La concentration est le prochain combat de notre monde !!!

Certes, il n’est pas mortel mais, néanmoins potentiellement dangereux !

Comme vous le savez, j’attire souvent l’attention de mon entourage sur le problème de concentration que déclenche une boîte de réception pleine de mails. Je vous ai souvent parlé de l’effet Zeigarnik et du stress qu’il occasionne. Or, je me suis aperçu que nous avions parfois un défaut de compréhension vis-à-vis de cette fameuse boîte d’entrée.

Malheureusement, il ne suffit pas de la vider. Voici ce qui est arrivé à, nous l’appellerons, Célia.

Le courrier électronique était le problème de Célia bien qu’au début, elle ne pensait pas que c’était une complication. Comme Célia l’a dit, « je pensais bien gérer mes courriels parce que j’avais une Inbox à Zéro tous les jours ».

Il est important de noter sa réflexion car, c’est une erreur que beaucoup de gens commettent. Même si nous avons déjà une boîte de réception à zéro tous les jours, cela ne signifie pas que nous gérons efficacement nos e-mails. Pourquoi ?

Pour Célia le « jeu » consistait à garder vide son Inbox. Pour cela, elle était dans sa boîte de réception à raison de 6 à 8 heures par jour, autrement dit toute la journée. Et même si elle était capable de se concentrer sur son travail, cela ne durait que jusqu’à ce qu’elle reçoive une notification par courrier électronique.

A ce moment-là, elle laissait sa tâche pour s’occuper du courrier électronique dans sa boîte de réception. Bien sûr cela lui prenait un certain temps avant de retrouver sa tâche d’origine.

Vous devez savoir que cette alternance tout au long de la journée a un coût de commutation.

Plusieurs études ont montré qu’il faut entre 5 et 20 minutes pour retrouver le flux de notre travail. La bloqueuse Laura Mabille cite une étude faite par les universités d’lrvine en Californie et d’Humboldt en Allemagne qui explique qu’il nous faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour retrouver le niveau de concentration que nous avions avant l’interruption. Cette dernière étude me semble plus proche de la réalité.

Comment cela se fait-il ? Simplement parce que notre cerveau va vouloir libérer de la place pour y mettre les nouvelles informations. Il va inscrire notre travail en cours dans notre mémoire à court terme et y mettre la nouvelle tâche qui vient d’arriver.

Lorsque nous reprenons notre premier travail, il va inscrire la tâche en court dans la mémoire à court terme, relire la tâche précédente et, essayer de retrouver quel était notre pensée juste avant que nous lâchions notre tâche. Cela à un coût énorme en énergie. (Pour rappel, notre cerveau consomme 30% de notre énergie à lui tout seul.).

Quand nous avons des dizaines de périodes comme celle-ci, nous perdons non seulement beaucoup de temps dans la permutation mais, en plus, nous sommes éreintés alors que nous n’avons pas avancé dans notre travail quotidien.

Le Dr Theo Compernolle a résumé ses 10 années de recherche sur ce sujet dans son livre «Brain Chains».

 Et aussi dans sa version plus concise « Comment libérer votre cerveau ».

Au cours de la première journée du sommet GTD 2019 à Amsterdam, le Dr Compernolle a expliqué de manière détaillée comment les gens minent le pouvoir de leur cerveau et il nous a donné les outils nécessaires pour le « détacher », le libérer.

Il nous a rendu attentif à un nouveau type de stress qu’il a appelé le « Technostress ». Ce dernier vient lorsque nous sommes toujours connectés et cela même si, parfois, on ne le sait pas. Notre corps et notre esprit se trouvent dans un état de stress permanent. Or, le stress chronique nous rendra malade.

Il nous rend inefficace et nous devons travailler plus longtemps pour arriver à faire notre travail. Résultat, cela nous épuise. Certains vont même souffrir d’un manque de sommeil qui ruinera le corps et l’esprit.

