Dans le dernier article, nous avons vu comment nous donner de la motivation en ayant bien en vue l’objectif de la tâche que nous devons accomplir. Retenons aussi que l’action donne la motivation et non l’inverse. Gardons également à l’esprit la loi de Laborit (aussi nommée Loi du moindre effort) et, de ce fait, n’oublions pas de nous récompenser !

Pour résumer, nous devenons motivés si l’objectif à atteindre est clair, s’il y a une récompense et si nous nous jetons dans l’action.

Pourtant, si la tâche que je dois effectuer est rébarbative et que, de plus, je dois la faire régulièrement alors…
On attribue par erreur à Abraham Lincoln la phrase suivante :

«Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à affûter la hache.»

Par erreur, car celui qui a dit cette phrase ne semble pas être Lincoln mais, plutôt, un bûcheron anonyme. Il n’en reste pas moins que le principe est juste. Si je dois effectuer une tâche pénible, il me faut les bons outils et ils doivent être bien préparés. Maintenant, si je dois couper des arbres chaque jour, alors je vais investir dans une tronçonneuse.

Récapitulons : pour m’attaquer à une tâche rébarbative et répétitive, je soigne mon outillage et je fais tout pour l’automatiser au maximum.

Il y a un autre avantage à automatiser nos tâches. Notre cerveau consomme 20 à 25% de notre énergie. Gardons celle-ci pour prendre les décisions importantes.

Mais que faut-il automatiser ? Voyons quelques principes de base. Les auteurs du livre « La 25e heure » nous conseillent la méthode FAST.

Cela signifie : Fundamentals, Automation, Speed, Twenty-Eighty Rule. Autrement dit, Mettre en place une base solide pour gagner du temps (Fundamentals),  Automatiser les actions répétitives (Automation), Accélérer les actions manuelles (Speed) et la fameuse loi de Pareto, 20% des efforts ont 80% de l’impact (Twenty Eighty Rule).

Dans ce cadre, la première chose à faire est de créer la liste de nos tâches rébarbatives, celles que nous détestons. Lorsque cette liste existe, il faut rechercher et réfléchir au moyen de les automatiser. Effectivement nous serions étonnés du nombre de manipulations inutiles que nous effectuons chaque jour. Cumulées pour des tâches rébarbatives, cela devient un enfer. Alors, commençons par éviter ces manipulations.

Etes-vous PC ou Mac ? Linux ou Windows ? Je ne vais pas rentrer dans cette petite guerre. En effet nous sommes adultes et nous avons le droit d’avoir nos préférences. Quoi qu’il en soit, il est possible de nous faciliter la vie en apprenant pour chaque système les touches rapides. Je vous donne des exemples sous Windows mais, vous pouvez trouver les mêmes pour les autres systèmes.
Par exemple, si je quitte mon poste pour aller à la cafétéria, je peux bloquer ma session Windows par un simple « Windows+L ». La touche Windows est celle qui est à gauche de la touche ALT.

Si je veux duplifier un fichier, je clique sur ce dernier, je fais CTRL+C puis, je clique simplement à côté, dans une zone vide et je fais CTRL+V. Il me suffit de lui donner un nom correct. Mais retenez que ces touches sont aussi valables dans Excel, Word, Powerpoint, etc.

D’ailleurs, pour ces logiciels standards comme Word et Excel, prenez quelques minutes pour apprendre les touches de raccourci principales en allant simplement dans l’aide du produit. Ou, vous pouvez aussi paramétrer la barre d’outils rapide pour avoir sous la main les fonctions que vous utilisez souvent.

Et puis, pourquoi ne pas créer des modèles ? Word ou Excel et même Outlook vous mettent à disposition ce genre de fichiers.

Prenons l’exemple de Word, avez-vous remarqué que les fichiers normaux finissent par un .docx ? Il existe aussi un dotx. C’est un fichier modèle. Le T vient de Template en UK.

Le principe est simple : J’ouvre un nouveau fichier Word, je paramètre les marges, mon logo, ma zone adresse, mon bas de page, etc. Lorsque j’ai fini, je sauve ce fichier par un » Enregistrer sous » et  dans « type de document » je choisi « Modèle Word ». Le programme va donc me mettre une extension Dotx.

Désormais, lorsque je veux créer un nouveau document basé sur ce modèle, il me suffit de faire « Fichier / Nouveau », choisir mon modèle et Word me crée une copie avec le logo, les bonnes marges, etc.

Autre détail qui peut nous faire gagner un temps précieux. Vous avez remarqué que Word corrige automatiquement certains mots. Si dans votre profession vous avez une terminologie particulière et que vous vous trompez toujours sur les mêmes termes alors pourquoi ne pas les ajouter au dictionnaire ? Pour cela allez dans Options / Vérifications.

Cliquez ensuite sur le boutons « Option de correction automatique » et vous pouvez ajouter vos propres mots.

Vous pouvez aussi vous créer des insertions automatiques. Si vous ajoutez souvent la même phrase ou un paragraphe particulier à vos documents, alors c’est le moment de vous pencher sur ce point.

