Bonjour les Efficients,

L’autre jour, un collègue m’explique que son épouse lui a posé une énigme un peu étrange. Elle lui a dit : « Tu as un pistolet sur la tempe et tu dois appeler une personne. S’il répond, tu es mort. S’il ne répond pas, tu es libre. Qui appelles-tu ? »

Et mon collègue lui sourit et lui dit : « Angelo » (moi)

C’est vrai, je ne réponds que rarement au téléphone et, celui-ci, est toujours sous silence. Mais il y a de bonnes raisons à cela. En effet, il fait partie des sources permanentes d’interruptions. Or, lorsque certaines tâches sont interrompues, il faut compter entre 10 et 20 minutes, voir plus, pour retrouver la concentration et le fil conducteur. Il m’arrive fréquemment, par exemple, de faire des scripts informatiques. Une interruption signifie souvent la perte totale de ma concentration sans penser au fil conducteur du script, d’où des erreurs (bugs) potentiellement dangereuses. Ceux qui en font me comprendront !

Je dois dire aussi que pour mon travail, le téléphone fait partie des outils grandement improductifs. Certes, si je dois appeler un ami malade, c’est parfait. Mais dans les autres cas, les raisons de sa non-utilisation sont nombreuses :

1. Supposons que je sois justement en train de réaliser un script informatique et, qu’une personne qui m’appelle et me demande certaines précisions sur un rapport remis il y a une semaine. Premièrement, je n’ai plus en tête les informations nécessaires. Il faut aussi que je retrouve le document et donc, je dois changer et recentrer ma concentration sur le sujet de l’appel. Ensuite, je dois faire le travail inverse (sic)
2. Lorsque je boucle le téléphone, j’ai deux choix : soit je note rapidement un résumé de la conversation pour me permettre de valider et de retenir ce qui a été dit soit, je ne fais rien et dans les 5 minutes je ne me rappelle plus si je dois faire quelque chose en rapport avec notre discussion téléphonique. Donc, en plus d’avoir perdu un temps fou au téléphone (certains de mes collègues sont très bavards), je dois en plus prendre des notes.
3. Lorsque je boucle mon téléphone, une fois sur deux je me dis que j’aurais du profiter d’avoir ce collègue au bout du fil pour lui parler d’un autre sujet que j’avais dans mes taches et sur lequel j’avais besoin de précisions qu’il pouvait me donner. Or, soit j’ai oublié de contrôler ma liste de taches soit je voulais tellement retourner à mon travail pour ne pas perdre complètement le fil que je ne l’ai pas fait. Bien sûr, discuter de vive voix a beaucoup d’avantages, mais certainement pas celui de tomber au bon moment ni celui de délivrer des informations précises et complexes.
4. « Ecoutes, il faut que je regarde. Là je ne me rappelle pas. Je te tiens au courant. » Voilà comment je me retrouve avec un singe de plus sur mon épaule et un ou deux appels téléphoniques de plus à faire. Globalement, c’est insatisfaisant et surtout ce n’est pas efficient !!!

Je dois dire aussi que dans mon métier, lorsqu’on m’appelle c’est rarement pour me dire de venir participer à un apéro. En général, c’est que l’un de mes collègues a un service à me demander ou un souci à régler.

Logiquement, la question qui suit est : quel est le meilleur moyen de communication qui corrige les problèmes susmentionnés ? Et là, je risque de faire bondir quelques-uns d’entre vous car la réponse est : l’émail !

Et oui, s’il remplit désespérément ma boîte de réception, il a au moins l’avantage de laisser une trace sans que je doive la réécrire et, de plus, il force mon interlocuteur à être précis. Comme je ne regarde pas mes emails toutes les 5 minutes, je peux rester concentré sur mon travail. (ceux qui utilise la technique Pomodoro comprennent bien ce point). D’ailleurs, si vous avez des soucis dans la gestion de vos emails, dites-le moi et j’en fais un prochain sujet.

Par contre, si votre métier vous le permet, vous pouvez prendre les mesures ci-après :

1. Mettez votre téléphone et votre GSM sous silence
2. Sur vos répondeurs, laissez un message qui incite votre interlocuteur à vous envoyer un email plutôt que de vous laisser une demande sur le répondeur.
3. Toujours sur vos répondeurs dites à quel moment vous allez écouter le message s’il veut en laisser un. Chez moi, je le fais lors de mon « Weekly review » (GTD) donc, une fois par semaine, le vendredi après-midi. Me laisser un message le samedi veut donc dire « Attente d’une semaine »

Et si c’est important ? En général, les gens qui vous délivre un message important sont connus (votre chef, votre conjoint, etc…). Dans la majorité des cas, les SMS, Whatsapp et autres suffisent. De plus, si la personne qui doit vous contacter a vraiment une urgence, elle ne va pas laisser seulement un message sur votre répondeur. Elle va vous rappeler plusieurs fois. Allez ! A la cinquième je me dis que c’est important et je réponds. Quoi que…

Essayez et vous deviendrez bien plus efficient !