La technologie elle-même est fantastique, mais c’est le fait que nous pensions que nous devons toujours être connecté avec tout le monde qui est dangereux.

Un autre problème sur lequel il a attiré notre attention est le Brain-Jails (Prison cérébrale, casse-tête). Effectivement, la plupart des bureaux ouverts (open space) sont un désastre et pas seulement dans la transmission de la grippe ou de tout autre virus. L’efficacité de la communication diminuent fortement. Il faut faire un effort énorme pour garder notre concentration en raison de tous les bruits et autres dérangements. Pour rester concentrer nous allons emprisonner notre esprit, un véritable casse-tête. Vive l’aspirine !

Je me rappelle d’une anecdote sur un policier genevois qui, sur l’arrière de son écran, avait mis une pancarte sur laquelle il était écrit : « Si vous n’avez rien à faire, merci de ne pas le faire ici. » En effet il souffrait du bruit que faisait ces collègues qui discutaient près de sa place de travail.

Quelles sont les solutions ?

1. Être toujours connecté est le problème de fond. Rechargeons nos batteries physiques et mentales en nous déconnectant. Qu’est-ce qui nous empêche d’éteindre notre téléphone portable ? Qu’est ce qui nous empêche de fermer nos messageries ? Nous pourrions utiliser le « Batch-Tasking » pour accomplir notre travail (je vous l’explique un peu plus loin).
2. Le multitâche est terriblement inefficace. En plus, il nous coûte une énergie énorme. Utilisons plutôt le « Batch-Tasking » pour accomplir notre travail (je vous l’explique un peu plus loin).
3. Le Technostress nous rend chroniquement inefficace. Vouloir être toujours disponible est impossible. Controns cela en utilisant le Batch-Tasking (je vous l’explique aussi un peu plus loin).
4. Le manque de sommeil ruine le corps et l’esprit. Déconnectons-nous de nos écrans bien avant de nous coucher cela nous permettre d’avoir une nuit calme, reposante, qui rechargera nos « batteries ».
5. Le Brain-Jails vient des bureaux en open space. Pour faire des tâches où nous devons avoir de la concentration, isolons-nous. Trouvons des endroits au calme pour entrer dans le flux.

Mais, en fait, qu’est-ce que le Batch-Tasking ? Traduisons-le par « Travail par lots » ou « Travail par blocs ».

La partie de notre cerveau qui s’occupe de la pensée, de la compréhension humaine, de la pensée abstraite, du langage et de la création ne peut faire qu’une chose à la fois. Elle est axée sur les objectifs. Donc, nous lui facilitons la tâche si nous travaillons par lots, par regroupements. Elle les voit comme des objectifs.

Par exemple, si je décide de répondre à mes emails, je réponds à TOUS mes emails.
Si je décide de faire mes appels téléphoniques, je fais TOUS mes appels téléphoniques.
Si je décide d’écrire mon courrier, j’écris TOUTES mes lettres.
Etc.

Célia l’a bien compris. Désormais, lorsqu’elle travaille sur un dossier, sa messagerie est fermée. Elle ne l’ouvre que lorsqu’elle décide de traiter ses messages et, elle le fait par lots.

Si je résume, pour être efficient, je suis les principes suivants :

1. L’inbox de mes boîtes emails est vide.
2. Mes boîtes emails sont fermées lorsque je me concentre sur une tâche.
3. Je ne fais pas de multitâches.
4. Je travaille par lots, par regroupements.
5. Je suis indisponible lorsque je me concentre sur une tâche.
6. Je m’isole pour faire les tâches importantes.
7. Je me déconnecte pour recharger mes batteries physiques, mentales et, pour avoir un meilleur sommeil.

Sereinement vôtre !

Les photos sont de Javier M (Unsplash), Natasha Connell (Unsplash),pawel-czerwinski(Unsplash), Austrian-national-library (Unsplash).