On dit que notre planète se rétréci. Mais il n’y a pas que la terre qui devient de plus en plus petite. Nos espaces de travail sont en train de fondre au soleil !

Le cabinet de conseil immobilier AMI international, basé à Genève, avait déterminé en 2017 que la moyenne suisse d’un bureau se situait à 15 mètres carrés soit, 30% de moins qu’il y a 15 ans. Et la tendance est loin de s’inverser.

Dans ce cadre, Hartmut Schulze, psychologue du travail, disait «Lorsque de nombreuses peTous les articlesrsonnes se retrouvent dans un endroit serré durant une période prolongée, cela peut mener à la violation de leur espace personnel. Les gens sont assis plus proche l’un à côté de l’autre que souhaité. Cela les force à la communication alors qu’ils devraient être concentrés sur leur travail. Les conséquences peuvent être de l’épuisement et des maux de tête. Le grand bureau classique avec des places de travail fixes et sans espace de silence ou pour téléphoner (open space) est la pire des alternatives. Les distractions et les interruptions, qui sont les deux plus grands facteurs de stress, y sont les plus fréquentes. ».

Le professeur Compernolle que je vous ai fait connaître dans l’article sur les Neurosciences, va dans le même sens puisqu’il nous parlait du risque de Brain-Jails (casse-tête) avec les open space.

Evidemment, à notre niveau, nous ne pourrons pas forcément résoudre ce problème. Mais, avez-vous constaté qu’en plus de devoir vivre et travailler dans un bureau saturé de personnes et de meubles, certains sont tellement encombrés sur leur surface de travail que je me demande comment ils peuvent être assez zen pour rester concentrés sur leurs tâches ?

Je vous parle souvent de la méthode GTD mais on oublie que la mise en place de celle-ci donne des conseils sur notre environnement. L’idée ici est de pouvoir retrouver le plaisir d’être à sa place de travail.

Pour faire cela, il faut refaire son organisation en conséquence. La bloggeuse Laura Mabille disait :

« Comment utiliser ton environnement ? Le but, c’est de faire en sorte que ton environnement rende facile les bons comportements et difficile les mauvais. »

Le livre « La 25ème heure » nous rend attentif que dans un bureau physique il y a deux choses à ranger : Le mobilier du bureau et le bureau virtuel de notre ordinateur.

Alors, par où commence –t-on ?

Le bureau physique

Comme je le dis souvent, mon bureau est une surface de travail et non une zone de stockage. Mais, avant de tout débarrasser, il convient de réfléchir où je vais stocker tout mon fatras ! Il faut donc que je me planifie assez de temps pour premièrement, la réflexion et pour dans en un deuxième temps, le rangement lui-même.

Après, je n’ai jamais dit qu’il fallait être aussi zen que Marie Kondo.

Lorsque l’on implémente la méthode GTD, David Allen nous conseille de prévoir deux jours contigus où nous ne serons pas dérangés. Il est vrai que dans ce cadre, Allen parle de ranger aussi les armoires, les meubles, etc. Il conseille de le faire durant un week-end mais, si cela n’est pas possible, prévoyez au moins une journée. Lorsque l’on range, le temps passe vite vous verrez. D’ailleurs, pour ne pas vous réécrire le livre GTD, dans cet article nous parlerons essentiellement de la table où nous travaillons.

David nous conseille aussi de prévoir assez de fourres plastiques, étiquettes, papier, etc. Prenez aussi un gros carton. En fait toutes les fournitures de rangement qui nous semble nécessaire. Il faudra certainement passer au magasin… Et, si vous ne les avez pas encore, prenez quelques casiers dont un sera destiné à devenir votre casier ENTREE. Cela nous évitera de stocker nos affaires sur notre surface de travail. 😉

Si je pars du principe que nous avons tout cela, il reste à planifier le jour et départ ! Alors par quoi on commence ?

Mettons tout ce qu’il y a sur la surface de notre bureau dans le gros carton y compris clavier, lampe, etc. Profitons pour replacer correctement tous les câbles électriques et informatiques. Nettoyons la surface de notre bureau, notre écran, notre ordinateur, la souris et le clavier, le porte stylos, le téléphone, l’imprimante, la lampe, etc. Tout doit sentir le propre !

Vidons aussi les tiroirs du dit bureau. Mettons tous dans le carton. Une fois vide, profitons aussi de les nettoyer à fond.

Vous humez cette odeur vivifiante du propre ? Ne sentez-vous pas cette envie de travailler qui nous prend ? Génial non ?

Maintenant nous entamons le rangement de ce qu’il y a dans le carton. Et là ce n’est pas compliqué : Toutes les vieilles publicités, les stylos qui ne fonctionnent plus, les agrafes tordues, etc. cela part à la poubelle ! Jetons aussi les vieux livres devenus obsolètes. Des livres sur Word 5 ou la visite de New-York 1985, cela n’a plus aucun intérêt. Ou alors pour un Musée de l’informatique ou du Tourisme.

