En 2017, dans un article du début de l’année, je vous disais ce que je pensais du téléphone.

Je n’ai pas changé d’avis mais, je tenais à vous amener quelques précisions d’utilisation. En effet, à l’époque je vous parlais essentiellement des téléphones fixes. Or, de nos jours, beaucoup d’entre nous utilisent exclusivement des téléphones portables.

Dans cet article je vous conseillais de mettre vos appareils sous silence si votre métier vous le permettait. Je vous disais aussi d’enregistrer sur votre répondeur un message qui annonce à votre interlocuteur à quel moment vous allez prendre connaissance du message qu’il laisse. Par exemple, sur le mien je dis qu’en principe j’écoute ma boîte vocale une fois par semaine, généralement le vendredi.

Je vous vois venir, vous allez me dire : Et si on veut t’appeler ? Comment fait-on ?

Bien sûr, cela semble difficile de me téléphoner pourtant, il n’est pas si compliqué de m’atteindre. Teste ceci : Si tu dois m’appeler, tu m’envoies un SMS ou un WhatsApp pour me demander à quel moment je serais disponible pendant 15 minutes pour que nous discutions de ce sujet (tu le mentionnes). Ainsi, je ne suis pas pris au dépourvu et je peux me préparer sur le point de discussion. Autre avantage, cela t’évite de perdre du temps à essayer de me joindre alors que je ne suis pas disponible.

De mon côté, je peux aussi vérifier sur mes listes s’il y a un autre point ou une question en suspens que je voulais aborder avec toi.

Le paradoxe aujourd’hui, c’est que les messages de type différent sont devenu légion. Comment un efficient va-t-il réagir ?

En effet, les SMS et autres WhatsApp ont été créés pour envoyer des messages écrits. Or devant l’avancée technologique, je reçois de plus en plus de messages vocaux ou vidéos.

Ou alors, des SMS de type : « Tu peux me rappeler ? ». Ce dernier point me pose un souci. En effet, pourquoi dois-je te rappeler ? Est-ce un problème grave ? Comment je priorise cela ?

Il y a de fortes chances que je ne rappelle pas en me disant que si c’est important, cette personne essayera de m’atteindre de nouveau. Quoi qu’il soit, la responsabilité de me rejoindre est chez elle.

Ce que nous ne devons pas oublier lorsque nous désirons être efficient dans notre communication, c’est de se mettre à la place de la personne qui reçoit nos messages. Imaginez : Je suis en séance et je reçois un avis écrit sur WhatsApp qui me dit, « Arthur est tombé dans les pommes et je l’ai amené à l’hôpital. Rappelle-moi dès que tu peux ». Que vais-je faire ?

Je m’excuse et je sors de la séance.

Imaginez la même situation mais, le message est vocal. Que vais-je faire ? Vous vous rendez compte si tout le monde écoute ses communications lors des séances ? Et puisque je ne l’écoute pas tout de suite, vous imaginez le risque d’oubli ?

En fait, un message vocal c’est comme si je recevais un appel téléphonique. Si je suis en séance, je ne vais pas pouvoir répondre.

Pire ! Comme inévitablement je vais regarder qui a essayé de m’atteindre, le message va perdre son « flag » rouge et, je vais l’oublier. En séance nous devrions être concentré sur les sujets abordés, il n’est donc pas conseillé de regarder vos différents moyens de communication pendant ce temps. Pour être efficients, nous relevons régulièrement notre courrier mais nous ne le faisons pas en flux tendu.

Bon, plus facile à dire qu’à faire. 😉

Pour éviter, du moins en partie, ce problème, il convient de préciser l’avis sur notre boîte vocale. Je vais expliquer que je préfère une communication écrite (non vocale) qui me donne les raisons de l’appel car, dans le cas contraire, je ne rappellerai pas.

Il y a un autre point que tout efficient fera : Il va valider la réception du message ! Pourquoi ?

Imaginez que vous receviez l’avis suivant : « Le Directeur trouve bien les idées que tu as mises dans ton rapport. Il veut que tu lui fixe rapidement une séance pour en discuter ».

Si je ne réponds pas, que va-t-il se passer ? Mon collègue va se demander si j’ai bien reçu sa communication. Et hop un nouveau message ! Puis, un suivant ! Ou pire, il pensera que son message m’importe peu !

Répondre simplement « Je suis en séance, je le fais dès que j’ai fini » va démontrer que j’ai bien reçu la communication. Si j’imagine que mon collègue est toujours en présence du Directeur, il pourrait lui dire, « message reçu, il le fait dès qu’il sort de séance ». Et tout le monde est rassuré. Après, à moi de tenir ma promesse. (Bon, je n’ai pas respecté l’écoute de la séance 😆).

Alors, qu’avons-nous appris ?

• Pour rester concentré, nos appareils téléphoniques sont en mode silence.
• Le message de mon répondeur dit que je prends mes communications un jour bien déterminé.
• Le message de mon répondeur dit que je préfère des avis écrits plutôt que vocaux.
• Le message de mon répondeur dit aussi que l’on doit me donner la raison de l’appel.
• Je valide la réception des messages que je reçois.

Nous parlons de messages mais, est-ce que ces conseils sont valables pour les emails ? Bien sûr !

Je vous en parle dans mon prochain article.

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