Alors que je félicitais mon amie Noémie pour avoir été nommée comme chargée de communication à 50%, elle m’a répondu : « J’ai dû faire des choix pour garder les autres 50% pour mon entreprise. Il va falloir que je sois plus efficace que jamais ! Tu pourrais écrire un article sur la manière idéale de gérer deux jobs en parallèle, tiens ! »

C’est certain qu’avec un poste à 50%, une entreprise aussi à 50% et deux enfants, Noémie ne va pas chômer !

Alors que lui donner comme conseils ?

Puis, une idée loufoque m’est venue : En fait, Noémie n’a fait « que » rajouter un rôle à sa vie !

Or, j’avais déjà touché cette idée dans mon article « L’agenda, protecteur des personnes responsables ». Je vous conseille de le relire.

Bien sûr, je ne sais pas comment son nouveau poste est organisé. Ni, d’ailleurs comment elle organise son entreprise. Certaines choses qui nous semblent simples peuvent rapidement se complexifier. Par exemple, dans l’article susmentionné, je parlais de notre agenda. Tant que nous avons un seul poste, nous avons en quelque sorte un seul agenda professionnel, celui de l’entreprise qui nous emploie.

Souvent, les rendez-vous d’un employé, même s’il est cadre, ne sont pas si compliqués. Un coup d’œil sur l’agenda professionnel, un coup d’œil sur l’agenda privé, et le tour est joué.

Mais là, du fait que l’un de mes emplois soit celui de ma propre entreprise peut compliquer la donne. D’où l’idée de trouver un moyen pour synchroniser mes agendas sur un agenda central, à condition que la nouvelle entreprise accepte un outil de ce genre comme OGCS ou Calendar Sync. D’ailleurs, même si je regrette mon agenda TimeSystem, j’ai dû, par la force de choses, prendre un agenda électronique. Question d’arriver à suivre dans les multiples mises à jour professionnelles et privées.

C’est la même chose pour la Todolist. Celle qui sera la plus contraignante sera celle de la nouvelle entreprise. J’ai personnellement essayé d’avoir deux outils pour mes listes. Je le déconseille vivement ! On ne sait plus si l’on a saisi la tâche et le risque de l’avoir mise dans le mauvais outil est élevé. Il faudra donc que je me plie à celle qu’utilisent mes collègues au risque de devoir faire changer celui de mon entreprise.

Par contre, on peut l’organiser par contexte selon les rôles que l’on a.

Pour nous aider, nous pouvons faire le même raisonnement que j’avais émis dans l’article sur l’agenda : Quels sont les différents rôles que joue Noémie ?

• Épouse
• Mère de famille
• Directrice de son entreprise
• Graphiste de son entreprise
• Commerciale dans son entreprise
• Responsable dans son deuxième job
• Formatrice
• Bénévole
• Blogueuse
• Etc.

Comme vous l’aurez compris, je dois ensuite faire un choix de taille : Est-ce que je regroupe mon travail par rôle ou par poste ? Pour répondre à cette question, je dois savoir si mon nouvel emploi me permet d’étaler mon travail sur la semaine ou si, au contraire, il faut que je sois présent sur un lieu fixe à des jours et des heures données.

Si tel est le cas, Noémie n’a « que » trois rôles principaux : Son rôle privé (épouse, mère de famille, etc.), son rôle dans son entreprise (Directrice, Graphiste, commerciale, etc.) et son rôle dans l’entreprise qui l’emploie. Elle peut donner à chaque rôle une couleur dans son agenda.

Pour faciliter l’analyse, comme vous le constatez, j’ai regroupé les rôles de la liste ci-dessus.

Mais même s’il y a une séparation entre les différents jobs, ce n’est pas le seul défi que Noémie va devoir relever. Il y a aussi les coups de téléphones des clients de l’entreprise. Difficile de tous les refuser car, ils avaient l’habitude de pouvoir me contacter tout au long de la semaine. Par contre, si je les accepte, bonjour le switch tasking ! En effet, je dois tenir compte que je ne suis pas préparé pour recevoir cet appel et qu’il y a de forts risques que je n’ai pas les documents sous la main (flûte ! Ils sont à l’autre bureau). De plus, je laisse en plan ce que je suis en train de faire pour remonter dans mon esprit les souvenirs du dossier dont mon interlocuteur me parle.

