MERCI, MERCI, MERCI !!! Je voulais remercier toutes les personnes qui mon félicité pour le premier article sur les emails. Il a été vu par 1579 personnes sur LinkedIn, cela démontre un réel besoin de ce type de formation.

Martine a même dit : « Merci Angelo. Je suis du côté des destinataires et il est vrai qu’un message par objet faciliterait mon quotidien ».

Martine reçoit beaucoup de mails puisqu’elle est Gestionnaire d’accès informatique. Elle aimerait que plus de ses collègues respectent cette règle. Or, il faut le reconnaître, pour devenir efficient nous ne devons pas seulement lire mais, surtout, mettre en pratique. Quoi qu’il en soit merci Martine pour ton témoignage.

Désormais nous devons nous former tous les jours de notre vie et, si nous désirons motiver les gens à progresser, il ne faut pas se retenir de nous éduquer les uns les autres. Ne nous retenons pas de distribuer à nos collègues et à nos connaissances le lien de l’article puis, leur demander ce qu’ils en pensent. (Oh oui ! Faites-le svp !😍).

La majorité de nos collègues ne sont pas formés sur la façon de devenir efficient. Ils connaissent les bases des applications qu’ils utilisent mais pas la déontologie qui va avec. Penser au bien-être des autres c’est se rendre service à soi-même.

« Les perdants font des promesses. Les gagnants tiennent leurs engagements. »

 Rob Gilbert

Thierry Delèze, rédacteur en chef du magazine Coopération nous disait dans son éditorial (je le cite) : « Au travail, le déplacement de la conversation téléphonique (comme ça sonne rétro !) vers le digital porte un nom, le courriel. Il s’en échange quelque 300 milliards par jour. TROIS CENTS MILLIARDS !! Dire qu’il a envahi notre quotidien est un doux euphémisme. Lui aussi laisse son lot de questions ouvertes : dans quel délai répondre, que faire lorsque l’on est en copie seulement (le fameux Cc, pour copie carbone, ça ne donne pas tellement envie de répondre, hein ?). »

Pour info, « courriel » est un mot d’origine québécoise. Venons-en à la déontologie dans l’utilisation de cet outil.

Le premier code serait de ne pas mettre une « avalanche » de personnes comme destinataire ou en copie. Visons juste ! N’envoyons nos emails qu’à ceux qui sont vraiment concernés. De plus, comme ceux qui sont les destinataires devraient répondre, évitons de mettre trop de personnes, sinon nous recevrons un raz-de-marée de courrier électronique ☹.

Le deuxième code est que si nous sommes en copie (CC : carbon copy) nous ne répondons pas, nous recevons simplement une information ! Au pire, si le mail contient une erreur ou une omission nous contactons l’auteur et, seulement lui (pas de copie).

Le troisième code sera que nous évitons de mettre des gens en Cci. Avec cette copie cachée, celui qui reçoit le mail n’est pas informé de ceux qui sont aussi en copie cachée. Cela peut donner lieu à des quiproquos pas forcément drôles. N’utilisez la copie cachée que si vous faites un envoi en masse, le fameux emailing.

Comme je l’ai déjà dit, retenons aussi que déontologiquement, un email doit avoir une réponse dans les 48 heures. Le principe est simple, si je veux éviter des relances inutiles, je communique. Si ce travail va me prendre beaucoup de temps, j’en informe l’envoyeur et je planifie le travail. C’est le respect de l’autre et un peu de calme pour moi. 😊

D’ailleurs, en parlant de calme, rappelons-nous que si nous n’œuvrons pas pour un helpdesk ou une réception, nous n’avons pas à travailler avec le programme de messagerie ouvert. En effet, je ne suis pas payé pour traiter des courriels mais pour accomplir mon travail, celui qui est défini dans mon cahier des charges. La messagerie est fermée !

Personnellement, je vous conseille de ne l’ouvrir que trois, voire quatre fois dans la journée. N’oubliez pas que la première partie de la matinée est celle où nous avons le plus de concentration. Profitons de faire les grosses tâches (eat the frog). La première ouverture devrait se faire après 9h00 (à condition que nous commençons notre travail avant 8h00). La deuxième, pas obligatoire, pourrait être avant midi (je sais, certains angoissent). Mais si nous désirons prendre notre repas tranquille, ne l’ouvrons pas. La troisième serait après le repas et, la dernière, je dirais une demi-heure avant notre départ. Bon, si nous sommes un vendredi, je vous laisse juge car, parfois, il vaut mieux la laisser fermée pour avoir un week-end tranquille.

Si vous utilisez les dossiers de mails « En attente » et « Next action » comme Todolist, il est important de vous placer dans ces dossiers pour y traiter le travail à faire et non de rester dans la boîte d’entrée. De plus, si l’on ne veut pas être dérangé durant ce travail, je vous conseille vivement d’enlever toutes les sonneries et autres popup d’information. Je n’ai pas besoin de savoir que j’ai reçu un courriel puisque je le vérifie régulièrement. D’ailleurs, nous savons que nous en recevons. 😁. D’ailleurs, ces sonneries et autres clignotants nous déconcentrent.

Dernier point déontologique pour aujourd’hui, lorsque je m’absente ou que je suis en vacances, je le signale. Attention, sur la boite professionnelle uniquement pour des raisons évidentes de sécurité.

Je peux informer mes correspondants de qui ils peuvent atteindre durant mon absence mais, je peux aussi leur dire que leurs emails ne seront pas lus. Dans ce cas, je peux mettre une règle qui effectivement les détruit. Cela me donne un retour serein.

Si je ne veux pas les détruire, il faudra trier notre « Inbox » lors de notre retour. Prévoyons quelques heures lors de la matinée de rentrée dans notre agenda. Pour faciliter ce travail, classons notre boîte d’entrée par expéditeur et non par le dernier message arrivé.

Cela me fait penser à une dernière idée : Combien de fois je lis les newsletters ? Combien en ai-je ?
Là encore soyons draconien et désabonnons-nous de toutes celles devenues inutiles ou que nous ne lisons plus.

Qu’avons-nous appris ?

• Ne nous retenons pas de nous former mutuellement.
• N’envoyons nos emails qu’aux personnes concernées.
• Si nous sommes en copie, nous ne répondons pas car c’est une simple information.
• Nous évitons la copie cachée.
• Nous répondons dans les 48 heures.
• Nous fermons notre messagerie le plus souvent possible.
• Nous enlevons toutes les alarmes pour rester concentré.

La prochaine fois nous ferons un dernier tour sur des points d’importance vis-à-vis des emails.

Les photos sont de Rich Martello (Unsplash), Daniel O’Down (Unsplash), Soccer (Vecteezy) et votre coach (CE).