Il faut le reconnaitre, le monde du travail est en pleine mutation. Depuis que le Coronavirus s’est promené sur notre planète, il nous aura au moins amené une réflexion plus vive sur notre manière de travailler. Les gens demandent désormais de pouvoir le faire différemment. Nous désirons tous gérer notre temps de manière à avoir plus de temps libre sur le plan personnel tout en valorisant et en donnant du sens à nos activités. C’est ce que l’on appelle le « New Work ».

Pour pouvoir réaliser ces points, une des clés c’est l’ANTICIPATION. On ne peut imaginer le travail en mode flexible sans anticiper sinon, c’est la galère. Alors, à quoi dois-je penser ?

La première chose est de ne plus voir le « bureau » comme le lieu effectif de travail. Si je dois souvent me déplacer, je dois pouvoir atteindre mes dossiers rapidement et depuis n’importe où. L’idée ici revient à dire que moins j’ai de papier, mieux c’est. Pas toujours évident n’est-ce pas ?

Certaines sociétés fournissent un VPN (Virtual Private Network) qui permet de se connecter sur le réseau de l’entreprise. D’autres, plus avancées, travaillent avec ce que l’on appelle du « Terminal Service » ou « Remote Desktop », autrement dit des bureaux distants du genre Citrix.

Si nous sommes un « Freelance » ou que nous travaillons de manière indépendante, notre ordinateur devient notre « bureau ». Potentiellement, nous devons avoir des copies de sauvegarde en cas de crash ou de perte. Cependant, en ce qui concerne nos fichiers, un des meilleurs moyens reste le Cloud. Tout est dans le nuage et la sauvegarde se fait à ce niveau.

Le VPN et le Cloud se ressemblent dans l’idée de stockage distant. Avec le VPN, l’entreprise me fournit l’outil de connexion qui va me demander mon nom et mon mot de passe. Une fois connecté, je vais retrouver mes dossiers dans les mêmes disques de stockage réseaux que je possède lorsque je suis physiquement dans les locaux de la firme qui m’emploie. Il est évident qu’il faut anticiper le test de cette procédure de connexion. Faisons-le bien avant d’en avoir besoin en mode réel !

Avec le VPN, je n’ai pas besoin de m’inquiéter de la sauvegarde des fichiers distants puisque cela est du ressort de l’entreprise. Mais attention si je les copie en local !!! Non seulement l’original peut être modifié par un de mes collègues mais, je peux très bien perdre la copie si l’on me vole mon ordinateur. La perte de données, qu’elles soient personnelles ou professionnelles est surement l’un des pires moments pour nombre d’entre nous. N’oublions pas non plus de les remettre dans le dossier de stockage d’origine.

Il y a fort à parier que l’entreprise aura mis en place une règle pour forcer le changement de mot de passe de manière régulière. Anticipons ! Apprenons à le faire avant d’en avoir réellement besoin et/ou, lorsqu’on nous le demande, faisons-le tout de suite.

Si nous sommes un indépendant, passons en mode Cloud. Utilisons cette méthode aussi pour le privé 😉. Prenons en compte que cela ne protège pas l’ordinateur et son système d’exploitation (Windows, MacOS, Linux, etc.), mais les fichiers seront en lieu sûr.

Pour pouvoir travailler sereinement en mode hors ligne, toujours le maître mot : Anticiper ! Installons l’agent. En effet, il est possible de travailler dans le Cloud depuis un explorateur Internet mais, que se passera-t-il dans l’avion ? Avec l’agent, nous pourrons travailler en mode hors ligne. Le tout se synchronisera tout seul lorsque nous serons de retour sur le réseau. No stress !

Evidemment, il existe plusieurs solutions de Cloud comme Ms OneDrive, Google Drive et DropBox pour les plus connues et avec une offre gratuite jusqu’à un certain stockage.

Travailler en mode Cloud possède un avantage supplémentaire. Imaginons comme cela sera facile lorsque nous devrons changer de poste de travail. Dès que ce dernier est installé avec nos applications, nous allons mettre l’agent de notre cloud préféré et hop, les fichiers ainsi que leur structure sont de retour. Bon, il faut quand-même un moment pour la synchro.

Ok, ok, mais si le système d’exploitation s’effondre ? Le mot d’ordre c’est toujours : ANTICIPER !

La plupart des ordinateurs modernes possèdent une zone qui contient les fichiers d’installation d’origine du système, mais nos applications n’y sont pas ! Pire, toutes les mises à jours (correctifs) du système non plus. Et si c’est le disque système qui lâche, la machine ne démarrera même plus !

La solution la plus simple me semble être celle de faire une image de notre disque système. Pour cela, il existe des centaines de logiciels, du gratuit comme Aomei au plus connu comme Acronis True Image ou Norton Ghost et bien d’autres encore comme Clonezilla.

Evidemment, ici, l’anticipation consiste à faire cette image bien avant d’en avoir besoin et de la remettre à jour régulièrement selon le nombre de correctifs reçus. Achetons un grand disque USB externe pour y mettre la/les images.

Un dernier point pour ce qui est du travail dans notre environnement à distance : L’impression de document et le scanning ! Etre mobile va nous compliquer légèrement le tâche. Mais c’est loin d’être insurmontable. Il y a deux moyens simples de contourner cela.

Mettre dans un dossier spécifique une copie (pas l’original) des documents à imprimer. N’oublions pas de détruire les documents lorsque c’est fait.
Ayons sur notre liste de tâche un contexte « Impression / Scanning ». C’est ici que sera la liste des documents avec le chemin de stockage complet. Et pour ce que nous devons scanner, une simple fourre plastique avec les dits documents suffit.

Il me semble que nous avons fait un bon tour de notre environnement mais nous pouvons encore affiner l’anticipation. Alors rendez-vous au prochain article !

Qu’avons-nous vu ?

• Tester le VPN, savoir s’y connecter et changer le mot de passe.
• Passer en mode Cloud.
• Faire une image de notre disque système sur un disque externe.
• Prévoir le scanning et l’impression.

Les photos sont de Patricia (Uncoupdefil.ch), Dan Nelson (Unsplash) et de votre coach