Bonjour les efficients !

Nous voici déjà au troisième article sur le livre de Josh Kaufmann « Le personnal MBA ». Comme promis, dans cet article je vais vous parler de travailler avec soi-même. Puisque nous faisons les bonnes choses de la bonne manière, nos projets et nos actions se font avec de plus en plus de facilité.

Mais avez-vous déjà atteint le « flux » ?

L’état de flux

Si vous me suivez depuis quelques temps, vous avez déjà entendu cette expression puisque nous en avons discuté dans l’article sur le livre « Négociation sensible » du professeur Kohlrieser. Ce dernier parle du flot. En psychologie on dit le Monoïdéisme. Ce terme a été inventé par le psychologue Mikhail Csikszentmihalyi de l’université de Chicago (Huhuhu, vous avez éternué ?).

Il s’agit simplement d’une attention claire et concentrée sur un seul sujet pendant une longue période. Ce flot (flux), cette plénitude survient lorsque notre corps, notre intellect, nos émotions et notre esprit fonctionnent naturellement ensemble et nous maintiennent au maximum de nos capacités, « sur un nuage ». Lorsque nous travaillons «au top», nous sommes dans un état méditatif et avons d’avantage d’énergie, de concentration et de pouvoir que lorsque nous travaillons normalement sur quelque chose.

A ce moment-là, il n’y a pas de distraction, pas d’interruption, pas de jugement ou de doute. Lorsque notre esprit est en mode 100%, nous faisons inévitablement beaucoup de travail, nous sommes au summum de l’efficience.

Pas besoin de vous expliquer les avantages d’être dans le flux. Si nous travaillons sur un gros projet en étant dans le flot, nous allons avancer à une vitesse incroyable et nous serons super créatif. Ce qui nous semblait être un monceau de problèmes devient une réalisation efficiente.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je voudrais juste préciser que tous les jobs ne s’adaptent pas au flux. Si vous êtes réceptionniste ou faites du secrétariat il sera très difficile voire, impossible d’entrer dans le flux. Par contre, savoir comment s’y prendre vous sera utile dans d’autres tâches.

Alors comment entrer dans un état monoïdal selon Josh Kaufmann ?

Selon notre niveau d’activité cognitive du moment, il nous faudra entre 10 à 30 minutes pour être absorbé par notre activité. Avec l’habitude, j’y arrive en moins de 20 minutes. Il faut donc commencer par éliminer les distractions et les interruptions potentielles.

Evidemment, ici nous parlons des appels téléphoniques, des collègues de travail «qui font appel à notre cerveau» et d’autres demandes imprévues qui attirent notre attention et vont ainsi briser notre état monoïdal. Allez, je vous donne une petite astuce personnelle : Mettez votre téléphone portable hors de votre vue après l’avoir mis sous silence total, enlevez les popup et autres sonneries sur votre ordinateur, fermez votre boite mail et tout autre programme de réseautage ou de chat y compris Youtube. Fermez votre explorateur Internet. Mon téléphone fixe est aussi sous silence.

Comme je travaille dans un bureau où je ne suis pas tout seul (heureusement ce n’est pas un Open Space), je porte souvent un casque qui me permet d’écouter de la musique (je suis fans de Hans Zimmer), ce qui m’isole des bruits de fond.

Donc, la priorité n° 1 est de nous assurer de ne pas être distrait ou dérangé.

Deuxièmement, il nous faut éliminer les conflits intérieurs car, il est difficile de démarrer l’état de flux si nous avons en tête des choses qui nous perturbent. Le plus simple est de noter sur papier ce qui nous dérange. En quelque sorte, nous explorons ce conflit qui nous prend de l’énergie pour l’éliminer ou le régler.

Bien sûr, lorsque Josh parle de conflit, il s’agit principalement de préoccupations par rapport à notre travail bien que, si nous venons de vivre une contrariété, nous aurons aussi des problèmes pour être en état de flux.

Quoi qu’il en soit, petite astuce personnelle, ayez toujours votre carnet ou un bloc de papier à côté de vous. Si une perturbation apparaît lorsque vous êtes en monoïdéisme, écrivez simplement votre idée sur le dit carnet et continuez le travail en cours.

Donc, la priorité n °2 est d’éliminer nos conflits intérieurs, par exemple en les écrivant.

Troisièmement, Josh nous dit « défoulez-vous un bon coup ». Comme il faut dix à trente minutes pour entrer en état de flux, mettre de côté 10 à 30 minutes pour un travail rapide peut nous faciliter la tâche. Bien sûr ce travail peut être un travail physique. Après avoir réglé une ou deux tâches rapides, Josh utilise la technique Pomodoro pour entrer dans son travail concentré.

