Si en fin de journée vous avez l’impression de ne pas avoir avancé sur votre travail mais que vous êtes exténué, il est fort possible que cela soit dû à de multiples interruptions dans vos tâches.

Qu’entend-on par interruptions au travail ? En général nous pouvons inventorier celles-ci :

1. Les appels incessants
2. Les e-mails qui vous inondent au fil de la journée
3. Les notifications en tous genres
4. Le bruit dans les bureaux ouverts
5. Les réunions impromptues
6. Les collègues qui viennent vous déranger

Selon une étude américaine menée par feu le Dr Philippe De Woot, les cadres de haut niveau sont en moyenne interrompus toutes les 8 minutes, et ce, pendant 3 minutes. Comme il faut environ 23 minutes pour retrouver la concentration…

Comment gérer ces interruptions ? Puisque vous me suivez, vous connaissez déjà la réponse pour plusieurs d’entre-elles. Par exemple, pour la première, vous ne répondez au téléphone que dans des plages bien définies. Il en va de même pour les emails. Pas de réponse au fil de l’eau mais lors des plages définies et par blocs.

En ce qui concerne les différentes notifications (appels, e-mails, etc.), elles sont désactivées. Je sais que je reçois des mails, je n’ai pas besoin que ma messagerie m’en tienne informé. Ceci règle les points 2 et 3.

Toutefois pour y arriver nous devons créer des routines de travail afin de rester organisé dans notre journée. Pour cela, nous devons définir des plages horaires destinées à effectuer notre travail dans le calme et sans aucune interruption. L’idée est de faire savoir à nos collègues que pendant cette plage, non seulement nous ne sommes pas disponible mais aussi qu’ils doivent limiter le bruit dans le bureau.

Evidemment, si nous travaillons dans un « open space », n’hésitons pas à nous isoler, si possible, dans un local calme. Porter son casque téléphonique peut indiquer aux autres que je ne suis pas disponible.

Comme nous le constatons, pour éviter le dérangement inutile, nous devons communiquer avec nos collègues. L’établissement de règles au sein des équipes est un point important pour préserver notre tranquillité au travail ainsi que celle des autres.

Il est aussi possible, lorsque l’un de nos collègues veut nous parler, d’essayer d’aller dans son bureau afin de pouvoir partir quand nous le souhaitons. Par contre, si le collègue s’éternise dans notre espace de travail, n’hésitons pas à nous lever pour lui montrer qu’il est temps que chacun retourne à son travail.

Bien sûr, chaque journée aura son moment de « folie ». Cela détend et soude les équipes. Par contre, nous devons éviter de nous laisser aller et de prendre de mauvaises habitudes, telles que venir au bureau d’un collègue pour une simple discussion alors que nous le voyons concentré.

Avec des limites bien établies, chaque collègue saura parfaitement quand il peut « déranger les autres » pour leur transmettre des informations ou des appels téléphoniques. Si notre collègue s’éternise, ou qu’il ne respecte pas les règles mises en place, il faut le lui dire clairement mais gentiment. Pour réaliser cela, il faut souvent choisir le bon moment, par exemple autour d’un café.

Pour le faire sans encombre en évitant de le froisser nous pouvons le faire en :

1. Décrivant la situation
2. Exprimant notre ressenti personnel
3. Suggérer une solution
4. Et en concluant par le bénéfice que nous en auront tous les deux.

Cette méthode se nomme DESC. Elle a été développée par Sharon Anthony Bower et son mari Gordon H. Bower dans leur livre « Asserting Yourself » en 1976 déjà. N’hésitons pas à l’utiliser.

Alors prêt pour une meilleure concentration ?

Les photos sont de Kindelmedia (Pexels) et de Ghozi Microstock (Vecteezy)