Procès-verbal ! Quel drôle de nom. Je n’ai jamais su ce que le mot « procès » venait faire là-dedans. L’origine du mot semble venir des agents du 14ème siècle qui, ne sachant pas écrire, rendaient compte au juge de manière verbale. Le mot en anglais semble être « Charge Sheet » que l’on peut traduire par « feuille de charges », ce qui est plus proche de la réalité.

Mais, peut-être vous demandez-vous pourquoi je me suis mis en tête de vous parler du PV dans cet article ?

Simplement parce que lors d’une séance, je me suis fait prendre à partie sur un certain travail par une personne qui n’avait pas lu le PV dans son entier car elle le trouvait trop long ! Elle ne savait donc pas que ce dernier donnait les explications nécessaires et indispensables.

Evitez-vous cette honte Oh Efficients !

En effet, le PV en question contient les tâches discutées lors d’une réunion, les noms des personnes responsables desdites tâches et le délai de réalisation. Selon le nombre de séances auxquelles nous assistons, nous en recevons un certain nombre. Sincèrement, qu’en faites-vous ?

C’est vrai que lorsque je reçois six pages de « Bla Bla » ma première idée est de mettre le document dans le tiroir voir, à la récupération du papier. Mais, ce n’est pas la bonne méthode. Deux raisons à cela :

1. Je ne saurai pas ce que je dois faire et/ou je risque d’oublier une tâche importante.
2. Je ne serai pas au courant de qui effectue les tâches selon le ou les projet(s) discuté(s) lors de ladite séance.

Alors comment traiter les PV avec efficience ? Simple !

Si vous l’avez en mode papier, sortez un marqueur, si vous l’avez en mode électronique, regardez que le logiciel que vous utilisez vous permette de faire une annotation ou de surligner le document.

Comme il ne s’agit pas d’un livre, vous pouvez parcourir chaque ligne d’un simple regard. L’importance de cette démarche est double :

• Chaque fois que votre nom apparait, surlignez-le !
• Chaque fois qu’une phrase vous implique, surlignez-là !

Un petit exemple : Si dans la colonne « Attribué à » je vois mes initiales, je les surligne.

Si dans la colonne « Décisions / Actions » je vois une phrase du genre :  » La phase d’installation réalisée par Edouard se termine la semaine prochaine. Cela va permettre à Angelo de tester les scripts » je surligne.

Normalement, en moins de trois minutes, je suis à la fin du document. Rapide non ? Dans cette première phase, j’ai rapidement revu chaque point de la séance. L’avantage c’est que je sais que Roland s’occupe du problème avec le client ZZZZ. Si j’ai une question sur ZZZZ, je saurai à qui m’adresser. C’est une référence.

Maintenant, vient la phase intégration dans mon système selon GTD. Pour cela, je reviens au début de mon PV et je ne relis que ce que j’ai surligné. Par contre, cela engendre une action de ma part puisque je l’intègre dans mon gestionnaire d’activités. D’ailleurs, soyez attentif  au fait que dans un PV les tâches sont plutôt grossièrement décrites.  Voyons cela de plus près.

Pour chaque ligne surlignée, je regarde si c’est une tâche simple ou multiple. Si c’est une tâche simple, je regarde si je peux la faire en moins de deux minutes. Si oui, je la fait. Si non, je la reporte dans mon agenda ou dans mon gestionnaire d’actions. La différence est simplement la « grosseur » de la tâche. Par exemple, l’action « Analyse du script untel pour évaluer le temps de l’évolution selon la demande de M. Durant » sera planifiée puisqu’il me faut un moment tranquille pour la réaliser. Par contre, « modifier les en-têtes du rapport Dupond », peut se faire durant un temps mort, donc je l’ajoute dans mon gestionnaire d’action et dans le bon contexte.

Si c’est une tâche multiple, et que nous sommes « utilisateur papier », je prends un plan de projet vierge, si je suis plutôt « électronique », là j’ouvre mon gestionnaire de projet. Selon GTD, je vais ajouter cette tâche dans l’index de mes projets puis, je reviens à mon plan de projet pour y écrire chaque action que demande la réalisation de cette tâche. Lorsque j’ai écrit tout ce à quoi j’ai pensé, je me pose la question : « Quelle est la première action à réaliser pour cette tâche? ». Une fois définie, je la reporte dans mon agenda ou dans mon gestionnaire d’actions selon les mêmes critères que la tâche simple.

Lorsque c’est fait, je reprends le PV et je poursuis la lecture des lignes surlignées. Et ainsi de suite… jusqu’à la fin du PV.

Comment ça c’est trop long ? Nous sommes des efficients non ?

En fait, ce travail n’est long que la première fois. Surtout s’il concerne l’ouverture d’un projet. Par contre, si c’est un PV de la séance hebdomadaire d’une équipe, la majorité des tâches seront déjà dans notre système puisque nous les y inscrivons directement lors de leurs apparitions dans le PV. Il ne s’agira que d’une mise à jour.

Bravo si vous êtes arrivé jusqu’ici.

Et n’oubliez pas les efficients, notre art est le chemin d’une vie d’améliorations dont nous profitons pleinement !