« Pas de souci », lui dis-je, « fais-moi parvenir ta nouvelle adresse email et je t’envoie les documents. »

Au vu du stress que mon ami vivait, j’étais certain que j’aurais son adresse mail dans les cinq minutes. Mais non, rien.

Plus tard dans la journée, en consultant mes notes du jour, je me souvins d’avoir croisé cet ami tout stressé qui avait absolument besoin d’informations que je possédais. Je consultais fébrilement ma boite d’entrée mais toujours rien.

Machinalement, je mis dans ma liste de tâches de le rappeler.

Le lendemain, devinez ? Toujours rien. Je lui ai donc envoyé un SMS. La réponse ne tarda pas. « Flûte, j’ai oublié ! » Aïe aïe aïe !

Comment peut-on oublier ses engagements ? Surtout lorsque c’est pour soi-même ?

Peut-être qu’il faudrait clarifier ce que l’engagement veut dire réellement et comment il interagit avec l’efficience.

Il y a quelques siècles, D’Iberville à dit :

« Rien ne parait difficile à l’homme qui s’entreprend sans s’embarrasser trop de réussir.

Mais celui qui se fait un point d’honneur de venir à bout de ce qu’il entreprend fait en sorte de prendre les mesures les plus justes.

Je n’expose rien que je ne veuille exécuter »

Ainsi, lorsque nous prenons un engagement, nous nous faisons un point d’honneur de tout mettre en œuvre pour le tenir, aller jusqu’au bout et prendre les mesures les plus justes ! C’est ce qui fait la différence entre une personne efficiente et les autres.

Mais, à quel moment est-ce un engagement ? J’entends, à quel moment, lorsque je dis : « je te le fais parvenir », cela m’engage ?

La réponse est simple : si je suis efficient, je tiens ma parole, donc je fais ce que je dis. En quelque sorte mon « oui » m’engage. Les anglophones ont un terme pour cela : accountability. Il est difficile de le traduire mais nous pourrions dire « le devoir de répondre de mes actes »; plus simplement « être responsable ».

Et si l’on y réfléchit, peut-on être reconnu comme quelqu’un d’efficient mais irresponsable ? Personnellement, je ne le crois pas.

Connaissez-vous l’effet Zeigarnik ? Bluma Zeigarnik était une psychiatre et psychologue soviétique qui découvrit l’effet à qui l’on a donné son nom. L’effet Zeigarnik est en fait la tendance que notre cerveau possède de mieux se souvenir des tâches que nous avons commencées mais pas terminées. L’idée de Bluma est que lorsqu’on s’engage à réaliser une tâche mais qu’elle est interrompue, la motivation reste insatisfaite. De ce fait, nous nous en souvenons mieux et plus souvent.

Résultat de l’effet Zeigarnik : le stress ! Or, d’après David Allen, créateur de la méthode GTD, le stress que nous avons ne vient pas de toutes les tâches que nous avons à faire mais de celles que nous n’avons pas terminées.

Aimez-vous travailler sous stress ? Moi pas, cela m’enlève le plaisir. D’ailleurs, l’efficience doit nous redonner l’énergie que le stress nous enlève. Alors, comment fait-on ? Dans l’attente de mon eBook (inscrivez-vous pour le recevoir dès qu’il sera prêt pour une modique somme), voici quelques points de survie si vous vous sentez stressé :

1. Arrêtez-vous (si si!)
2. Allez vous prendre un café ou une autre boisson qui vous fait du bien.
3. Revenez vous asseoir à votre bureau et prenez une feuille de papier ou, ouvrez une feuille sous Word.
4. Ecrivez toutes les tâches en suspend qui vous viennent à l’esprit et que vous devez faire. Ce sont vos engagements.
5. Lorsque vous les avez toutes écrites, (Mince, mon café est froid !) votre stress a déjà diminué. Mais ce n’est pas terminé, vous devez les prioriser.
6. Lorsque c’est fait, en premier vous devriez avoir celle qui est la plus urgente. Probablement celle que vous devez terminer pour la fin de la journée. Cela ne sera sûrement pas la tâche la plus agréable mais…
7. Effectuez-là ! Et si vous l’avez terminée, prenez la suivante dans la liste.

Vous venez de contrer l’effet Zeigarnik et de diminuer votre stress. Bravo !

Mais si vous ne faites rien, votre stress reviendra très vite. Il faut donc persévérer dans cet exercice pour arriver à garder l’esprit calme. Cela se nomme « mettre en place un système d’efficience ».

Dans l’attente de parler plus en détails de ce sujet, je vous propose de terminer par ce qu’aurait dû faire mon ami lorsqu’il m’a rencontré par hasard ce jour-là : mettre une note dans son système de tâches ou de capture. Ainsi, une fois arrivé au bureau ou chez lui, il m’aurait envoyé sa nouvelle adresse email. Je lui aurais fait parvenir les documents, car je suis efficient, son stress serait redescendu tout comme celui qu’il m’a généré !

Donc, mon ami devait juste écrire ce qu’il m’avait promis. Et nous ? Le faisons-nous ?

Eh oui, tenir nos engagements c’est aussi être efficient.