Bonjour les Efficients ! Bien débuté 2019 ? Prêts à reprendre la course des 12 prochains mois ? Désirez-vous la parcourir avec calme et sérénité ? Mais…

« Je n’ai pas le temps «  dit-il d’un air courroucé puis, il partit !

Combien de fois n’ai-je pas entendu cette phrase. Combien de fois ne l’ai-je moi-même répétée… Certes, je le dis avec plus de douceur mais, le problème reste le même. Cette phrase ferme toute possibilité de communication.

Aujourd’hui, je vous propose quelques réflexions sur cette problématique : voici quelques techniques pour libérer du temps, ce fameux temps si rare.

Il faut le dire, nous avons tous des contraintes et nous n’avons que 24 heures par jour. Même si nous arrivions à en avoir 25, cela ne solutionnerait pas le problème. La difficulté ne vient pas du temps que nous avons mais plutôt de ce que nous en faisons et de la satisfaction que nous en retirons.

Globalement nous travaillons souvent plus de 40 heures par semaine sans compter les trajets aller-retour, les courses, le ménage, les enfants, dormir suffisamment, faire les réparations nécessaires dans la maison, etc.

Pour aller plus dans le détail, en 2017, l’institut Sotomo avait fait une statistique sur 7958 helvètes pour décortiquer une journée standard. Voici le résultat quotidien même si je ne suis pas tout à fait d’accord avec ces chiffres (notamment la durée des trajets) :

1. Travail : 7h48
2. Sommeil : 7h18
3. Déplacement : 1h00 (Le chiffre me semble un peu bas)
4. Tâches administratives, familiales et ménagères : 3h00 (Là aussi le chiffre me semble bas)
5. Repas et loisirs : 4h54

Après tous cela, lorsque nous sommes bien épuisés, nous allons nous vautrer dans le canapé pour regarder une série à la TV. Selon une des statistiques données pour 2017, nos voisins français regarderaient la TV en moyenne 3h52 par jour. Enorme ! Si l’on y réfléchi, cela fait presque un quart de la journée (sans la nuit) qui part en fumée. Et si l’on tient compte de la statistique précédente, il ne resterait qu’une heure et 2 minutes pour tous les repas.

Comme le disait Rosette Poletti dans son éditorial du 3 septembre 2017 dans le Journal « Le Matin », « Quand on considère les statistiques qui détaillent le temps passé devant la télévision ou les autres écrans, c’est important de réfléchir s’il est utile de regarder des séries tellement semblables mois après mois : il y a un assassinat et on cherche le coupable, même histoire apprêtée à différentes sauces. Qu’apportent vraiment ces «experts» dans nos vies? ». Puis, elle nous conseillait :

 « d’habiter notre temps » plutôt que de le « tuer ».

Et là, nous n’avons parlé que de la TV mais que dire du surf sans but sur Internet, des jeux en ligne et des réseaux sociaux ? En effet, avoir le temps c’est supprimer les choses inutiles. Nous pourrions revenir à ce qui est essentiel pour nous. C’est cet essentiel qui nous apporte la satisfaction et la joie de vivre. Pour y parvenir, il s’agit de clarifier nos valeurs, de nous efforcer de vivre en cohérence avec elles et de se demander sans cesse : qu’est-ce qui est important pour moi en ce moment? Comment puis-je vivre ce que j’ai à vivre, dans le calme, dans la bienveillance envers moi-même et envers les autres?

Techniquement cela se passe sous deux aspects :

1. Eliminer de mon temps ce qui est devenu inutile.
2. Y mettre de nouvelles habitudes qui m’apporteront un plus (créer des automatismes).

Cela revient à ce que disait Robert Glazer, spécialiste de la performance dans le marketing, dans son dernier article de l’année 2018 : « Les leaders efficaces savent comment hiérarchiser ce qui est important :

1. Ils acceptent que le temps soit une ressource précieuse et fixe
2. Ils savent comment séparer l’urgent de l’important
3. Ils alignent leurs principales priorités sur leur objectif principal et / ou leurs valeurs fondamentales
4. Ils ne réservent pas 100% de leur temps; ils apprécient le repos et la détente
5. Ils recherchent constamment des choses qu’ils devraient arrêter de faire
6. Ils sont sélectifs quant aux personnes à qui ils donnent leur énergie »

Evidemment, il y a les incompressibles. Par exemple, les 8 heures de sommeil dont nous avons besoin pour être en forme. Ne sous-estimons pas les bienfaits de notre nuit de repos. En effet, c’est à ce moment-là que notre cerveau fait le tri de la journée passée, classe les informations et nous prépare pour la journée de demain. Penser que, si je dormais moins je pourrais faire plus de choses, est contre-productif à court terme.

