Tu es tranquillement sur ton ordinateur et tu termines une tâche. Tu fais paisiblement ton « clearing to neutral » et là, tu te demandes : quelle est la prochaine activité que je dois accomplir ?

Que se passe-t-il exactement à ce moment-là ? Tu te demandes d’abord quelle est ta prochaine action et l’inévitable question « est-ce bien la bonne ? ». C’est à ce moment-là que les choses dégénèrent.

A cet instant s’active le grignoteur de temps que nous connaissons le moins. Ce dernier va nous faire perdre des heures chaque semaine sans que nous nous en rendions compte. Il ne fait pas de ségrégation, il nous touche tous.

Il nous faut donc rester vigilant car, ce petit moment d’incertitude lors de la transition, peut s’avérer très coûteux pour notre efficacité et pour notre efficience.

Analysons de plus près ce qui se passe à ce moment précis. Tu lèves le regard et tu regardes ton écran. Soudain, tu y vois ta boite mails, ou tes Whatsapp, ou LinkedIn ou encore Instagram, etc. Ton cerveau s’excite et passe en mode « syndrome de Zeigarnik ».

Ouah ! J’ai tout ça à faire ! Et tu commences à regarder tes mails, répondre aux Chats, voir qui t’a envoyé une notification et aussi les nouvelles photos de tes amis.

Le temps passe ! 10, 15, 20 minutes s’écoulent sans que nous nous en apercevions. Or, si chaque fois que nous terminons une tâche ce point se répète, l’impact est considérable !

On pourrait considérer cela comme de la procrastination ou de l’occupation mais ce n’est ni de l’efficience, ni même de l’efficacité. Maintenant, imaginons que nous puissions l’éviter, combien de temps vais-je gagner sur une journée ? Sur une semaine ? Sur un mois ?

Visualisons quelle différence cela ferait pour nous, pour notre travail et dans notre vie personnelle si nous pouvions éviter ce piège.

Rassurons-nous, la solution existe ! Laquelle ?

Notre cerveau nous joue des tours, il voit des points qui ne sont pas forcément prioritaires. C’est pourquoi, nous ne devrions pas avoir Instagram, LinkedIn ou Whatsapp ouverts. Même notre messagerie devrait être close si nous ne sommes pas en train de traiter nos emails. Mais, n’avoir ouverte que l’application que nous utilisons c’est plus facile à dire qu’à faire.

De plus, la majorité d’entre-nous possède une application qui contient notre To Do List. Malheureusement, cette application est souvent cachée sous une multitude de fenêtres ouvertes sur notre écran et, c’est au moment où nous la cherchons que nos yeux tombent sur notre messagerie (sic).

Alors ? Que faire ?

Voici l’astuce que je pratique : Commence chaque journée avec une liste de tâches bien définie. Une liste qui est précise, qui te dit exactement quoi faire. Attention, pas une liste de 400 lignes qui te surchargerait et te frustrerait. Sais-tu sur quoi je dresse cette liste ?

Simplement sur papier !

Non ! Ne fuis pas ! Regarde comment je fais.

En fin de journée, au moment du clearing final, je note mes points ouverts dans l’application informatique qui contient mes tâches et mes projets. Je note ce qu’il me reste à faire, je trace ce qui est terminé, etc.
Evidemment, tu peux aussi effectuer ce travail le matin si cela te convient mieux mais, dans ce cas, il faut le faire avant d’avoir ouvert les autres applications.

Lorsque c’est fait, je prends un papier et je sélectionne, dans l’application, les tâches qui doivent absolument être réalisées le lendemain y compris les 3 plus importantes (MIT). Ces dernières sont numérotées 1-2-3 dans l’ordre de réalisation. Les autres tâches sont aussi numérotées selon leur priorité d’exécution.

Je prends ensuite ma fiche journalière et je les note selon l’ordre dans lequelle de je dois les réaliser. Les 3 MIT sont toujours en premier. Sur la droite j’ai aussi une colonne pour les personnes que je dois impérativement contacter ce jour-là.

Ensuite il me suffit de commencer par la tâche numéro une, puis deux, etc.

Pourquoi faire cela sur papier ? Parce que cette liste est toujours visible sur mon bureau. Je n’ai pas besoin de la chercher sous des tonnes de fenêtres. Au moment où j’attaque ma prochaine activité, je quitte l’écran des yeux et j’ai bien moins de tentations.

Adopte cette méthode et élimine ces moments d’hésitations coûteux !

Les photos sont de Icon Ade (Vecteezy), Alexandru Zdrobau (Unsplash), ton coach et Brandi Redd (Unsplash)