Bonjour les Efficients !

Bonne nouvelle : Voici une nouvelle rubrique dont l’idée me vient d’un journaliste d’exception : François Schaller. Si si, vous avez vu juste ! C’est bien l’ancien rédacteur en chef du PME magazine et de l’Agefi, actuel président de l’association CH-EU-Investigation.

Nous étions sur une terrasse pour partager un moment convivial lorsqu’il me lance : « Puisque tu lis beaucoup de livres sur l’organisation personnelle tu devrais en faire une rubrique sur le blog ! Je suis sûr que tes lecteurs aimeraient avoir ton impression en tant que spécialiste sur le sujet. »

Merci François, excellente idée ! Voici le premier article de ce nouveau genre.

Pour débuter, j’ai choisi un livre tout récent de Romain Bisseret qui va nous aider dans la gestion de nos mails. Que celui qui n’a pas de problème avec ça lève la main.

Bon, Romain n’est pas le dernier venu dans la gestion de l’organisation personnelle. Fondateur de la société de coaching In Excelsis, il est le seul Master Trainer GTD certifié de France. Il publie régulièrement des documents de qualité sur le blog du site de son entreprise (https://www.inxl.fr/) et sur bien d’autres encore.

Alors que nous apprend Romain dans son livre ? Je dirais que pour des experts en productivité personnelle, il n’y a rien de révolutionnaire mais, ce qui m’a plût en premier c’est que ce livre est très vite lu. Comme nous sommes tous bien chargé, moins d’une heure pour avoir les astuces de gestion de nos mails est une excellente surprise. De plus, le style écrit simplement et avec plein d’humour, est très agréable à lire.

Et quelles sont les astuces pratiques pour nous éviter de sombrer au fin fond de l’océan Mailesque ? Si j’enlève Préface et Préambule, ce livre ne comporte que 3 chapitres. Le premier se nomme Le facteur sonnera … 57 fois.

En effet, l’auteur compare notre mauvaise habitude de contrôler nos mails à tout instant à l’idée d’avoir le facteur (oui oui, celui de la Poste) qui viendrait 57 fois par jour nous poser notre courrier sur le bureau. De fait, notre productivité tomberait bien bas. D’ailleurs, je vous cite cet extrait :

Les études sur la productivité en entreprise valident les 3 points suivants :

1. Notre efficacité et notre créativité sont directement proportionnelles à notre capacité à nous détendre.
2. Les notifications aléatoires permanentes atomisent notre concentration.
3. Le multitâche est une chimère, dont la poursuite est hautement préjudiciable à la réalisation de chaque tâche, et donc à note productivité.

Selon Romain, il faut en moyenne 2’30 » pour retrouver l’état de concentration dû à une interruption, et 40% des personnes ne se remette carrément pas à la tâche perdue. Je dois faire partie de la deuxième catégorie. En effet, selon le type de job que nous faisons, la concentration était telle que l’on peine à s’y remettre.

L’auteur nous donne aussi le point de rupture selon les statistiques : au-delà de 50 mails par jour, 94% des employés se retrouvent en surcharge d’information. Ne vous étonnez pas si en fin de journée vous vous sentez lessivé. La plupart de ces emails sont inutiles sans compter que beaucoup d’entre nous avons tendance à utiliser le mail pour faire de l’échange. Or, le mail a été conçu pour le partage d’information, pas pour les échanges d’idées.

Evidemment, Romain et moi n’avons pas la même idée sur le téléphone . Lorsque nous échangeons trois mails sur le même sujet, Romain nous dit de prendre le téléphone. Excellente suggestion pour les trois échanges car, j’attends plus longtemps. Désormais je ferais ainsi mais, de mon côté, j’organiserais une séance minute.

Autre suggestion qui revient régulièrement : Evitez que votre première action professionnelle de la journée soit celle de relever vos emails. Cela revient à tuer notre créativité et notre productivité. Idéalement, il faudrait le faire qu’en fin de matinée.

Il est plus efficace de gérer tous les mails en même temps car notre cerveau aime travailler en « mode » (mode téléphone, mode mails, mode analyse,…). Pensez à utiliser Pomodoro (vous pouvez aussi voir une petite vidéo sympa sur le sujet réalisée par Camille).

