour lui parler de son projet
17h30-17h45 : Prendre les enfants à la garderie

Si vous êtes un pratiquant de la méthode GTD, là vous êtes parfaitement dans les normes. Selon cette méthode, vous pouvez entre 8h45 et 9h00 prendre un café en allant vers la salle C mais aussi faire un ou deux coups de fils selon votre liste du contexte « Appels / Messages ».

Pourtant, je dois dire que nous avons déjà une première erreur. En effet, que se passera-t-il si mon patron m’envoie une invitation pour 10h30 en pensant que mon rendez-vous avec M. Durant est terminé ? Je serai donc en retard chez le dentiste. Ou alors je pars dans une explication sur les raisons de mon refus.

Je peux éviter très simplement cette erreur en complétant mon agenda de la manière suivante :

08h30-08h45 : Daily Scrum pour le projet Blue Spirit
09h00-10h30 : Meeting salle C avec le client Durant pour le Projet Blue Spirit
11h00-11h30 : Trajet pour aller chez le dentiste
11h30-12h15 : Dentiste, contrôle annuel et hygiéniste
12h30-14h00 : Rdv au restaurant Chez Pietro avec M. Dupond (prospect) pour lui parler de son projet
17h30-17h45 : Prendre les enfants à la garderie

Théoriquement, je devrai faire la même chose pour le trajet vers le restaurant « Chez Pietro ». Mais, pour ne rien compliquer, supposons que celui-ci soit tout près de chez mon dentiste et que je ne sors pas la voiture du parking.

Le deuxième souci se présentera lors de mon retour au bureau vers 14h00. Comme j’ai été occupé ou absent toute la matinée, je risque d’avoir quelques personnes qui me cherchent. Si je ne veux pas perdre inutilement mon après-midi et arriver en retard à la garderie, là encore je dois compléter mon agenda.

Cela nous donne :

08h30-08h45 : Daily Scrum pour le projet Blue Spirit
09h00-10h30 : Meeting salle C avec le client Durant pour le Projet Blue Spirit
11h00-11h30 : Trajet pour aller chez le dentiste
11h30-12h15 : Dentiste, contrôle annuel et hygiéniste
12h30-14h00 : Rdv au restaurant Chez Pietro avec M. Dupond (prospect) pour lui parler de son projet
15h00-17h00 : Time Blocking – Projets
17h00-17h30 : Trajet pour la garderie
17h30-17h45 : Prendre les enfants à la garderie

Constatez que dans cette version, j’ai ajouté le trajet pour la garderie. Cela évite de répéter le même problème que lors de mon rendez-vous chez le dentiste du matin.

Vous constatez aussi que je n’ai rien planifié entre 14h00, heure d’arrivée au bureau, et 15h00. Cela me permet de gérer les imprévus du matin. Autrement dit, mon emploi du temps tient compte que certaines personnes auront des questions à me poser ou que je dois répondre à un ou deux emails. Si cela ne se produit pas, alors je me rabats sur mes listes selon le bon contexte. Par contre, si je dois discuter avec un collègue, à 14h55, je peux lui dire que j’ai une séance.

Oui, oui, elle avec moi-même.

Mais qu’est-ce que ce « Time Blocking – Projets » ?

Toujours selon David Allen, le meilleur outil de planification serait notre cerveau. Si nous lui faisons confiance, il nous dira sur quoi travailler. Cela s’appelle la planification naturelle. (Voir le chapitre 3 du livre « S’organiser pour réussir » au paragraphe « Le modèle naturel de planification »)

Nous avons besoin de pouvoir travailler sur certains projets sans être dérangé. Pour certains d’entre nous, qui rencontrent des difficultés dans la gestion du temps de leur journée, cela peut leur servir de garde-fou.

L’écrivain français Lionel Davoust défini le time blocking ou hyperscheduling comme « juste, vivre sa vie avec son calendrier ». Cela va nous permettre de réserver un bloc de temps dans notre agenda pour nous consacrer à notre travail. Dans l’exemple, je le réserve pour des projets. Là encore, c’est GTD compatible car, je ne précise pas le projet, je laisse faire la planification naturelle.

Evidemment, il y a des moments où nous devons bloquer du temps pour un projet spécifique mais, selon David Allen, le nommer dans l’agenda empêche la planification naturelle de fonctionner correctement.

D’ailleurs, toujours selon Lionel Davoust,

« Le temps est une ressource finie. Tu veux faire un truc ? Tu le mets sur ton calendrier. Et tu t’y tiens. Point barre. »

Cela a le mérite d’être clair !

