Dans l’article du mois précédent, nous nous sommes rafraîchi la mémoire sur quelques principes de base pour une meilleure communication avec nos téléphones. Comme promis, aujourd’hui nous allons voir comment ces conseils s’adaptent pour tout ce qui concerne les emails.

Par exemple, je vous disais de valider les demandes reçues par SMS ou par Whatsapp. Or, le fait de confirmer la réception d’un email, même si nous ne pouvons pas faire le travail tout de suite va nous éviter d’en recevoir 36 autres sans compter les WhatsApp et autres appels téléphoniques. Oui, les gens sont inquiets !

Comme vous le voyez, il y a similitude.

Parfois, en tant qu’efficient, nous aurions tendance à nous moquer de nos collègues dont la boîte de réception déborde. Par contre, nous nous plaignons lorsqu’ils ne répondent pas.

Pour être constructif avec eux, nous devrions faciliter la tâche de nos collègues, leur donner envie de nous répondre plus rapidement. Comment le faire ?

Le premier point c’est de clarifier la ligne de l’objet de manière à ce que le destinataire n’aie pas besoin d’ouvrir l’émail pour en connaître la teneur. Cela permettra à notre interlocuteur de prioriser.
Si nous mettons en pratique une méthodologie comme GTD, nous savons que nous devons éclaircir le sens de chaque nouvel email au moment que nous avons choisi pour réaliser ce traitement. La personne à qui nous écrivons, elle ne sait pas le faire, d’où l’accumulation de mails dans son Inbox.
Soyons sympa : Utilisons la « ligne d’objet » pour l’aider en incluant les réponses aux deux questions : « Qu’est-ce que cet email ? » et, « Quelle est la prochaine action (pour elle) ? ». Par exemple :

• Mise à jour des fichiers de notre site Web – A lire.
• Offre de service selon demande de M. Dupond – Merci de valider.

Si nous avons besoin d’une réponse rapide, évitons le mode « Importance Haute » car, ce n’est pas très parlant. C’est peut-être important pour nous, mais pas nécessairement pour l’autre personne. Evitons aussi de mettre le mot « Urgent » dans l’objet. Cela ne fera que stresser celui qui reçoit le message.
Pour éviter des réactions néfastes et aider les autres à maîtriser leurs réactions émotionnelles, nous pouvons soit, mettre la date importante dans la ligne du sujet soit, mettre « Pour aujourd’hui » Par exemple :

• Offre de service selon demande de M. Dupond – A valider pour le 29.04.2021

Si nous répondons à un courrier qui nous est parvenu, mettons à jour la ligne du sujet. Parce que d’en avoir une avec « Selon ta demande » ne veut pas dire grand-chose.

On rencontre souvent le même souci pour les gens qui ont leur boîte de réception qui déborde, c’est qu’ils ont tendance à ouvrir un mail, le parcourir du regard et, devant l’immensité de la tâche, il le referme. Pourquoi ?

Souvent, les collaborateurs pourraient facilement répondre immédiatement à un ou deux points de notre courrier électronique, mais ils se découragent car il y a un autre point difficile ou, sur lequel ils n’ont pas encore reçu d’informations. Ils le referment en attendant d’avoir la globalité des réponses.

Désormais, cet email se trouve toujours dans leur boîte de réception et il est lentement enterré par les nouveaux arrivages. La solution ?

Mettre un seul sujet dans un email aide le destinataire à bien comprendre ce qu’il a à faire et à vous répondre rapidement, du moins sur les sujets faciles, et avantage confirmé pour un classement efficace. Faisons des emails courts ! Evitons les négations, soyons positif !

Certaines personnes résistent à l’utilisation de cette idée car ils ne veulent pas envoyer à quelqu’un plus d’emails que nécessaire puisque cette personne est déjà submergée. C’est honorable mais pas efficient.

Faites-moi confiance et essayez cette astuce : quatre emails faciles à répondre sont préférables à un seul long courrier ! La personne sera heureuse de se dire « Et hop trois tâches de faites ! ». De plus, elle pourra les classer facilement. 😉

Si non, connaissez-vous l’effet « Ping-pong » ? Répondre aux courriers dès leur réception encouragera la personne qui vient d’envoyer cet email à répondre également rapidement. Nous serons entraînés dans une partie de messagerie ping-pong et nous ne pourrons plus nous concentrer. Or, le courrier électronique ce n’est pas de la conversation instantanée, du « Chat ».

Comme pour les Whatsapp, SMS et autres outils de « chat », clarifions nos emails nouvellement arrivés seulement dans des créneaux horaires ponctuels, autrement dit, lorsque nous avons décidé de le faire et non en flux continu. Je vous rappelle que notre cerveau aime travailler par lot et qu’il déteste faire du multitâches.

Soyons clair dans la démarche. Si les emails ne sont pas des « chat », ils sont encore moins des romans. Ecrivons notre demande simplement. Si nous avons l’habitude de remanier souvent nos phrases alors, lorsque nous pensons que notre courriel est prêt pour l’envoi, l’astuce consiste à attendre. Par exemple, traitons le mail suivant puis, revenons sur le précédent et relisons-le. Nous verrons mieux les inévitables incohérences. Evitons les fautes d’orthographe car la grammaire et l’orthographe importent toujours !

Un dernier point qui peut nous desservir mais qui sort un peu du sujet : Pour autant que cela dépende de nous, choisissons des adresses simples. Par exemple, si nous devons donner notre adresse par téléphone et que celle-ci est Hanche&Genou@monsite.com, comment notre interlocuteur va-t-il l’écrire ?

Est-ce que hanche et genou sont au pluriel ou au singulier ? S’il est étranger, mettra-t-il le H ? Le mot ET s’écrit-il e, puis t ou, & ? A méditer…

Qu’avons-nous appris aujourd’hui ? On résume ?

1. Clarifier la ligne du sujet pour qu’elle soit évidente pour notre interlocuteur.
2. Un email par sujet garanti une réponse plus rapide et un meilleur classement.
3. Evitons de créer un effet Ping-pong.
4. Des emails brefs et clairs encouragent notre interlocuteur à les lire.
5. Vérifions nos emails en les relisant avant de cliquer sur le bouton « Envoyer ».
6. Vérifions nos emails à des moments fixes et non en flux tendu.

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