Il y a quelques temps déjà, mes collègues m’ont donnés un surnom plutôt sympa. Ils m’appellent Payot, du nom d’une célèbre librairie Suisse. Pourquoi ? Parce que dans le bureau où nous sommes, j’étais le seul à avoir pas mal de documents papiers. Par contre, ils sont bien classés et je retrouve facilement mes références.

Bon, d’accord, j’avoue : j’aime le papier ! Je suis plus créatif avec et je retiens mieux ce que j’écris manuellement.

Depuis, avec les eClouds, les scanners et autres virtualisations, les outils informatiques ont fait des progrès miraculeux. Nous sommes loin de mon premier Palm Pilot dont la prise pour la synchronisation s’arrachait à chaque déconnexion.

En fait, je voulais juste vous dire qu’il y a des centaines d’outils tant pour les amateurs de papiers que pour ceux qui aiment les outils électroniques. Pour faire des choix qui nous conviennent, il faut donc faire des tests, des tests qui nous permettrons la bonne sélections. Cela dépend pas mal de soi, de ce que l’on aime ou pas. Ce n’est pas bon ou de mauvais, c’est une question personnelle.

Comme je l’ai promis lors de mon article précédent, je vais vous parler de certains outils que j’apprécie et qui pourraient vous être utiles. Mais, n’oubliez pas que pour être utilisé, un outil doit vous donner envie. Si tel n’est pas le cas, c’est peine perdue.

Alors, de quoi avons-nous besoin pour rester efficient ? Je dirais principalement de 4 outils :

1. Un agenda

2. Un carnet de note pour les captures d’idées

3. De quoi faire nos listes d’actions

4. Des plans de projets

Quels outils ai-je testé ? Je commence par ceux en format papier.

Mes Outils Papiers

Agenda

Pour moi, la Rolls des agendas reste le Time System car, c’est un bureau portable. Avec une page par journée, il y a de quoi écrire ses rendez-vous, ses tâches, les personnes que l’on doit contacter et même prendre des notes.

Le système est fourni avec pas mal de fournitures comme, par exemple, des listes pour des activités, des feuilles de notes, de réunions, de projets, etc. Comme c’est un classeur, on peut ajouter ou retirer des feuilles à tout instant. Il en va de même pour les fiches contenant les coordonnées de nos contacts.

Le revers du Time System reste son coût exorbitant. Chaque demande de fournitures se paye ! Pour bien moins cher, on peut avoir un Quo Vadis Timer 21 mais, ce dernier, reste plus compact.

Mes Captures

Perdre des idées ce n’est pas seulement perdre de l’argent, c’est faire grandir sa frustration et perdre de l’efficience. J’ai donc toujours avec moi de quoi prendre des notes. Eh oui, je capture mes idées.

Pour cela, celui que je préfère est le carnet Moleskine quadrillé.

Moleskine, c’est toute une philosophie. Je ne vais pas vous la raconter ici, mais vous la retrouvez ici sur leur site.

Avec ce modèle de carnet, je ne fais que noter des idées de toutes sortes, lorsque je ne suis pas à mon bureau ou chez moi. En effet, il y a un inconvénient majeur avec ce type de notation : il est difficile de les retrouvez. Cela nécessite de les reporter ensuite dans le bon projet.

Si je dois prendre des notes lors d’une réunion ou pour un projet que je souhaite retrouver facilement, j’utilise le Bullet Journal Leuchtturm 1917. Oui, je sais, difficile à prononcer pour un francophone !

L’idée de génie de ce carnet consiste en des pages numérotées et les premières feuilles sont réservées pour créer un index. Il y même des étiquettes pour la tranche arrière ainsi, on peut les classer dans une bibliothèque si on désire les conserver.

Listes d’actions

Evidemment, le Leuchtturm peut être utilisé pour contenir les listes d’actions. Avant de connaître cet outil, j’utilisais des feuilles format A5, une pour chaque contexte. Je les ai trouvées sur un site que je considère plus que riche en idées et fiches de toutes sortes : DIY Planner.

Il y a même un guide en anglais pour les débutants : DIY Planner – beginner

C’est là que vous trouverez cette fiche :

Il y en a des centaines d’autres. N’hésitez pas à vous en inspirer !

Plans de projets

Dans la même idée que les fiches d’actions, les plans de projets viennent du même endroit selon l’exemple ci-après. Vous serez surpris, sur le site, il y en a d’autres qui pourront vous convenir.

Après en avoir testé bien quelques-unes, je dois dire que j’ai fini par créer les miennes. Ces fiches sont plus simples. David Allen se promène avec des chemises plastiques et une étiqueteuse. De mon côté, des chemises plastiques et des plans de projets simplifiés font l’affaire.

D’où viennent ces fiches simplifiées ? Il y a bien des années mon boss m’a demandé de reprendre une équipe technique. Dans ce cadre, j’ai eu droit à un coach pour me donner une formation de base dans la gestion du management. Alessandro est désormais devenu mon mentor. Il m’a enseigné les bases de la gestion professionnelle et personnelle (Tiens, je pourrais vous parler de lui dans un prochain article !). J’ai pu faire un pas énorme dans mon efficience. C’est aussi grâce à lui que nous avons créé tout un ensemble de fiches de gestion, qui ont certes évolué, mais que j’utilise toujours.