L’idée originale de l’hyperscheduling vient de David Sparks (connu avec le surnom Macsparky), un avocat californien. Si vous voulez en savoir plus, je vous mets ci-après les 3 articles originaux de Macsparky  (1, the experiment ; 2, the mechanics ; 3, the feedback) et le blog de Lionel Davoust.

Faisons tout de même attention au fait que normalement, si vous suivez GTD, vous ne faites pas du Timeblocking continu. Autrement dit, n’oubliez pas de réserver du temps pour les imprévus. En général, l’on compte 30% de temps pour cela. Donc, ne coller pas un rendez directement après un autre, ce n’est pas efficient ! En plus, dans certains métiers, vous aurez besoin d’un peu de temps pour vous ressourcer.

Une autre idée pour faciliter la planification journalière est citée par la bloggeuse Laura Mabille et vient du propriétaire de la société Ycombinator, Paul Graham. Il parle de Maker Schedule et de Manager Schedule, autrement dit, le temps de faire et le temps de gérer.

L’idée est de partager le temps que nous avons entre les moments où nous réalisons nos tâches et les moments où nous nous gérons. Par exemple, c’est l’idée de se dire, le matin, je le réserve pour faire avancer mon travail (projets, admin, compta, etc.), c’est le Maker et, l’après-midi je le réserve pour les séances, les visites clientèles et pour voir les différentes personnes qui ont demandé à me parler, c’est le Manager.

Bon, si vous êtes un Scrum Master dans la méthode Agile, se sera le contraire car, vous devez voir votre groupe chaque matin. Vous devez aussi tenir compte de vos biorythmes, c’est-à-dire des moments de la journée où votre concentration est au maximum.

Si je reprends mon exemple d’agenda, j’ai bloqué 2 heures de mon temps pour être concentré sur un projet. Je vais appliquer 4 pomodoro de 25 minutes (en italien on dit 4 pomodori) et, à 17h00 je quitterais le bureau. Pour revoir l’article qui parle du Pomodoro c’est ici.

Cependant, les agendas de ce type ne sont pas utiles pour tous. Par exemple, pensez aux conférenciers ou aux formateurs. Cela vient du fait que l’on donne souvent des cours ou des formations sur la journée. Souvent de 9h00 à 17h00.

Dans ce cadre, et pour aller plus loin dans la gestion de notre agenda, nous pouvons aussi réfléchir et planifier par rôle. Dans notre vie nous ne sommes pas uniquement mécanicien, informaticien ou coach. Nous avons plusieurs rôles. Par exemple, je suis :

• Epoux
• Père de famille
• Informaticien
• Coach
• Bénévole
• Blogueur
• Etc…

Je peux regrouper ce que je fais dans des rôles simples et je leur attribue une couleur. Cela pourrait donner ceci :

• Epoux, Père, hobby = Rôle privé = Couleur Vert
• Informaticien = Rôle Travail = Couleur Bleu
• Coach, Bloggeur = Rôle Efficience = Couleur Violet
• Bénévolat = Rôle Volontaire = Couleur jaune

Bien sûr cela pourrait aller plus loin si, par exemple, je suis un indépendant. Dans mon entreprise je serai aussi Commercial, Administrateur, etc. Mais, ne compliquons pas les choses et commençons simplement.

Lorsque j’ai défini mes rôles avec leur couleur, il me reste à définir certains jours pour chaque rôle. Par exemple, je peux dire que le lundi, je le garde pour mon rôle de commercial et pour la préparation de mes formations, que le mardi, mercredi et jeudi je prends mon rôle de formateur et que le vendredi je fais mon administratif, ma facturation et ma revue hebdomadaire.

Evidemment, il y aura des semaines où je devrais changer le rôle des jours. Mais cela donne bien le principe.

Alors qu’avons-nous appris ?

1. Mon agenda est sacré
2. J’y mets tous les moments où je suis bloqué (séances, trajets, rendez-vous avec les clients, mon patron et moi-même)
3. Si je n’arrive pas à faire mes tâches, alors je fais de l’hyperscheduling. Ainsi je vais simplement suivre mon agenda.
4. Si cela me facilite la tâche, je peux faire du Maker Schedule et du Manager Schedule.
5. Si je suis formateur, conférencier, etc. je peux attribuer des rôles (couleurs) à mes journées.

Et maintenant à vous ! Dites-moi quel type de planification vous faites.

Les photos sont de Natasha Connell, Anger Uriel, Elaine Casap, Father Szilvia (Unsplash) et de votre coach.