Nous avons certainement tous reçu le message Combox du genre « Salut, tu peux me rappeler STP ? ». Sincèrement les efficients, quelle a été votre réaction ? J’ai l’impression que peu d’entre-nous ont répondu, juste ? 🙂

Nous ne recevons pas forcément ses messages que sur la messagerie téléphonique (Combox). Ils arrivent aussi sur LinkedIn, par le Cisco Webex professionnel, par Whatsapp et autres produits de discussions et avec des audios du même type.

Nous vivons dans l’ère de la déconcentration et la majorité d’entre nous a de moins en moins de temps pour répondre au téléphone. D’autre part, écouter les messages audios en public ne me semble pas toujours idéal car, souvent ils sont personnels voire, confidentiels.

Savez-vous pourquoi ce type de message n’a que très peu de chance d’avoir une réponse de notre part ? Simplement parce que nous avons du mal à en quantifier l’importance. C’est important pour celui qui laisse son message car il sait ce qu’il veut et ce qu’il attend mais, pas forcément pour celui qui le reçoit car il manque d’information

Dans la masse des messages et des urgences reçues, il est très difficile de se faire une idée et dans ce cadre, notre cerveau va simplement procrastiner car, pour lui, il n’y a pas d’urgence.

Lorsque nous désirons que notre correspondant ne nous oublie pas, la bonne habitude consiste à lui permettre de statuer sur l’importance et l’urgence de la demande qu’il reçoit. Cette efficience lui permettra de se préparer et de vous rappeler dans les meilleurs délais.

D’ailleurs, il est également important de donner un délai. En effet, en tant qu’expéditeur, nous avons besoin de cette information pour réaliser notre travail. En aucun cas nous ne voulons être bloqué parce que nous n’avons pas été clair dans notre demande. Par contre, ce délai doit être explicite. Si je dis « Rappelle-moi avant de partir ce soir », comment cela sera-t-il interprété ?

Ce point n’est pas nouveau puisque je vous avait fait un article sur les appels téléphoniques efficients et un autre sur la bonne gestion des emails .

Quel est la bonne manière de faire ?

Lorsque nous envoyons un SMS, un Webex ou un WhatsApp pour demander à quel moment une personne serait disponible il faut que nous soyons clair et précis.

• Donnons le sujet sur lequel nous voulons discuter (Tu le mentionnes).
• Nous donnons une indication de la durée du dérangement (pendant 10 minutes).
• Nous mentionnons le délai (avant 14h00).
• Nous devons accepter qu’il ne puisse pas le faire car nous ignorons son emploi du temps

Cela donne « Salut, j’aurais besoin de tes lumières pour faire l’offre pour Untel. 10 minutes sont amplement suffisantes. Peux-tu me rappeler avant 16h30 stp ? »

Et là, nous recevons en retour : « Oui, ma séance se termine à 15h30 et je te rappelle juste après »

Eh oui, tout efficient validera la réception d’un message bien fait !

Récapitulons :

• Des messages audios que si l’on ne peut pas faire autrement et si leur écoute peut attendre
• Des SMS, mails, Whatsapp écrits dans la majorité des cas ! (Ils pourront être lus en toute discrétion et relus facilement)
• Des informations précises : pourquoi, quand et pour quand, etc.

Bravo les efficients,  vos demandes passeront moins à la trappe !

Les photos sont de Pixabay (Pexel), Arvin61r58 (SVG) et Anthropomorphic-Cartoon-Light-Bulb (SVG)