Un des commentaires laissé tel quel sur l’article qui parlait de vos réactions sur les listes disait :

 » Voilà voilà, du coup mes tâches sont en général faites à temps, j’ai un suivi qui fonctionne mais la chose qui me pose problème c’est que souvent mes tâches sont faites en avance mais les gens oublient ce que je fais ou perdent mes documents….. alors je fais comment? Je fais les choses en retard comme tout le monde? Comme ça les gens arrêtent de poser bêtement ce que je leur donne dans un coin pour ensuite le perdre????? Là j’ai besoin d’une réponse….. « 

Cela concorde avec l’article sur les Listes pour lequel je vous avais promis de revenir sur la question:

Comment gérer ma délégation de tâches pour être sûr d’avoir un retour ?

Reprenons la problématique posée par le commentaire. Il est vrai que si la perte de documents est ennuyeuse, surtout si ce sont des originaux, il y a malheureusement peu à faire. S’il s’agit de certains services administratifs, ils ne reconnaîtront pas l’erreur ! Alors que faire ? Un envoi postal recommandé ? Etre soi-même en retard pour éviter la perte du document ?

On en revient inévitablement à la délégation : Comment être sûr d’avoir un retour ? Autrement dit : « Comment faire pour que les gens réalisent notre demande dans les temps ? »

Cela dépend de la personne à qui vous déléguez et comment vous vous y prenez.

Lorsque je dis « A qui », je pense effectivement que si vous avez des subordonnés, vous n’avez pas trop de souci quant au retour. Par contre, c’est plus problématique lorsqu’on fait une demande à une entreprise extérieure ou à un supérieur hiérarchique, sic !

Mais dans tous les cas, le maître de la demande c’est VOUS. Donc, tout dépend de comment vous réaliserez cette demande.

Une méthode efficace

Revenons au basic de GTD, célèbre méthode de David Allen. Lorsque je vais déléguer une tâche je DOIS prendre un certain nombre de précautions. Dans l’idée, je vais choisir la personne idéale pour accomplir cette activité, je vais lui donner l’objectif, le résultat désiré et le délai. S’il y en a, je lui donne aussi les contraintes. Qu’ai-je oublié ? Ah ! Oui : Les points de contrôles !

Ensuite, cette action va dans ma liste « En attente de ». Pour clarifier, prenons un exemple:

1. Je dois faire une procédure pour l’installation d’un programme. Je délègue cette procédure à un de mes collègues. Je vais donc suivre la méthode.
2. Qui est le plus compétent pour la faire ? Qui a le plus de disponibilités ? Je demande à Nicolas. Le message sera donc du type :
   • Salut Nicolas, il faudrait que tu mettes à jour la procédure d’installation du soft UNTEL. (Objectif)
   • Cette procédure doit tenir compte des nouvelles versions du programme mais aussi de celles du système sur lequel se fera l’installation (Résultat)
   • Tiens compte du fait que l’idéal serait de ne pas dépasser 5 pages (Contrainte)
   • Il faut que cela soit fait pour le [Date] (Délai)
   • On peut regarder ensemble lors de notre prochaine séance, la semaine prochaine, pour voir si tu rencontres des soucis. (Point de contrôle)
3. Ensuite, dans ma liste du contexte « En attende de » je rajoute cette action : Nicolas, mise à jour UNTEL – Deadline le [Date], entrée le [Date].
4. Dans l’ordre du jour de la séance de la semaine suivante, je rajoute le même point.
5. Je reste maître de ma délégation en laissant un champ d’action « chronométré » et contrôlé.

Mais cela ne sera pas suffisant dans le cas mis en évidence en introduction de cet article. Pourquoi ? Parce que l’action semble se faire par l’intermédiaire d’un supérieur hiérarchique. Alors comment s’y prendre tout en le respectant ?

Décrire, Exprimer, Spécifier et Conséquence

Supposons que je demande des vacances mais que j’ai un délai assez court pour réserver mon billet d’avion. Je vais donc signaler ce point d’emblée. Par exemple, en disant, « pour des raisons de réservations, il me faudrait votre réponse pour le [Date]. Un grand merci d’avance. » Votre demande doit être faite de façon à ce que votre responsable ait envie de vous aider. Vous pouvez utiliser la méthode D.E.S.C pour faciliter les choses (Décrire, Exprimer, Spécifier et Conséquence).

Bien sûr, pour la date, vous prenez une marge. Par exemple, vous désirez partir le 15 juillet et nous somme le 1er juin. Vous devez avoir réservé vos billets pour le 30 juin au plus tard alors votre demande dira « pour des délais de réservation, il me faudrait votre réponse pour le 25 juin ». Cela vous laisse le temps de faire la réservation.

Comme d’habitude, vous allez mettre cette délégation dans votre liste du contexte « En attende de » comme précédemment mais, vous allez vous mettre une action supplémentaire. Disons que le 8 juin, vous allez envoyer un rappel, en général par mail, à la personne. Ce mail doit la motiver à vous répondre mais, soyez courtois. Programmez cette action dans votre agenda ou dans votre système de tâches, vous pouvez toujours utiliser la méthode D.E.S.C.
Si, entre le 8 et le 15 vous ne recevez rien, alors reprogrammez un mail pour le 15 juin. Dans celui-ci vous devez faire ressentir l’urgence.Pas de réponse le 18 ? Alors c’est le moment d’appeler ou d’aller voir votre interlocuteur. Eh oui, il y a des gens qui nous font perdre notre temps. Mais que ne ferions-nous pas pour nos vacances. 😉

Dans un des commentaires de l’article sur le Burnout, il y avait une phrase qui disait :

« L’autre chose aussi que j’ai comprise quand on traite avec des gens, c’est qu’on ne peut pas tout contrôler, surtout pas les autres, et que la seule chose que l’on peut faire c’est de nous changer ou de changer notre façon de voir les choses. »

Juste ! Si vous craigniez d’énerver un peu quelqu’un, ce sera certainement vrai mais, cette personne ne peut s’en prendre qu’à sa mauvaise gestion. De votre côté, en devenant efficient, vous vous changez vous-même et votre boss verra que vous progressez. Ce n’est donc que bénéfice.

A bientôt les Efficients !

Oups ! J’oubliais, vous ne connaissez pas la méthode DESC ? Promis, je vous en parle rapidement.