Je vous avais déjà parlé de cette technique crée par Francesco Cirillo, () sur la base  des petites horloges de cuisine amusantes en forme de tomate («pomodoro» en italien). Aujourd’hui, nous avons tous des timers sur nos téléphones. Cette technique fonctionne ainsi :

1. Installez une minuterie de cuisine (il en existe des virtuelles sur le Web) ou ouvrez votre timer.
2. Réglez-le pour qu’il sonne dans vingt-cinq minutes.
3. Votre travail consiste à vous concentrer sur une seule tâche pendant toute la durée des vingt-cinq minutes.
4. Lorsque le minuteur se déclenche, faites une pause de cinq minutes, ce qui porte la durée totale du pomodoro à une demi-heure.
5. Recommencez depuis le point 2. Après 4 Pomodoro vous passez au point 6.
6. Vous avez droit à 15 minutes de pause car vous venez de travailler concentré durant 2 heures. Et si vous le désirez ou si vous en avez la possibilité, vous pouvez repartir du point 2.

L’auteur nous dit encore : « Ce que j’aime avec la technique Pomodoro, c’est qu’elle accomplit deux objectifs à la fois: elle facilite le démarrage et vous autorise à ignorer les distractions. Même si vous n’êtes pas enthousiasmé par ce que vous devez faire, se dire «il ne me faut que 25 minutes» est un excellent moyen de surmonter la résistance initiale au démarrage. »

La technique Pomodoro est aussi une bonne excuse pour ignorer les distractions: si le téléphone sonne, rappelons-nous qu’ «un Pomodoro est indivisible». C’est un moyen efficace de nous autoriser à l’ignorer, en maintenant notre état monoïdal.

La priorité n° 3 est que, pour rentrer dans le flux, des techniques comme Pomodoro nous le permettent en quelques minutes.

En tant qu’efficient ou efficiente, vous aurez remarqué que pour atteindre l’état de flux, il faut être mono-tâche. La raison est que si nous faisons des changements cognitifs, inévitablement il y aura une sanction. Voici ce que Josh nous dit concernant cette sanction :

« Beaucoup de gens comptent sur le multitâche: essayer de faire plus d’une chose à la fois. Alors que beaucoup de gens supposent que cela les rend plus efficaces, le monoïdéisme et le multitâche sont des opposés complets.

Sur le plan neurologique, il est impossible pour votre cerveau d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Lorsque vous essayez de faire plus d’une chose à la fois, vous n’avez pas vraiment recours au traitement parallèle, vous faites rapidement passer votre attention d’une chose à une autre. Alors que vous prêtez attention à la tâche A, vous ignorez la tâche B jusqu’à ce que vous y reveniez.

En conséquence, le multitâche productif est un mythe.

Selon plusieurs études neurologiques récentes, plus il y a de choses auxquelles vous essayez de faire attention à un moment donné, plus votre performance en souffre. C’est pourquoi ce n’est jamais une bonne idée de parler sur un téléphone cellulaire en conduisant. Car en essayant de se concentrer sur deux choses à la fois, votre temps de réaction diminue au même niveau que ceux qui conduisent en état d’ivresse. » Fin de citation.

Et je précise que cela est aussi valable pour les femmes, malgré certaines croyances ! Oui, je sais ! Surveiller le bébé, remuer la casserole en parlant au deuxième enfant pourraient nous faire croire le contraire. Par contre cela explique pourquoi une maman finit sa journée sur les rotules.

En effet, il faut tenir compte que chaque fois que nous changeons le centre de notre attention d’un sujet à un autre, nous encourons la sanction du changement cognitif. En effet, pour agir, notre cerveau doit «charger» le contexte de ce que nous faisons dans sa mémoire de travail.

Si nous restons constamment concentrés, nous gardons le même contexte. Par contre si nous forçons notre cerveau à consacrer du temps et des efforts à charger et recharger des contextes encore et encore, nous allons passer tout le jour à sauter de tâche en tâche, à ne rien faire et, pour qu’au final, nous nous sentions épuisés à la fin de la journée. En fait nous avons brûlé notre énergie avec tous nos changements de contexte au lieu de progresser. Souvenez-vous de la limitation de notre volonté dont nous parlions dans le premier article sur ce livre.

Voilà pourquoi le monidéïsme est si efficace. En concentrant notre attention sur une seule chose à la fois, nous permettons à notre cerveau de charger le contexte dans la mémoire de travail une seule fois, nous permettant de concentrer notre énergie sur la tâche à accomplir.

Pour éviter les changements de contexte improductifs, une stratégie de traitement par lots est la meilleure. Autrement dit, comme je le disais dans l’article « Je n’ai pas le temps ! », notre cerveau adore travailler en « Mode ». La meilleure approche pour éviter les changements cognitifs inutiles consiste à regrouper les tâches similaires, ce que David Allen appelle des contextes dans la méthode GTD. Je vous en parlerai beaucoup plus dans mon eBook (Si si, il devrait sortir au cours de cette année 2019).

Toujours dans ce même article, nous avions vu la procédure d’élimination des choses peu importantes. Josh nous entraîne maintenant dans les actions prioritaires. Je vous en parle dans le prochain article.

Dans l’attente, entraînez-vous pour atteindre le flux. Je vous l’assure, c’est une sensation hors du commun. Et si vous avez besoin d’aide, laissez-moi un message sur info@clot-efficience.ch. Je vous contacterai rapidement.

Sereinement vôtre