Dans mon article précédent, je vous disais que si la tâche que nous devons accomplir est ennuyeuse à nos yeux, notre cerveau va faire de la résistance. Idem si la tâche nous semble trop énorme et finalement que la procrastination est un symptôme et non la cause du report de notre travail.

Avant de vous parler de la solution, il faut aussi que nous parlions du danger de la procrastination. En effet, si je suppose que j’ajourne une tâche que je n’ai pas envie de faire, je dois savoir que la première conséquence sera une augmentation de mon niveau de stress avec toute une kyrielle d’inconvénients.

Si je continue dans cette direction, la phase suivante sera un sentiment de culpabilité et je vais m’inventer des excuses qui ne serons que des mensonges. Je serai dans le déni.

La phase suivante, prouvée par les études en neurosciences, sera la baisse de l’estime de soi. C’est ce que ressentent de nombreuses personnes et vous pouvez imaginer aisément le résultat final.

Selon Pawel Matusz, spécialiste en sciences cognitives travaillant au Laboratoire d’investigation neurophysiologique du Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV), la proportion de « procrastineurs » est identique dans toutes les cultures. Pas étonnant que la neuroscience s’intéresse à ce phénomène.

En fait, la procrastination vient du combat entre deux régions de notre cerveau : Celui qui s’occupe de l’attention (cortex préfrontal) et celui qui s’occupe des récompenses (système limbique).

Par exemple, imaginez que nous devions faire les courses pour pouvoir ensuite préparer le repas. Nous devons aussi aller chercher nos enfants à l’école et les aider à faire leurs devoirs puis, faire un peu de rangement.

De l’autre côté, nous venons de recevoir le Blu-ray d’un film que nous désirons absolument voir.

Si mon cortex préfrontal n’envoie pas un signal assez fort à mon système limbique, il y a beaucoup de chance que je me retrouve devant la télévision non ? Le plus drôle c’est que vous soyez assis à mes côtés !

Humour à part, nous devons apprendre à duper notre cerveau et la bonne méthode consiste à fractionner les grosses tâches en plusieurs petites, réalisable en moins de temps. A la fin de chaque petite tâche, nous nous récompensons. Notre limbique nous en sera reconnaissant.

Alors, quel est l’outil pour tromper notre cerveau ? Pour ceux qui me suivent depuis un certain temps, vous avez certainement déjà deviné…

Eh oui ! C’est bien le Pomodoro dont je parle. Bravo !

Il est vrai que ce n’est pas la première fois puisque nous le retrouvons ici au point 4

Notez que je vais écrire Pomodoro avec un P majuscule puisqu’il s’agit d’une méthode et non de la tomate en italien et je vous parlerai dirais aussi des Pomodoro et non des pomodori.

Je dois dire que bien qu’elle soit souvent citée dans les journaux et les blogs, la technique Pomodoro est rarement décrite complétement. En effet, Francesco Cirillo, son concepteur, va bien plus loin que le simple minuteur en forme de tomate qui nous donne 25 minutes pour accomplir une tâche.

Pour lui, sa technique comporte 5 processus que nous retrouvons dans le tableau ci-après :

Pour nous efficients, nous comprenons bien ce descriptif. Mais, ce qui se sait moins c’est, que pour réaliser les diverses tâches, Francesco a créé trois fiches de travail. ToDo Today, Records et Inventory. Dans le cadre de cet article, je n’aborderai pas les deux dernières.

Juste pour votre information, la fiche Inventory sert à relever nos tâches et Records sert comme à les archiver.

La première se nomme le ToDo Today, Programme du jour en français. Vous pouvez télécharger les trois fiches ici :

• La première colonne est réservée pour mettre un √ lorsque la tâche est terminée ou la date butoir pour la réalisation.
• La deuxième colonne comporte la tâche à faire.
• La troisième colonne est surprenante. Il s’agit ici de noter la durée que la réalisation de la tâche va prendre mais, attention, pas en minutes ou en heures, mais en Pomodoro. Eh oui, voici notre nouvelle unité de mesure !

Dans les standards de M. Cirillo, un Pomodoro c’est 25 minutes de travail concentré et 5 minutes de pause. Donc, on pourrait évaluer le Pomodoro à 30 minutes.