Et voici ce qu’est devenue la fiche qui se trouve en dessus de mes dossiers papiers, dans la chemise plastique :

Mais, tout évolue et, il est aujourd’hui difficile de se passer d’outils électroniques. Alors voyons-les de plus près.

Mes Outils Informatiques

Agenda

Pourquoi ai-je abandonné l’utilisation du Time System ? En fait, par souci de synchronisation. Noter mes rendez-vous professionnels sur mon Time System alors qu’ils changeaient régulièrement dans l’agenda de l’entreprise devenait fastidieux. Or, mon agenda professionnel est sous Lotus Notes. Ne riez pas, je n’y peux rien.

Il est évident que celui que je pouvais utiliser à la maison était Outlook mais, n’étant pas dans le Cloud, je pouvais difficilement le consulter à distance. Il me fallait donc un agenda en ligne. Devinez celui qui m’a convaincu ? Je vous le donne en mille : Google par sa facilité ! Le plus dur restant de trouver un outil de synchronisation qui reconnaisse encore Lotus Notes.

Quel est l’avantage qui m’a fait basculer vers Google ? Le multiple calendrier (privé, professionnel, associatif, etc.) et l’affichage de celui de mon épouse. Elle voit le mien et je vois le sien. Coooool non ? Cela facilite grandement les invitations je vous l’assure ! De plus, il est natif sur mes appareils Android.

Mes Captures

Je vous rassure, j’ai toujours mon Moleskine. Mais je dois dire que lorsque je suis assis à mon bureau professionnel ou privé, j’adore mettre mes notes dans Microsoft OneNote. Même si dans l’entreprise pour laquelle je travaille il y a une norme de sécurité qui empêche la synchronisation des notes au travers du Web (eCloud).

Génial de noter une idée à la maison et de la retrouver lorsque je me connecte au bureau (et inversement).

Ce que je trouve génial, c’est le copier/coller depuis un site Internet, automatiquement j’ai l’URL de la source. Par exemple, je vous mets ci-après le résultat du collage depuis le site Asian efficiency. Après le texte, OneNotes me dit : Collé à partir de Asian Efficiency. Cela me permet de retrouver rapidement et facilement la source sur le Net.

OneNote permet aussi de scanner un document directement depuis son interface. Le résultat arrive directement là où j’ai mon curseur. Simple et efficace.

Et le meilleur c’est qu’avec l’OCR, il reconnait le texte d’une image et arrive, dans la plupart des cas à reconstruire le message au format texte.

Reste la question : Pourquoi avoir choisi ce logiciel ? Simplement parce qu’il est installé dans l’entreprise et que je ne pouvais donc pas en installer un autre… Mais je ne le regrette vraiment pas.

Listes d’actions

Le nerf de la guerre ! S’il y a quelque chose que je dois toujours avoir avec moi, c’est bien mes listes d’actions. Dès lors, le logiciel que je dois utiliser nécessite d’être indépendant de la plateforme sur laquelle je travaille. Je veux l’avoir sur mon PC, sur ma tablette et sur mon smartphone. Où que je sois, je l’ai avec moi et il est souvent ouvert comme mon agenda, et simple à l’utilisation.

Voilà pourquoi j’ai opté pour Wunderlist.

Il me permet de créer des contextes et d’y mettre mes tâches rapidement. La synchronisation est très rapide. Ainsi, tous mes appareils ont la même version de mes listes sans que je doive y penser.

Mieux, si je configure correctement mon compte, je peux envoyer un mail comme tâche. Génial non ?

Plans de projets

La majorité des personnes avec qui je partage des tâches au niveau privé, travaillent avec Asana. Je m’y suis rallié dans le but de pouvoir partager les diverses tâches de nos projets.

Le plus : l’application permet d’avoir plusieurs profils. C’est plutôt sympa. Ainsi j’ai des projets personnels, professionnels et culturels sans les mélanger.

Et lorsque j’ai chargé le profil, je vois les divers projets.

Chaque projet a ses tâches et ses sous tâches. Je peux ensuite les déléguer, leur donner un délai, etc. Et je reçois des rappels si une tâche est en retard sur le planning.

Voilà ! Vous en savez un peu plus sur les outils que j’utilise. Evidemment, je vous ai juste fait une description toute simple de ceux-ci. Mais, comme toujours, si vous désirez que je vous donne plus de détails sur l’une ou l’autre des applications, laissez-moi un commentaire dans le blog et j’irai plus en avant dans les explications.

Ah ! Une dernière chose, il est parfaitement possible de faire un mixe entre les outils informatiques et ceux qui sont sur du papier. Cela dépend de nos affinités. Gardez juste à l’esprit que quel que soit l’outil, non seulement vous devez aimer l’utiliser mais il doit vous simplifier la vie. C’est de l’efficience !

À bientôt