Nous pouvons remettre sur le bureau le porte stylos (propre), les petits cadres avec les photos, le casier ENTREE vide, etc.

Normalement, dans le carton, il ne vous reste que de multiples papiers. Et c’est là que cela devient plus long car, pour chaque papier que nous prenons nous devons estimer si nous avons quelque chose à faire ou pas. Si oui, il nous faut noter sur nos listes ou dans nos projets ce que cela implique.

Finalement, le ranger dans le bon dossier. La réflexion du début « Est-ce que je dois réorganiser mes références ? » prend à ce moment-là toute son importance !

Petite règle pour ne pas être atteint de procrastination : Ne remettez jamais dans le carton ou dans le casier ENTREE ce que vous avez pris dans la main. Décidez !!!

Vous sentez ce sentiment de maîtrise qui revient en vous maintenant que tout est ordonné et propre ?

Désormais, lorsqu’un courrier arrive ou tout autre élément, nous le poserons dans le casier ENTREE et JAMAIS sur le bureau. Ainsi le travail que nous venons de réaliser ne sera pas fait en vain.

Mais n’oubliez pas la règle : Le casier est vide chaque fin de journée ou, du moins, toutes les 24 heures.

Le bureau virtuel

Passons maintenant à notre ordinateur.

Combien avons-nous d’icônes sur le bureau virtuel ? Nous mettons une belle image de fond d’écran que nous ne voyons plus tellement elle est couverte de raccourcis.

Est-ce que nous sommes sûr de toutes les utiliser ? Personnellement je vous conseille d’en avoir le minimum. De plus, si nous désirons vraiment y avoir facilement accès, ce n’est pas sur le bureau qu’il faut placer nos shortcuts mais dans la barre de tâches en bas de l’écran.

Certains d’entre nous ont aussi l’habitude de placer sur le bureau des fichiers Word, PDF, Excel et autres images scannées avec l’excuse de les avoir rapidement sous la main. Mise à part l’encombrement rapide de la surface du bureau, la question à se poser est : Est-ce que je pense à les sauvegarder ?

Pensons aussi qu’il est possible que sur notre poste chez notre employeur, qu’ils’agisse d’un ordinateur virtuel ou distant, que la partie bureau devienne tellement grosse qu’elle ralentisse l’allumage et l’extinction de notre ordinateur.

Autre question : Quel est le dernier téléchargement que nous avons fait ? Où l’avons-nous abandonné ? Allez ! Je vous le donne dans le mille : Dans le dossier Download. Et ce dernier déborde. Juste ? D’ailleurs c’est pareil sur nos tablettes ou nos portables.

Bizarrement, c’est comme le dossier poubelle. Nous sommes d’accord de le remplir et peu à même de le vider. 😆.

Dans le cadre du bureau sur notre ordinateur, nous pouvons aussi penser à nos messageries. En effet, je vous ai déjà dit que pour notre cerveau, le mieux est d’avoir un inbox vide. Nous pourrions dire, Inbox à zéro = Repos de cerveau, du moins pas d’effet Zeigarnik.

Mais est-ce que je vous ai parlé du dossier Send ? Eh oui, chaque fois que nous envoyons un courriel ou que nous répondons à un message reçu, celui-ci se stocke dans le dossier « Envoyé ». Combien de emails avons-nous ? Là aussi il s’agit de détruire ceux qui ne sont plus utiles et de classer les autres qui pourraient être importants.

Puis il y a le fameux dossier Spam, le fameux courrier indésirable ou pourriel. Nous devrions jeter un œil chaque jour sur ce dossier pour être sûr que certains de nos mails importants n’y soient pas. D’ailleurs si vous vous demandez pourquoi l’on parle de Spam, je vous laisse en découvrir la raison ici et voir la vidéo ici.

Attention tout de même avec le courrier indésirable car, il peut contenir des liens dangereux. De plus, lorsqu’on vide le dossier, cela ne les détruit pas. Cela aurait été trop simple. A part avec Gmail, ils vont dans la corbeille. Donc, vidons la corbeille en dernier.

Voilà les efficients ! Qu’avons-nous apprit avec cet article ?

1. Que mon bureau est une surface de travail et non une zone de stockage.
2. Que toute entrée se fait dans le casier idoine.
3. Que ce casier est vide chaque 24 heure.
4. Que nettoyer régulièrement mon bureau me rend plus efficient et plus serein.
5. Que de trier les raccourcis sur mon écran me rend plus productif tout comme l’allumage de mon poste.
6. Qu’il est préférable de vider les dossiers Download et Poubelle pour avoir l’esprit tranquille.
7. Que je fais la même chose avec les dossiers Send, Spam et Cobeille de mes messageries.

Alors ? Qu’attendons-nous ?

Les photos sont de Aleski Tappura (Unsplash), Robert Bye (Unsplash), et de votre coach .