Vous arrive-t-il de mettre toute une phrase en majuscule alors que vous ne le vouliez pas ? C’est le syndrome du « Caps Lock sauvage ». Si cela vous arrive, ne réécrivez pas la phrase. Mettez-la en surbrillance et faite Shift+F3 (en français MAJ+F3) le nombre de fois nécessaire.

Puis, si vous aimeriez aller plus loin, vous pouvez créer des scripts et les rejouer mais, là, c’est un peu plus compliqué quoi que passionnant.

Dans un autre registre, si vous vous promenez avec votre smartphone entre votre domicile et votre lieu de travail, alors il serait bien d’avoir les câbles en double. Vous pourrez ainsi le charger sans devoir penser à prendre et à transporter le fameux chargeur. Vous pouvez même en prévoir un pour votre voiture. N’oubliez pas qu’après une réunion il est plus simple et plus rapide de prendre les photos de votre tableau blanc que de le recopier sur le carnet puis dans un rapport. Dans ce cas, pensez au câble USB qui vous permet de faire le transfert. Un au bureau, un à la maison.

Retenez aussi que l’application MS One Note converti le texte des images en texte modifiable à condition que le texte ne soit pas trop mal écrit. Or One Notes se trouve gratuitement dans la plupart des suites Microsoft Office.

Allez ! Encore une petite astuce. Si vous avez l’habitude de prendre des photos de documents avec votre smartphone Android pour pouvoir les reporter dans vos documentations alors, pourquoi ne pas investir dans une application de scanning comme Genius Scan ? Non seulement le logiciel scanne le document mais il vous le dépose aussi dans votre cloud. Et elle ne coûte pratiquement rien.

Nous atteignons ici le choix entre payant, pas payant. En fait les auteurs du livre « la 25e heure » nous disent que nous pouvons évaluer si l’investissement d’achat pour un logiciel est rentable à condition de connaitre notre coût horaire. Effectivement, si je coûte 100 Frs par heure à mon patron, que je gagne une heure par semaine avec l’achat de ce logiciel qui vaut 100 Frs, l’investissement est super rentable.

Ce calcul, joue aussi pour un indépendant. En fait, la question est combien suis-je prêt à débourser pour gagner une heure ?

Jusqu’ici, nous avons parlé de gagner du temps par l’automatisation de nos outils. Il y aurait encore beaucoup à dire sur ce sujet mais, il reste aussi toute une partie sur laquelle nous pouvons réfléchir pour gagner du temps. Par exemple, comment utilisons-nous nos outils de communication. Je m’explique :

Pensons à l’envoi d’un email. Quand celui-ci me revient avec une demande de précisions auxquelles je réponds et qu’il revient encore une fois, cela signifie que je n’ai pas été très clair dans mes explications. Il convient peut-être de prendre le téléphone (sic), quelle perte de temps pour cette tâche rébarbative.

Comme il me sera très difficile d’automatiser ce point, j’ai au moins deux solutions. La première vient de Tim Ferris, auteur du livre « La semaine de 4 heures ». Son idée part de la programmation informatique, la fameuse structure If, Then. En français, « Si … alors ».

Ainsi, pour éviter des allers/retours inutiles et rébarbatifs, je peux écrire dans mon email :
« Voici ma proposition de rapport pour la Direction. Si cela te conviens, tu peux le transmettre directement au chef en me mettant en copie. Sinon, peux-tu me donner tes commentaires ? ». Ainsi votre collègue saura directement quoi faire au lieu de vous écrire trois emails.

La deuxième solution c’est de hiérarchiser au maximum les informations avec une liste numérotée. Elle clarifie les points et, si vraiment il faut parler d’un de ceux-ci, cela sera facile car, il a un numéro sur lequel chacun peut se référer. « Le point 3 me pose un problème… »

Il y a encore bien des points de réflexions pour gagner du temps. Par exemple, utilisez des outils comme Siri ou Google Voice pour faire des recherches. Ou photographier un panneau en langue étrangère avec Google Traduction pour qu’il me donne le contenu en français.

Au niveau de notre structure de travail nous pouvons aussi nous faciliter la tâche en évitant des sous, sous, sous, dossiers. En effet, la fonction de recherche des ordinateurs de dernière génération est très performante. Dans mon cas, souvent je n’ai que le dossier principal et un sous-dossier : Celui du projet et celui de l’année. Pour le reste, je fais confiance à la recherche Windows. D’ailleurs, je fais de même avec ma messagerie.

Et pour éviter de me compliquer la vie, je donne souvent à certains documents comme les Procès-Verbaux, des noms contenant la date inversée (format international AAAAMMJJ). Cela facilite la recherche informatique. Par exemple, mes PV se nomment PV20190812 pour le PV du 12 août 2019.

Je dois dire que nous n’avons fait qu’effleurer le sujet. Il resterait beaucoup à dire. Il y a un sujet à creuser avec l’arrivée de l’Intelligence Artificielle (AI) qui va nous permettre d’automatiser plus facilement nos tâches rébarbatives.

Mais, je suis sûr que vous avez pleins d’autres idées. Alors les Efficients, partagez-les sur le blog car, nous progressons ensemble !

Les photos sont de Bill Oxford (Unsplash) et de votre coach