Depuis quelques temps, je vois fleurir sur les blogs de productivité et dans les médias l’idée de la « Done List » ou « Liste des choses réalisées » en français. De quoi parle-t’on ? Est-ce que ce type de listes est efficace ?

C’est Oliver Burkeman, auteur du livre « Help ! How to Become Slightly Happier and Get a Bit More Done » qui a mis au point cette idée. Son postulat part du constat qu’établir des « listes de choses à faire » c’est certes efficace mais pas motivant car nous voyons le retard pris chaque jour. Il parle même de « productivity debt » (dette de productivité). De son point de vue, il est bien plus satisfaisant de partir chaque jour d’une page blanche et de noter au fur et à mesure toutes les tâches que nous avons réalisées.

Il est vrai que cela peut sembler amusant de le faire de cette manière mais, on s’aperçoit vite que c’est contre-productif et cela ressemble à ce que l’on peut déjà faire avec le système « Unscheduled Time ». Dans ce modèle d’agenda, une fois que nos rendez-vous sont inscrits, nous pouvons écrire dans les zones libres les tâches accomplies chaque demi-heure. Il existe aussi des applications qui permettent de noter chaque tâche avec le temps réalisé comme Toggl.

Mais alors pourquoi n’est-ce pas efficace ? Simplement parce que cela ne nous enlève pas la charge mentale, nous gardons en mémoire tout ce que nous avons à faire et il y a un fort risque de stress voire, de finir par angoisser. Avec ce système nous sommes en plein dans l’effet de Bluma Zeigarnik.

Selon la journaliste Meret Steiger, Olivier Burkeman nous dit qu’une liste de tâches inachevées ajoute du stress, provoque du surmenage, voire donne le sentiment de ne pas être à la hauteur.

Si cela est vrai, cela signifie simplement que la liste des tâches n’est pas faite pour nous.

Premièrement, comme je vous le dis depuis longtemps, avoir une liste de 300 éléments n’est pas efficient. Nos listes sont créées par contexte. Si je suis en train de travailler au bureau, je n’ai pas besoin de voir la liste de tâches dont je dois m’occuper en rentrant à la maison et à contrario, avoir la liste de toutes les choses à faire au bureau ne m’est pas utile à la maison.

De toute façon, je ne vais pas pouvoir réaliser toute ma liste en huit heures de travail.

Il faut plutôt partir sur l’idée que donne Gary Keller et Jay Papasan dans leur livre « The One Thing », celle que pratique Laura Mabile : Avoir une mini liste de 4 à 5 points sur la base de la liste globale. Personnellement, et dans la mesure du possible, je n’en choisis que trois. Ce sont mes « Most Important Task » (MIT), mes crapauds.

Comment cela fonctionne ?

Nous en avions déjà discuté dans l’article « Enfin ! Je respire »

Dans notre liste de tâche, nous devons pouvoir sélectionner celles que nous devons réaliser aujourd’hui voire, dans la semaine si c’est plus gros. Ce choix se fait sur la base de trois réflexions :

1. Quelles sont les tâches que je dois absolument réaliser aujourd’hui ou cette semaine ?
2. Quelles sont les tâches que j’aime le moins ? (Avalez le crapaud, je commence par celle-ci)
3. Quelles sont les tâches qui me rapporteront le plus (je ne parle pas seulement de l’argent) ?

Nous écrivons ces tâches sur un papier. Soyez très sélectif et écrivez des actions et non des phrases que le cerveau doit décrypter.

Lorsque cette liste est faite, nous estimons le temps que chacune va nous prendre avec une marge d’erreur puis, nous les trions par priorité, de la plus importante à la moins urgente.

Maintenant, il nous suffit de les mettre dans les parties vides de notre agenda pour voir si nous avons vraiment le temps de les réaliser dans la journée. En général c’est là que l’on doit refaire une sélection car, nous sommes souvent très optimistes et nous avons tendance à en prendre un peu trop dans notre liste. Evidemment, si nous avons bloqué du temps en début de matinée pour pouvoir faire nos tâches en mode concentré cela sera bien plus simple.

Oui c’est vrai, j’ai simplifié à l’extrême. Mais si vous souhaitez plus de détails, relisez l’article cité précédemment.

Bien sûr, je suis loin d’être contre le fait de noter chaque jour toutes les actions réalisées. En fin de journée il peut être motivant de voir tout ce que l’on a accompli. Par contre, écrire une « Done List » ne doit pas nous empêcher d’avoir les actions du jour sous le regard comme je vous le disais dans l’article « Qui grignote mon temps ».

Et si vous avez des difficultés dans la création de vos listes d’actions, un petit mail et je vous aide.

N’oubliez pas que le jour de votre mort, votre agenda sera plein […] il y aura encore des tas de choses à faire […] vous voulez que je vous dise ? Quelqu’un d’autre s’en chargera à votre place. Alors prenez le temps de vivre.

Richard Carlson.

 

Les photos sont de Appolinary Kalashnikova (Unsplash.com) et de votre coach