Je ne sais pas pour vous mais, pour ma part, j’ai toujours la crainte de devoir travailler avec quelqu’un qui ne communique pas ou qui communique mal.

Vous allez me dire que de toute façon, la communication a toujours été le maillon faible de l’homme. Je suis d’accord ! Nous avons créé des moyens technologiques de pointe sans pour autant améliorer notre méthodologie, mais avouez que si l’on aspire à l’efficience, nous devrions au moins en gérer le B A-BA.

Je ne prétends pas être un maitre dans l’art de la communication, loin de là, mais il est toujours possible, et cela par tous, d’éviter au moins la non-communication.

Alors comment nous améliorer dans cet art ? 

En fait, le premier point peut sembler anodin et pourtant ! Il s’agit de se mettre à la place de l’autre. Par exemple, lorsque l’on croise une personne dans un couloir, dire bonjour ce n’est pas simplement être poli, c’est aussi valoriser la personne que nous croisons. C’est la considérer comme un être humain à part entière.

Lorsqu’un collègue ou un ami me parle, je peux verbaliser mon écoute à son égard par exemple en répétant ce qu’il vient de me dire. Cela valide le fait que j’ai bien compris son récit et que je suis à son écoute.

Mieux, si ce collègue me fait une requête, le fait de reformuler cette demande va lui permettre de savoir si je l’ai bien comprise et, de la préciser au besoin. Je manifeste de la considération pour la personne qui me parle et une efficience vis-à-vis de sa sollicitation.

Pour en revenir à nos moyens technologiques, recevoir un message ou faire parvenir un mail est désormais courant. Mais que pense mon interlocuteur si je ne réponds pas à sa demande ? Va-t-il estimer que son message s’est perdu dans le nuage de l’Internet ? Il devrait, car c’est effectivement possible mais soyez sûr que sa première réflexion sera plutôt : « Ce qu’il est mauvais celui-là ». Eh oui ! Je viens de perdre une partie de ma réputation…

Attention, cela ne signifie pas que nous devons répondre immédiatement à toutes les sollicitations que nous recevons. Nous devons aussi avoir de la concentration pour notre travail et faire avancer nos projets. Par contre, lorsque nous vérifions nos messages ou nos emails, n’oublions pas de valider la réception des demandes. Même si nous ne devons pas faire le travail tout de suite, nous informons simplement notre interlocuteur que nous avons bien reçu sa demande et que nous la traiterons.

Prenons un exemple simple : Nous envoyons à cinq personnes une information pour leur dire qu’il y aura une réunion importante le X de ce mois. Dans le message nous mettons que nous aimerions avoir la confirmation de leur présence (ou de leur absence) pour dans trois jours. Que pensez-vous qu’il va se passer ?

1. Deux vont vous répondre immédiatement. Génial mais, sont-ils vraiment efficients vis-à-vis de leur travail ? Les réponses immédiates sont souvent suspectes.
2. Un vous répondra au cours de la journée. Il est probablement efficient.
3. Un autre vous répondra deux jours plus tard, presque à la fin du délai lorsque vous aurez envoyé un rappel. Pas top.
4. Le dernier va vous ignorer. Par contre il sera présent à la séance. Très mauvais ! Si vous avez compté les croissants que vous vouliez offrir lors de la réunion, il va vous en manquer et, c’est lui qui se servira le premier. Vous pouvez en être sûr !

A part l’absence de communication, notre quatrième personnage manque farouchement de savoir–vivre et, il est certain qu’il ne sait pas se mettre à la place des autres. C’est un électron libre. Aime-t-on travailler avec lui ?

Soyons donc comme le numéro deux. Ce type de message peut être traité en moins de deux minutes. Alors pourquoi tergiverser ? Répondons dès que nous traitons nos messages, ainsi dans la journée et, en tous les cas avant la fin de celle-ci, nous aurons une chose de moins à oublier.

Prenons un autre exemple : Vous avez discuté avec un client de son projet. Vous allez développer son produit selon les spécifications qu’il vous a données lors de la réunion. Votre carnet est soigneusement rempli des notes que vous avez prises. Vous travaillez d’arrache-pied et, quelques temps plus tard vous lui présentez le produit fini. A votre avis, quel sera le résultat ?

Ma main à couper que le client ne sera pas satisfait du produit. Il aurait aimé que… et plus de…ou encore de… Pourquoi ? Vous vous êtes coupé de votre client et vous ne l’avez pas tenu au courant du développement de son produit tout comme l’on ne voit pas le train lorsqu’il traverse un tunnel. Autrement dit, vous avez créé « l’effet tunnel ».

Un bon communicateur va faire exactement l’inverse. Il va suivre la procédure suivante :

1. Mise à jour de mes notes et copie au client.
2. Corrections de mes notes si besoin et renvoi d’une copie au client.
3. Création d’une maquette du produit et présentation au client.
4. Correction de la maquette si besoin et présentation au client.
5. Première version du produit et présentation au client.
6. Corrections de la première version si besoin et présentation au client.
7. Création du produit fini.

Oui c’est plus long, mais moins qu’un tunnel interminable et, il n’y a pas de déception, le client valide le produit au fur et à mesure de sa création. C’est un peu la méthode Agile du pauvre.

Pour en revenir au manque de communication dont nous parlions en début d’article, nous nous rendons compte que l’efficience n’est pas donnée à tous.

Conclusion, voici les points à retenir :

• Soyons poli et prévenant.
• Reformulons les demandes.
• Validons l’information quelque soit la méthode.
• Rappelons-nous de la règle des deux minutes.
• Evitons l’effet tunnel.

Et si la méthode Agile vous intéresse, bien que je n’en sois pas un utilisateur, je peux vous en résumer les avantages et vous dire ce que j’en pense dans un prochain article. Laissez-moi un message, je vous confirmerai sa réception et vous répondrai rapidement.