Le Professeur Giovanni Frisoni, responsable du Centre de la mémoire des Hôpitaux universitaires de Genève précise: «Dormir «suffisamment» permet d’optimiser l’efficacité des neurones et de la mémoire. De fait, le cerveau, qui reste en éveil, profite de la nuit, et en particulier des phases de sommeil paradoxal, pour passer en revue les souvenirs de la journée, les classer et les «ranger» ».

Vous allez me dire : « Mais, si je dors 8 heures par jour et que je travaille 8 heures par jour aussi, il ne me reste plus que le tiers de mon temps pour faire le reste. »

Juste ! Il s’agit donc bien de ne pas le gaspiller.

Attention, je ne dis pas qu’il faut jeter la télévision mais, plutôt, qu’il faut l’utiliser avec parcimonie. Autrement dit, rien ne nous empêche de regarder un bon film devant le « petit écran » pour peu que cela soit un choix qui nous amène de la satisfaction. Le problème vient souvent du fait que, comme l’on estime être fatigué, on ne fait pas ce choix. On allume simplement la TV et on regarde des émissions de basses qualités voire, on zappe. Or, pour avoir de la satisfaction devant la TV, le choix de l’émission est prépondérant.

D’ailleurs, comme déjà dit, la télévision n’est pas la seule responsable du grignotage de notre temps. L’application d’apprentissage de langue Duolingo affiche ce message de temps à autre sur son application : « En 15 minutes par jour sur Duolingo tu apprends une langue. Et en 15 minutes sur les réseaux sociaux que gagnes-tu ? » (Heu… tu y passeras plus de 15 minutes !)

Eh oui ! Que faisons-nous sur Facebook, Instagram. Twitter et les autres ? Est-ce vraiment constructif ? Combien de temps passons-nous sur des jeux en ligne qui ne nous apportent que peu de satisfactions ?

Cela a le mérite de nous faire réfléchir. Mais, revenons aux techniques qui vont nous permettre de profiter aux mieux de nos huit heures restantes.

Avez-vous déjà été dans un restaurant où la carte est si longue que le choix devient « Mission impossible » ? Comment faites-vous votre choix à ce moment-là ?

Le secret c’est : Par élimination ! 

Sur la carte, nous allons sélectionner les mets selon des choix qui vont nous permettre de la restreindre rapidement. Par exemple :

• Aujourd’hui, je n’ai pas envie de poisson ou de fruit de mer (moins un)
• Là, je n’ai pas envie de viande (moins deux).
• Voyons dans les pâtes, non pas de spaghetti (moins trois).
• Mon budget est de Frs XX (palette fortement restreinte).
• Etc.

Il en va de même lorsque nous devons choisir nos activités. Bien sûr, nous ne pouvons pas éviter de faire les courses si nous désirons manger ce soir mais, pour le reste nous pouvons procéder par élimination.

Than Pham de Asian Efficiency donnait cet exemple en rapport avec une de ses clientes. Il lui a demandé de faire la liste des projets clients qu’elle avait en court, y compris ceux à qui elle devait faire des offres. Elle est arrivée avec une liste de 45 projets.

Than poursuit en disant : « Je lui ai donc expliqué le processus d’élimination et je l’ai guidée. Au lieu de décider sur lequel des 45 projets elle devait travailler, je lui ai dit de commencer à mettre les projets en attente et de supprimer ceux qui n’étaient plus pertinents. Lentement mais sûrement, elle en est arrivée à environ 12 projets. C’est encore trop, mais il est beaucoup plus facile de faire face à 12 projets que 45. »

En effet, il faut savoir que si nous avons plus de 6 ou 7 projets en même temps, nous nous dispersons. Techniquement, nous pourrions en gérer 12 en même temps seulement à condition que cela soit notre travail à plein temps en tant que chef de projets. Mais même là, je dois dire que j’ai vu des chefs de projets professionnels se débattre avec plus de 10 projets à la fois.