Par contre, ce que l’on oublie souvent de dire c’est que les 25 premières minutes sont INDIVISIBLES !!!

Comme le dit si bien Francesco Cirillo lui-même : « Il n’existe pas de demi Pomodoro ou de quart de Pomodoro. L’unité atomique du temps est le Pomodoro. Si le Pomodoro est interrompu, il est considéré comme nul et il faut le recommencer depuis le début. ».

Si cela peut nous sembler surprenant au niveau opérationnel, au niveau de la gestion du flux, c’est tout à fait correct. En effet, n’oublions pas que l’idée principale de Pomodoro et de nous mettre dans le fameux mode de concentration que le Dr Kohlrieser nomme le Flux.

Au moment où le Timer sonne, il faut poser le stylo ou lâcher le clavier. Il ne s’agit pas ici de se dire, je termine juste ceci. Non ! Il est temps de profiter d’un café, d’un jus d’orange, de faire une brève pause. Cette pause profite à notre cerveau pour faire de l’assimilation. Il ne s’agit donc pas de prendre une autre tâche et surtout pas une tâche intellectuelle. Passer au toilette est autorisé. (Clin d’œil).

A ce moment-là, nous avons le droit de mettre une croix dans la troisième colonne. Nous venons de faire un Pomodoro sur cette tâche.
Après nos 5 minutes de pause, nous pouvons régler notre Timer à 25 minutes et reprendre notre tâche. La même si elle n’est pas terminée ou la suivante.

Vingt-cinq minutes plus tard, le Timer sonne, nous mettons un X dans la colonne 3 et nous refaisons une pause. En fait, lorsque la tâche sera terminée, nous saurons combien de Pomodoro cela nous a pris pour la réaliser.

Et s’il y a un imprévu ? Je le rajoute simplement à la fin de la fiche. En fait, je commence depuis le bas. A moi de décider quel est le meilleur moment pour le réaliser. Ce processus me permet de rester concentré.

Si je résume :

1. Chaque jour je définis sur ma fiche ToDo Today les tâches que je dois réaliser.
2. Pour chaque tâche, je fais le nombre de Pomodoro nécessaire.
3. Si une tâche imprévue survient je l’ajoute à la fin du formulaire.

Alors en quoi cela me facilite dans ma lutte contre la procrastination ?

Premièrement, nous sommes dans l’obligation de définir les tâches de notre journée. Vous constaterez que contrairement à GTD, Pomodoro n’oblige pas à décortiquer nos tâches en actions simples. Par contre, au niveau de mon expérience je vous le conseille vivement. Cela double l’effet de concentration et donne cette impression d’avancer qui nous motive.

Deuxièmement je dois prévoir de travailler dans une zone calme car chaque Pomodoro est indivisible. Si je désire ce calme, je dois aussi fermer mes messageries, mes réseaux sociaux et mon téléphone. Cela va faciliter ma concentration et l’indivisibilité de mes Pomodoro.

Troisièmement, mon système limbique va se réjouir du carré de chocolat que je lui ai promis à la fin du Pomodoro. Je serais donc motivé pour avancer rapidement car j’aurai une récompense toutes les 25 minutes (attention, l’excès de carrés de chocolat est dangereux pour la santé car il fait rétrécir les vêtements).

J’oubliais de vous parler du bruit du vrai Timer mécanique !

Selon Francesco Cirillo, le bruit du minuteur à un effet apaisant. C’est comme si l’on nous susurrait « Le Pomodoro fait tic-tac. Je travaille et tout va bien ». D’ailleurs, Pawel Matusz va dans ce sens lorsqu’il dit ; « On l’entend décompter le temps et on le voit bouger. Il stimule donc plusieurs de nos sens, ce qui est, comme nos recherches l’on démontré, beaucoup plus efficace qu’un stimulus qui serait soit audio, soit visuel. En effet, le cerveau intègre, sans effort l’information multi sensorielle qui de ce fait, attire fortement notre attention. ».

manipulation du téléphone nous incite à nous disperser. Mais là, c’est vous qui voyez !

Pour ceux qui veulent en savoir plus :

Les photos sont de Tetiana Shyshkina, (Unsplash), Alex (Unsplash) et de votre coach .