Bonjour les Efficients,

Depuis le début de cette année, nous avons profité des techniques dues à l’avancée des neurosciences que Josh Kaufmann nous a données dans son livre. Pour rappel, je vous mets ci-après la liste des connaissances que nous avons acquises :

1. Dépasser la limitation de notre volonté
2. Contourner le nombre de Dumbar pour rendre nos décisions meilleures
3. Ne plus ignorer les points absents
4. Atteindre l’état de flux
5. Réaliser le MIT pour atteindre nos objectifs
6. Externaliser nos pensées pour nous affirmer
7. Travailler avec les autres en sécurité
8. Eviter l’apathie du spectateur
9. Diminuer ou éliminer le biais d’intervention.

Parfait. Mais, comment pouvons-nous tirer pleinement profit ? Comment les mettre en pratique et pulvériser le plafond de notre efficience ?

Je vous propose de vous donner les techniques ci-après en évitant la théorie. En effet, cette dernière vous la retrouvez dans les articles. Par contre aujourd’hui, nous allons nous attaquer à la mise en pratique.

Pour dépasser la limitation de notre volonté :

1. Juste après mon rituel matinal, je fais la liste des tâches les plus importantes de ma journée.
2. Je choisis les 3 que je dois absolument réaliser dans cette journée (Most Important Task = MIT). Pour l’aide dans cette décision, voir la remarque plus en bas sur cette page.
3. Je définis celle que j’aime le moins ou qui me semble la plus pénible.
4. Je mange mon crapaud (Eat the frog) autrement dit je commence à effectuer la tâche en question.

Remarques

Pour choisir les 3 MIT, posons-nous toujours les trois questions suivantes :

• Quelles sont les 2 ou 3 choses importantes que je dois faire aujourd’hui?
• Quelles sont les choses qui – si je les fais aujourd’hui – apporteraient une énorme différence?
• Est-ce que je suis prêt à travailler plus aujourd’hui pour terminer ces tâches ?

Et n’oubliez pas, pour aider la programmation de notre inconscient, les MIT doivent être écrites à la main d’où l’avantage du Bullet Journal.

Contourner le nombre de Dumbar et améliorer mes décisions :

1. J’individualise mes décisions en regardant l’impact sur les personnes que je connais.
2. J’applique la règle du journal (newspaper rule). Autrement dit, que penseraient les gens qui verraient ma décision sur la première page du journal ?
3. J’applique la règle des petits-enfants (grandchild rule). Autrement dit, que penseraient mes petits enfants du résultat de ma décision ?
4. J’applique la règle d’or car je suis dynamique.

Pour éviter les problèmes de l’ignorance de l’absence (absence-blindness) :

1. Lorsque je reçois une information je me demande : Quel est l’impact ? Est-ce que cela touche un des points pour lequel je suis responsable ?
2. Si la réponse est oui, je me demande : Quelle est l’étape suivante ?
3. En continu, je fais évoluer mes listes de contrôles (Checklists).

Souvenez-vous de ce que disait Peter Drucker:

L’efficacité consiste à faire les bonnes choses.

L’efficience consiste à faire les choses de la bonne façon.

Comment travailler en état monoïdal et atteindre le flux ? Autrement dit comment atteindre le maximum de ma concentration ?

Point 1 : Nous assurer de ne pas être distrait ou dérangé :

1. Mettez votre téléphone portable hors de votre vue après l’avoir mis sous silence total.
2. Enlevez les popups et autres sonneries sur votre ordinateur.
3. Fermez votre boîte mail (ou vos boites mails).
4. Fermez tout autre programme de réseautage ou de chat y compris Youtube (sa pub est incompatible avec l’état monoïdal).
5. Fermez votre explorateur Internet.
6. Mon téléphone fixe est aussi sous silence.

Point 2 : Eliminer nos conflits intérieurs en les écrivant (ce qui peut m’empêcher de me concentrer).

• Je prends mon Bullet Journal, un carnet ou une feuille de papier.
• J’écris ce qui me rend anxieux.
• J’écris les idées qui me trottent dans la tête.
• J’écris les tâches qui me turlupinent.

Point 3 : Je me défoule un bon coup

• Je règle les tâches rapides (je me défoule)
• Je range mon bureau pour qu’il ne contienne que le dossier sur lequel je vais travailler
• Je passe aux toilettes.
• Je prends un café.
• Je contrôle d’avoir le nécessaire sous la main (papier, stylos, chemises plastiques, etc.).
• Je prépare mon minuteur.

Point 4 : J’entre dans le flux avec la technique Pomodoro :

1. Réglez le minuteur pour qu’il sonne dans vingt-cinq minutes.
2. Votre travail consiste à vous concentrer sur une seule tâche pendant toute la durée des vingt-cinq minutes. Go !
3. Lorsque le minuteur se déclenche, faites une pause de cinq minutes, ce qui porte la durée totale du pomodoro à une demi-heure.
4. Recommencez depuis le point 2. Après 4 Pomodoro vous passez au point 5.
5. Vous avez droit à 15 minutes de pause car vous venez de travailler concentrés durant 2 heures. Et si vous le désirez ou si vous en avez la possibilité, vous pouvez repartir du point 1.

Je veux avoir des séances productives donc, je discute en sécurité :

1. Exprimez des faits et non des conclusions.
2. Racontez votre récit, expliquez la situation de votre point de vue sans aucun jugement ni insulte.
3. Sollicitez le point de vue d’autrui.
4. Parlez posément en évitant les conclusions, les jugements et les ultimatums.
5. Encouragez les expérimentations – faites des suggestions, demandez l’avis de chacun et discutez jusqu’à ce que vous atteigniez un plan d’action productif et mutuellement satisfaisant.

Je deviens un efficient responsable (Accountable) et j’évite le biais d’intervention. Je dois éviter l’apathie du spectateur en prenant les mesures suivantes :

• J’attribue chaque tâche à un seul propriétaire (collègue, ami, membre de ma famille).
• J’affecte à chaque tâche un délai unique et clair.
• Je responsabilise les membres de mon équipe, de ma famille et mes amis.
• J’évite l’effet tunnel en communiquant régulièrement avec chaque responsable.
• Je me rappelle que « le mieux est l’ennemi du bien ».
• Je réfléchi sur comment je peux améliorer mon système d’efficience.
• Avant d’agir, je prends le temps d’analyser le problème.
• Je n’interviens que si cela est nécessaire.

Résultat : Je suis calme comme la surface de l’eau d’un lac.

Comme déjà dit, ces étapes ne sont pas forcément simples à mettre en pratique. C’est là que j’interviens pour vous apporter l’aide nécessaire. Si vous avez des questions, vous pouvez les laisser sur le blog, ainsi tous profiterons de la réponse.

Si vous avez besoin d’une aide personnalisée, envoyez-moi un email sur info@clot-efficience.ch et je vous recontacte rapidement.

J’espère que ce « long » résumé du livre de Josh Kaufmann vous a plu et, surtout, qu’il vous sera utile pour faire progresser votre efficience.

A bientôt les efficients pour de nouvelles aventures.

Sereinement vôtre !