Avez-vous déjà eu à faire à des personnes qui, dès que nous les rencontrons, nous « avalachent » immédiatement que leurs journées sont hyper-chargées et qu’elles ont encore TELLEMENT de choses à faire ? En général, elles arrivent toujours en retard à leurs rendez-vous et sont surchargées en permanence. Pourtant, elles délèguent un certain nombre de tâches mais, la surcharge est toujours bien présente.

Il m’est arrivé de côtoyer de telles personnes et je me suis posé la question si elles savaient où elles allaient dans leur vie, quels étaient leurs buts. En fait, notre société aime les gens qui se disent très occupés mais, est-ce vraiment cela que d’être productif ? En fait, quelles sont les différences entre les gens occupés, sur-occupés et les efficients ?

Voici un certain nombre de points qui vont nous aider à comprendre dans quelle zone nous vivons et comment rester dans celle des efficients.

1. Les occupés parlent de leur haut niveau d’activité, les efficients laissent parler leurs résultats

Stephen King a dit un jour : « Un écrivain est un producteur de mots. Produisez des mots et vous êtes un écrivain. Ne produisez pas de mots et vous n’êtes pas un écrivain « .

C’est binaire et très clair. Parler d’écrire, ce n’est pas écrire. Les auteurs publiés ne parlent pas de leur prochain livre, ils le produisent, ils l’écrivent.

Les gens qui disent toujours ce qu’ils vont faire ou ce qu’ils ont à faire sont épuisants car ils ne sont pas les plus efficients. Ce n’est pas parce qu’on avalanche les autres de tout ce que l’on fait que l’on est plus productif. L’efficient travaille en silence et son résultat parle car, que savons-nous de tout ce que les autres font dans l’ombre ? Nos performances passées et présentes sont un excellent indicateur de nos performances futures.

Etre envahit de travail et être efficient sont deux choses bien distinctes. C’est important. Je peux me sentir productif pendant que je lis un roman et je peux me sentir improductif pendant que je produis un article pour mon blog. Et, pourtant ! Celui-ci aidera peut-être les autres à prendre de meilleures décisions dans leur vie et, en tous les cas, dans la mienne.

2. Les occupés parlent constamment du peu de temps qu’ils ont, les efficients prennent du temps pour ce qui est important.

Chaque fois que je me justifie d’être en retard parce que j’ai plein de choses à faire, je ne fais que donner une excuse. Les gens efficients n’utilisent pas le temps comme une excuse car, le temps se gère. Pour nous efficients, une action prend en charge nos valeurs et nos missions les plus élevées, sinon nous ne l’accomplissons pas. Il est préférable de ne rien faire que de faire une action qui ne se connecte pas à nos plus hautes valeurs.

3. Les occupés parlent de comment ils vont changer, les efficients réalisent ces changements.

Les efficients ne parlent pas beaucoup de ce qu’ils vont faire, mais plutôt, de ce qu’ils ont appris et de ce qui les inspire. En fait, parlons peu et passons notre temps, étape après étape, à la création de nos objectifs. Que pouvons-nous faire de nos ressources, des connaissances et du soutien dont nous disposons maintenant ? Utilisons-les !

C’est incroyable comme l’univers récompense la personne qui arrête de parler et qui passe à l’action.

4. Les occupés souhaitent avoir une mission dans leur vie, les efficients la possède.

Les gens sur-occupés agissent confiantes dans leurs petits pas. Ils se concentrent sur les tâches à court terme pour une productivité à court terme, se pourrait-il que cela les rassurent ?

Ainsi, si l’on reprend l’exemple que donne David Allen dans son livre « S’organiser pour réussir », les gens sur-occupés restent sur la piste de décollage. Et s’ils décollent, ils ne dépassent pas les 1500 mètres. C’est la zone projets sur moins d’une année. Pour définir une mission, il faut, toujours selon l’exemple de David Allen, dépasser les 5’000 mètres c’est-à-dire avoir une vision sur plus de deux ans. C’est ici que se définissent les missions, autrement dit avoir des buts et des objectifs sur le long terme.

Les efficients sont clairs sur la destination de leur vie car, ils ont une vision sur le long terme. Ils répondent à la question « Où est-ce que je veux être dans 2, 3 ou 5 ans ? » et ils mettent en place ce qu’il faut pour atteindre leurs buts.

5. Les occupés se concentrent sur l’action, les efficients se concentrent sur la clarté AVANT l’action.

Tout le monde connait l’expression « brasser de l’air ». C’est vrai, l’air est indispensable à la vie. En bougeant dans tous les sens, les gens occupés se sentent vivants et productifs. Effectivement, cela les rassurent. Mais, pour se concentrer sur les activités les plus importantes, nous devons clarifier quels objectifs elles ont pour nous. C’est un peu comme respirer calmement l’air indispensable à l’efficience.

La plus grande ressource que nous n’aurons jamais pour nous guider à mener une vie efficiente et de haute qualité sera notre propre expérience personnelle, à condition qu’elle soit bien « documentée ». Malheureusement, la plupart des gens ne documentent leur vie que dans les mises à jour de leur statut Facebook ou Instagram.

Il existe de bien meilleures solutions pour avoir les bonnes références dans notre vie. Nous pouvons tenir un journal et prendre chaque jour 10 minutes pour réfléchir sur la journée que nous venons de passer. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Notez ce qui vous inspire, vos idées, vos projets. N’hésitons pas à nous assoir dans un canapé confortable et à prendre le temps de la réflexion.

Une autre idée serait de créer notre propre système d’efficience avec les outils que nous aimons utiliser. Je vous renvoie à mon article sur les outils des efficients.