Comme le téléphone ne laisse pas de trace, il va falloir que j’aie toujours avec moi de quoi noter (Bullet Journal quand tu nous tiens !) ou enregistrer (pas forcément très légal).

Bref, dans ce cas, si je dois répondre, je peux demander à mon interlocuteur de me rappeler à un autre moment ou de faire parvenir sa question par un email ou un enregistrement. Mais est-ce vraiment efficient ?

A moyen terme, le plus simple sera de leur apprendre à ne m’appeler que lorsque je travaille dans le bon bureau (pas si évident).

Arrivé à ce stade de la réflexion, voici mon conseil : Noémie crée-toi ton système d’efficience.

Qu’est-ce qu’un système d’efficience ? C’est un ensemble de méthodes et d’outils qui vont te permettre d’être responsable, productive et efficiente.

Les outils sont souvent les mêmes : Agenda, carnet de notes, TodoList, Plans d’actions et liste de projets. Par contre, les méthodes sont nombreuses. Je préfère Getting Thing Done pour deux raisons :

Premièrement elle est complète et englobe toute la gestion de ma vie. Pas seulement la partie professionnelle. Deuxièmement, je suis libre de choisir mes outils (papier ou informatique).

Alors, Noémie, par quoi peux-tu commencer ?

D’abord par une simplification mentale : Organise tes trois bureaux de la même manière, physiquement parlant. Il n’y a rien de plus énervant que de ne pas retrouver l’agrafeuse au même endroit.

Organise tes boites de réception de la même manière (les casiers comme les entrants informatisés).

Rationalise l’utilisation de tes outils informatiques. Pour autant que cela dépende de toi, utilise les mêmes programmes de bases dans les trois rôles que tu as désormais.

Aie toujours avec toi de quoi noter. Tu verras que les idées du job 1 viendront lorsque tu feras le job 2.

Aie avec toi un casier « entrée » portable. Cela peut être une simple fourre dans laquelle mettre les documents papiers que l’on te donne. Qu’ils soient pour le job 1, le privé ou le job 2 n’a pas d’importance. Cette fourre est toujours dans ton sac et tu la vides régulièrement. Du moins, chaque fois que tu changes de rôle.

Achète-toi un double des chargeurs de tes appareils électroniques et mets-les dans le sac que tu prends toujours avec toi.

Organise-toi pour avoir aussi toujours une clé ou un disque USB de grand gabarit. Ou alors, si l’entreprise le permet, de pouvoir avoir accès au stockage cloud. Ici il est question de sauver le fameux fichier qui m’a pris 3 heures de ma journée et qui est resté chez moi alors que j’en ai besoin maintenant pour mon job 1.

Crée des procédures ou checklists pour tes tâches de routine.

Commence tes journées de travail par tes MIT.

Et, le plus important, chaque semaine, fait ta revue hebdomadaire. Autrement dit, en abrégé, réalise les points suivants :

1. Rassembler les papiers et matériels épars dans mon casier.
2. Vider les boîtes de réception (il y en a plusieurs avec les emails).
3. Se vider la tête en notant toutes mes réflexions en cours.
4. Revoir les listes d’actions suivantes (tous les contextes).
5. Revoir le calendrier des semaines passées (ai-je tout pu réaliser ?).
6. Revoir le calendrier des semaines à venir (ai-je quelque chose à préparer ?).
7. Revoir la liste « en attente » (qui doit me répondre ?).
8. Revoir la liste de projets (et tout autre liste à plus long terme).
9. Revoir toute liste pertinente.
10. Revoir la liste « un jour peut-être ».

Et bien sûr, si tu découvres d’autres difficultés ou si tu as besoin d’une clarification, info@clot-efficience.ch est à ta disposition.

Il en va de même pour vous les efficients !

Les photos sont de Yash Prajapati (Unsplash) et de votre coach .