Mes chers amis efficients, nous voici déjà au dernier article de cette série. Après avoir défini l’heure où nous stoppons notre travail et le moment où nous allons nous coucher, après avoir simplifié nos obligations et mieux estimé notre charge de travail, voici le dernier point : Choisir nos tâches principales de la semaine pour les planifier chaque jour.

Je vous propose de réaliser cet exercice selon les recommandations de Laura Mabille, coach en organisation. Maintenant que nous savons combien de temps nous avons en semaine selon l’exercice des 168 heures, nous allons voir comment ne pas surcharger notre journée. Nous pouvons exécuter ces points soit pour nos heures de travail mais aussi en tenant compte de nos tâches personnelles (hors travail). Par mesure de simplicité, nous allons le faire sur les horaires d’une journée de labeur qui n’a pas de rendez-vous extérieurs ni de réunions. Les points de Laura sont les suivants :

1. Calculer le temps de travail disponible pour la journée (normalement sans les meeting).
2. Enlever les temps de pause et un temps de marge pour les imprévus.
3. Choisir les choses à faire dans la journée depuis nos listes de tâches.
4. Classer les tâches de la plus importante à la moins importante.
5. Estimer le temps de réalisation nécessaire pour chacune.
6. Vérifier que le temps de travail nécessaire ne dépasse pas le temps disponible.

Attention avec nos estimations. Comme Romain Bisseret, Laura Mabille nous dit que nous avons tendance à sous-évaluer. Laura nous recommande de faire le temps fois 3. Romain nous dit que dans le milieu professionnel, il faut compter une marge de 40% pour les imprévus et Laura compte 15%. Faites le test pour vous (de mon côté je suis à plus de 30%).

Vous devez avoir devant vous la liste des tâches que vous devez faire cette semaine. Vous allez y sélectionner celles que vous devez réaliser aujourd’hui ou, du moins, que vous pouvez commencer aujourd’hui pour ne pas se retrouver coincé à la fin de la semaine. Prêt ? On commence !

Calculer le temps de travail disponible dans la journée. Simple, il s’agit de l’heure de fin de travail moins l’heure de début. Puis, on enlève le temps pause déjeûner. Nous allons partir sur 8 heures de travail.

Enlever des temps de pause et une marge pour les imprévus. Pour ce qui est du temps de pause, partons avec 2 fois 15 minutes. Par contre, pour les imprévus, Laura compte un pourcentage de 15% de son temps de travail. Selon votre métier, cela peut être différent pour vous. Sans les pauses, il reste 7h30 de temps de travail réellement disponible. Si nous partons avec 20% d’imprévus, il ne nous reste plus que 6 heures.

Lister les choses à faire dans la journée. Depuis votre liste de tâches, vous prenez celle que vous devez faire dans la semaine et plus spécifiquement dans la journée.

Classer les tâches de la plus importante à la moins importante. Sur ce point, la tâche qui doit impérativement être réalisée dans la journée devient la plus importante.

Estimer le temps de réalisation nécessaire pour chacune d’elle.

Vérifier que le temps de travail nécessaire ne dépasse pas le temps de travail disponible. Sinon, enlever les tâches les moins importantes jusqu’à ce que les deux temps soient équilibrés.

Voyons cela par l’image d’un fichier Excel. Si vous désirez utiliser un tableur pour additionner ou soustraire des heures et minutes, il faut juste penser qu’il sera plus simple de :
Soit tout convertir en minute, par exemple, 1h = 60 minutes donc 1h45 = 105 minutes.
Soit penser à convertir l’heure « en centaine », par exemple, 1h45 = 1,75 et 2h30 = 2,5 et non pas 2,3.

Dans cet exemple, je converti tout en minutes.

Voici maintenant un exemple de tableau de tâches priorisées et minutées. J’ai simplement sélectionné dans ma Todo liste ce qui devrait être fait cette semaine (c’est évidement fictif).

Or le total fait déjà 600 minutes. Je ne pourrais pas tout réaliser aujourd’hui.

Si je ne prends que les 5 premiers cela fait 375 minutes. Il y a donc 15 minutes de trop. Je peux simplement me dire que je vais avancer sur le point 5 et que je finirais demain les 15 minutes manquantes. Mais je peux aussi me dire que je ne travaille qu’une heure sur le point 5 en reportant l’autre moitié à un autre moment puis, j’ajoute le point 7 qui tient dans les temps.

Vous avez compris le principe. Avec un peu d’habitude, nous arrivons à le faire en cinq minutes chaque matin ou en fin de journée. Alors pourquoi s’en priver ? Imaginez comment vous vous sentirez après avoir amené à bien toutes ces tâches en une seule journée !

Aller ! Je vous lâche, c’est l’heure de l’after work 😊

Les photos sont de Prakasit Khuansuwan (Vevteezy.com), Glenn Carstens Peters (Unsplash), Lorenzo Rui (Unsplash) et de votre coach