Or, la majorité d’entre nous ne sommes même pas des chefs de projets.

Than poursuit : « Alors je lui ai demandé: que pouvez-vous exécuter et compléter dans les 4 prochaines semaines? Cela a fait exploser son cerveau. Elle a recommencé le processus d’élimination en cachant les projets qu’elle ne pouvait pas terminer dans le mois suivant. Finalement, elle a eu 5 projets. »

C’est avec un grand sentiment de soulagement et une confiance à un niveau sans précédent, que la cliente de Than a sû que tout ce qu’elle choisissait désormais serait un projet auquel elle pourrait se rallier pleinement. À partir de ce moment-là, elle savait que chaque fois qu’elle commençait sa journée et sa semaine, elle devait juste choisir entre cinq options.

Chaque matin ne serait plus un combat. Ce serait simplement un processus élémentaire que de choisir un projet et de travailler sur celui-ci avec confiance en sachant que cela fait avancer les choses.

Même si le processus d’élimination est très simple, la première fois que nous le faisons cela peut être un peu difficile ou, disons, remue-méninges. Mais cela devient vite une action maitrisée à condition de persévérer.

En fait, la difficulté vient du combat entre la raison et nos émotions. Nous désirons garder certaines tâches qui nous laissent dans notre zone de confort ou qui nous donnent l’impression d’en faire beaucoup.

Bon bon bon, c’est bien la théorie mais voyons un exemple concret. Supposons que dans ma liste de choses à faire il y a :

1. Ecrire cet article pour que je puisse le donner à corriger.
2. Répondre à une invitation sur Facebook.
3. Visiter des sites de bien-être pour trouver des massages
4. Visiter le site d’achat d’un fournisseur de caméra de sécurité
5. Préparer une séance de coaching avec un client

Comment est-ce que je procède ? Je commence par parcourir la liste et, j’élimine. Voici les réflexions de ce parcours :

1. Là, je suis en retard sur le délai. Mais ce point est important pour moi. Je le garde.
2. J’élimine. Répondre rapidement me montre comme quelqu’un de proactif mais aller sur Facebook maintenant me détournerai facilement du travail que j’ai prévu. Je risque de me laisser entrainer à répondre à une quirielle d’autres sollicitations.
3. Certes, j’ai mal au dos mais, ce n’est pas nouveau. Là aussi, je risque de me perdre dans mes recherches. J’élimine.
4. Le site de la caméra de sécurité est important pour moi mais, n’est-ce pas une excuse pour aller sur Internet ? J’élimine
5. Préparer ma séance de coaching est un engagement. Evidemment, comme cela me demande un effort, je n’ai pas trop envie de m’y mettre mais, c’est important. Je le garde.

Il ne me reste donc plus que la position 1 et la 5 et cela malgré le fait qu’émotionnellement j’aurais aimé garder les positions 2 et 3.

Cette tactique conviendra très certainement à ma charmante lectrice qui me posait la question : « Comment avoir plus de temps ? ».

Evidemment, l’exemple donné peut se réaliser dans beaucoup d’autres scénarios. Nous pourrions faire partie de ceux qui ont une boîte émail débordante. Nous pouvons également avoir trop de projets actifs ou simplement trop de petites choses à faire. Procédons par élimination et nous aurons le sentiment d’avancer.

N’oubliez pas aussi que, selon Josh Kaufmann, auteur du livre « Personnal MBA », notre cerveau aime travailler en « mode ». Autrement dit, il aime regrouper toutes les activités qui se ressemblent. Ainsi, lorsque je traite mes emails, je le fais de A à Z, lorsque je dois faire un appel téléphonique, je fais tous les appels de ma liste, etc.

Rappelez-vous que chaque fois que vous êtes submergé parce qu’il y a trop d’options, vous commencez par définir les priorités puis éliminer. Ensuite, regroupez-les par contextes.

Ah ! J’oubliais : Si vous ne pouvez pas éliminer une option pour des raisons importantes, regardez le temps qu’elle va nécessiter de votre part et planifiez-la bien avant la date limite.

Alors ? Vous avez gagné du temps ?

Sereinement vôtre !