6. Les occupés ont de nombreuses priorités, les efficients en ont peu.

Je ne sais plus quel philosophe du XXème siècle a dit que la vie est une question de priorités. Effectivement, si vous vous fixez 3 priorités, vous avez réellement des priorités. Si vous vous en fixez 25, vous avez un immense gâchis.

Nous avons déjà parlé du principe de Pareto. Il dit que le 80% de nos résultats provient de 20% de nos activités.

Par exemple, Henry Ford a construit sa fortune non pas en fabriquant les meilleures voitures du monde mais, en mettant au point un système automatisé de fabrication de voitures. Avant, il fallait un temps fou pour construire une automobile (80%) et moins pour la concevoir (20%). Après, le marché fut inondé de voitures (20% du temps mais 80% de gain en plus) et l’on a passé plus de temps à les faire évoluer (80%) tant au niveau de la qualité que de la sécurité.

Ainsi, les gens occupés essayent de faire les meilleures voitures du monde mais, les gens efficients développent de meilleurs systèmes pour construire des voitures. Eh oui, tout est là !

Félicitations ! Si vous êtes arrivé jusqu’ici vous êtes vraiment motivé pour devenir des efficients ! Alors on continue.

7.  Les occupés disent oui tout de suite, les efficients réfléchissent avant de dire oui.

Je vous ai déjà parlé du terme « accountability » qui donne en fait la définition de quelqu’un de fiable, d’intègre. Selon Warren Buffet, la définition de l’intégrité est: «Vous dites non à la plupart des choses». Si vous dites «oui» à la plupart des choses, vous explosez votre vie en millions de petits morceaux répartis parmi les priorités des autres. Or, l’intégrité définit que vos valeurs sont claires et que votre temps va servir ces valeurs, pas celles des autres.

8. Les occupés ouvrent toutes les portes, les efficients les ferment.

Bien sûr, ouvrir les portes est nécessaire. Il est très bien de vouloir s’ouvrir au monde en faisant des voyages, en vivant à l’étranger pour découvrir d’autres cultures, aller dans de bonnes écoles et apprendre des nouvelles technologies. Cependant, il arrive un moment dans la vie où l’on doit abandonner la plupart des options et se concentrer. Par exemple, si mon objectif cette année est d’apprendre l’anglais, je parlerai l’anglais à la fin de l’année. Si mon objectif cette année est de parler anglais, gagner 30% de plus, voyager dans 10 pays, me remettre en forme et aller à tous les concerts de mon groupe préféré, je ne parlerai pas anglais à la fin de cette année.

Nous l’avons dit, la vie est une question de priorité de choix.

9. Les occupés tentent d’être multitâche, les efficients se concentrent sur une tâche à la fois

Les gens productifs connaissent ce que veut dire « être concentré ». Nous avons déjà parlé de la technique Pomodoro. C’est violent mais c’est efficace.

Identifier une tâche à faire (par exemple, écrire cet article). Réglez une minuterie à 25 minutes. Travaillez sur les actions de la tâche jusqu’à ce que le temps soit écoulé. Toutes les distractions sont bannies (je dois vérifier mes emails, je dois aller boire de l’eau, je dois aller à la salle de bain, mon portable sonne, etc.). Vous avez 5 minutes pour vous relaxer (le café est le bienvenu). Vous réinitialiser la minuterie à 25 minutes et reprenez les actions en court.

Combien de pomodoro pouvez-vous remplir en une journée?

10. Les occupés répondent rapidement aux emails, les efficients prennent leur temps

Le courrier électronique est une liste pratique de priorités pour les gens occupés car, cela leur donne bonne conscience. Le problème est que ce sont les priorités des autres, pas les vôtres. Si vous répondez à chaque message toutes affaires cessantes, comme déjà dit plus haut, vous explosez votre vie en mille petits morceaux qui servent leurs priorités.

En fait, les efficients ne consultent leurs courriers électroniques qu’au moment qu’ils ont planifiés. Lorsque nous consultons notre boîte de réception, il n’y a que quatre choix :

Classer ou supprimer : Ce courriel est une pub ou ne me concerne pas.

Faire : Il prend moins de deux minutes.

Déléguer : Cela me concerne mais, je ne suis pas la meilleure personne pour réaliser cette action.

Planifier ou mettre dans une liste d’actions à faire : Si cela prend plus que deux minutes

Je vous renvoie à mon article sur le livre de Romain Bisseret .

11. Les occupés veulent que les autres soient occupés, les efficients veulent que les autres soient efficients.

Les managers occupés mesurent les heures d’activité, les managers productifs mesurent la production réelle. Les managers occupés sont frustrés par les autres qui ont l’air détendu, ils ont l’air d’avoir le temps, semblant apprécier leur travail. Les managers productifs adorent voir les autres profiter de leur propre travail, ils aiment créer un environnement dans lequel les autres peuvent exceller. Les occupés sont frustrés. Ils veulent être valorisés pour leurs efforts, pas pour leurs résultats.

Or, l’efficience consiste à valoriser le voyage vers l’excellence et non celle de réaliser n’importe quelle activité. Nous sommes nés avec un potentiel incroyable. D’ailleurs, le meilleur compliment que nous pouvons faire à un jeune de 20 ans c’est qu’il a beaucoup de potentiel. À l’âge de 30 ans, ça va encore. À 40 ans, dire « vous avez beaucoup de potentiel » devient une insulte.

Et dire à quelqu’un de 60 ans, qu’il a beaucoup de potentiel est probablement pire encore.

Ne laissez pas votre potentiel se perdre en étant simplement occupé et stressé. Créez plutôt quelque chose d’incroyable. C’est notre propre récompense avec un avantage : Nous restons paisibles.

Sereinement vôtre !