Choisissez les plages de lectures pour vos mails (au moins 2 fois par jour) et fermer votre messagerie hors de ces plages. Arrêtez aussi les alarmes et autres pop-up qui ne feront que vous déconcentrer. En fait, l’idéal serait d’avoir des bonnes pratiques. Parfait, cela vient dans le deuxième chapitre !

Les bonnes pratiques

La première idée donnée par l’auteur est de clarifier avec son équipe le temps idéal de réponse que l’on attend à nos divers échanges. Quel est le temps acceptable ? C’est évidemment un compromis. Dans l’idée, il faut bannir les réponses immédiates. Là, soit nous n’avons rien à faire soit, nous ne faisons pas notre travail. De plus, nous donnons une mauvaise habitude à nos divers répondants.

La deuxième idée c’est le « One Touch ». Autrement dit, je ne touche mes emails qu’une fois. Et ça c’est typiquement GTD. Puisque en l’ouvrant, j’en prends connaissance, je décide immédiatement de ce qu’il convient d’en faire. C’est un super gain de productivité !

Si la demande de l’email me prend moins de 2 minutes, je l’exécute puis je détruis le courriel (je viens à l’archivage plus bas). Si c’est un mail dont je dois prendre simplement connaissance, qui ne me donne pas de travail supplémentaire mais qu’il me faut plus de 2 minutes pour le lire, je peux le mettre dans un dossier « A lire plus tard ». A moi de me planifier du temps pour cette activité.

Si je dois faire un travail, je mets l’info dans mon système d’efficience et je détruis le mail. Voir, je le classe dans un dossier style « projets » ou « Prochaines Actions ». En fait, je n’archive définitivement que les mails où il n’y a plus d’action à faire ainsi que ceux placés dans le gestionnaire d’actions. Romain nous dit aussi de limiter les hiérarchies de dossier. En général un niveau suffit.

Tous les deux ans il serait judicieux d’archiver définitivement les mails qui ne sont plus avec des informations pertinentes voir, de les jeter.

La troisième idée est d’obtenir une boîte de réception vide car, laisser les emails dans l’Inbox est une mauvaise idée. Notre cerveau va s’efforcer de les lire chaque fois que nos yeux tombent dessus. Alors comment faire si notre boite aux lettres déborde ?

Voici la méthode conseillée par notre auteur :

Obtenir un Inbox vide

1. Choisir une date arbitraire (par exemple : avant ce mois)
2. Archiver ou détruire tout ce qui est avant cette date
3. Classer les mails survivants par expéditeur et détruire ou classer tous ceux qui ne comportent pas d’action
4. Classer les mails par date et les trier par Action / Délégation / Références

Pour les listes de diffusion et autres NewsLetters auxquelles nous nous sommes inscrits, il est possible d’avoir un dossier dans lequel on glisse le mail pour y revenir au moment où nous décidons de lire ce type d’information. Comme mentionné plus haut, il peut s’agir aussi du dossier « A lire plus tard », celui qu’Asian Efficiency (AE) nomme « Read It Later ». D’ailleurs je vous ferais un article sur la méthode AE car elle me semble complémentaire à celle de Romain.

Voici encore deux astuces que j’ai trouvées très efficientes :

Astuce numéro 1 : Remplir les adresses de destinataires après avoir terminé le corps du mail permet d’éviter des envois malencontreux
Astuce numéro 2 : Dans le corps du message, mettre ce que l’on attend de la personne au début. Cela lui évite de devoir lire deux fois le message.
Par exemple : « Il me faut ton avis sur ce qui suit. »

Il y a encore plein d’astuces dans ce livre que je vous laisse découvrir. Le dernier chapitre nous ramène à la vraie vie puisqu’il se nomme :

Il n’y a pas que les mails dans la vie

Ce dernier nous parle des autres moyens de communication qui sont tout aussi efficaces que le mail comme, par exemple :

• Le face à face (le meilleur à mon avis)
• Téléphone (vous savez déjà ce que j’en pense)
• La téléconférence (bon remplacement du face à face s’il est programmé)
• Réseau social d’entreprise (RSE)
• Messagerie instantanée (parfois dérangeante)
• Liste Voir Avec (@MonChef)
• Réunion de synchronisation en mode 1-minute round ou standup

Je vous ferais un petit article sur les deux dernières.

Alors que penser de ce livre. Je dirais : A lire absolument !