C’est l’été ! Si si ! Même avec un temps pas forcément top. Je vous propose de terminer cette suite d’articles sur les emails par un plus léger. Prêt ?

Lors de mon article sur les principes dans les emails, nous parlions des personnes qui ont une boîte de réception qui déborde. Nous avons appris comment se faciliter la tâche, sympa non ?

Aujourd’hui voici quelques astuces pour clarifier nos diverses boîtes d’entrées ou « inbox ».

La première est toute simple même si je sais que certains vont sursauter : « Votre boîte d’entrée doit être vide ! ». Pourquoi ? Comme l’explique si bien Romain Bisseret dans son livre « 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails : « Chaque fois que votre regard se pose sur un vieil email, vous ne pouvez pas empêcher votre esprit de se remémorer ce dont il s’agit ou ce qu’il a fallu faire, même un quart de seconde, et vous entamez votre capacité d’attention pour rien. ».

Il poursuit en disant un peu plus loin : « Or, cela vous coûte. Cela vous coûte en attention et en énergie mentale, même si vous n’en avez pas conscience. C’est le même effet lorsque vous êtes dans une salle de réunion depuis un certain temps. Vous n’entendez plus le néon ni le bruit du vidéo-projecteur, ils ne vous dérangent pas. Et pourtant, ils vous fatiguent inconsciemment. Souvenez-vous de l’effet ressenti lorsque l’on coupe ce néon ou ce projecteur. Vous vous relâchez, vous vous détendez. Pourquoi se priver de cette tranquillité ? ».

Alors comment commencer ? Simple : Nous allons créer une structure de classement. Nous pouvons classer nos dossiers soit par alphabet, soit par clients, par projets ou type de tâches. Ensuite, je peux faire simplement des sous-dossiers par année. N’allons pas plus bas que trois niveaux car cela complexifie inutilement. Or, si l’on doit prendre trop de temps pour classer un mail, nous ne le ferons pas. Faisons confiance à la recherche de l’application pour les retrouver si besoin.

Je vais créer aussi deux dossiers, un que j’appellerai « En Attente de » et l’autre « Next-Actions » ou « Actions-Suivantes ». Maintenant nous sommes prêts alors, attaquons le classement.

On choisit une date arbitraire, par exemple un mois en arrière et, tous les mails plus vieux que cette date nous les détruisons. Vous n’osez pas ? Il y a pourtant peu de chance que nous y retrouvions quoi que ce soit. Mais si nous sommes anxieux, créons un dossier dans le genre « A traiter » et mettons-les dedans. Bien qu’il y a peu de chance que nous retournions dans ce dossier mais, parfois mieux vos calmer nos angoisses.

Il ne nous reste dans notre boite d’entrée que les emails depuis un mois. La technique que nous allons appliquer maintenant est celle du One-Touch (un clic), autrement dit une fois ouvert nous le traitons. On ne touche le mail qu’une fois. Il est hors de question de le fermer pour y revenir plus tard, c’est une perte de temps. Le choix de traitement est rapide :

• Il ne sert à rien donc je le jette.
• Il est traité mais je dois le garder, je le classe dans un de mes dossiers que je viens de créer (Alphabet, clients ou projets).
• Je dois faire quelque chose mais cela prend moins de 2 minutes alors, je le fais et je le classe ou je le détruis.
• Je dois faire quelque chose mais cela prend plus que 2 minutes alors je le pose dans le dossier Next-Actions.

Lorsque je traite un mail mais que j’attends une réponse de quelqu’un, alors je le mets dans « En attende de ». Si, comme je le suggérais dans l’article, nous avons mis les dates dans le sujet, il sera simple de jeter un œil deux fois par semaine dans ce dossier et de voir si nous avons reçu les réponses dans les délais. Pour rappel, si nous déléguons une tâche nous en restons le responsable. A nous de faire les relances nécessaires.

N’oublions pas que nous avons un dossier « Send Items » ou « Eléments Envoyés ». Nous devons le traiter comme l’inbox. Prenez les mails de ce dossier pour les classer ou les détruire.

Lorsque la boîte d’entrée est libre, je vais vider ma corbeille. Je peux désormais traiter les emails qui prennent plus de temps et qui sont dans le dossier Next-Actions. Excellent travail non ?

Prenons aussi l’habitude de contrôler et de vider notre dossier SPAM. Parfois, on y trouve le courriel que le client nous assure nous avoir fait parvenir. Si nous utilisons la méthode GTD alors, faisons-le au moins une fois par semaine lors de notre revue hebdomadaire.

Retenons aussi que déontologiquement, un mail doit avoir une réponse dans les 48 heures. Si l’on ne peut pas répondre tout de suite à la demande, on le signale (Pour WhatsApp ce délai est dans la journée). Utilisons le mail envoyé pour répondre, cela simplifiera notre classement, son suivi et, celui qui le recevra saura de quoi l’on parle.

Alors les Efficients, qu’avons-nous appris ?

• Que la vue sur l’Inbox pleine nous fatigue l’esprit. Elle devrait être le plus vide possible, « propre ».
• Le classement doit être rapide. Pour cela il suffit de créer des dossiers avec trois sous-niveaux max.
• J’ai un dossier pour les emails dont j’attends une réponse. Si l’objet est bien fait, cela me donne le délai que j’ai proposé au destinataire (En attente de).
• J’ai un dossier pour les mails que je dois traiter et qui me demande du temps (Next-Action).
• Lors de la revue hebdomadaire, je vide le dossier SPAM avec un contrôle du contenu, je contrôle les dossiers en attente et Next-Actions, je classe le dossier « Envoyé » et je vide la corbeille.

Les photos sont de Alex Litvin (Unsplash), Steve Johnson (Unsplash) et votre coach (CE)