La dernière fois, je vous ai remis un document pour vous faciliter l’inventaire des tâches que vous réalisez pendant votre journée, le « Time Log ». Premier conseil, utilisez-le ! Deuxième conseil, n’arrêtez pas trop vite ce contrôle même s’il vous semble rébarbatif. Il est vital pour améliorer notre gestion du temps et comprendre nos points faibles.

Pour tous ceux qui ont fait l’exercice, bravo ! Cela signifie que vous désirez vraiment vous améliorer. Vous avez une mentalité d’efficient !

Maintenant que vous avez recueilli toutes ces données, vous devez décider de ce que vous allez en faire. Bien sûr, cela dépendra en grande partie de ce que vous aurez trouvé dans votre fichier de « Time log ».

Comment si prendre ? Je vous propose de faire une petite analyse en quatre points :

1. Les trajets
2. Apprendre à utiliser au mieux notre temps
3. Quelques conseils pour mieux gérer son temps
4. Pallier le manque de compétences

Pourquoi commencer par la gestion des trajets ? Simplement parce que c’est le plus voyant. Arriver en retard chez le médecin ou chez un client c’est hautement visible. De plus, ce que nous allons voir maintenant est applicable pour les autres points.

Avez-vous constaté en analysant vos « Time logs » ce qui provoque vos retards dans les trajets ?

Une jeune femme, que nous appellerons Sophia, reconnaît que ce sont ses parents qui lui ont appris à être ponctuelle. Elle nous dit : « Si nous devions être à une réunion de famille ou aller au cinéma pour 20h00, maman nous demandait de commencer à nous préparer deux heures avant. En effet, nous devions avoir le temps de dîner, de laver la vaisselle, de nous habiller, de nous rendre sur les lieux et de trouver une place de parc. La ponctualité est tout simplement devenue une habitude chez nous. »

Parfois, il est utile de laisser du temps à l’imprévu. Sophia se souvient : « Dernièrement, j’ai dû passer prendre plusieurs collègues pour un meeting dans une succursale. En route, un pneu de ma voiture a crevé. Je l’ai fait réparer, et même ainsi j’ai pu aller chercher mes collègues à temps. Voyez-vous, je prévois toujours du temps supplémentaire pour une panne ou des bouchons éventuels. »

Ainsi, pour les trajets, l’élément principal c’est : ANTICIPER.
Que devons-nous anticiper ?

Pour calculer la durée du trajet je dirais « Merci Google Map ou tout autres GPS ». Certes, il faut encore y ajouter une marge pour ce que nous allons voir ci-après mais, la durée du trajet est essentielle. Elle est facilement détectable dans notre fichier de « Time log ».

En effet, si j’ai noté que je suis parti à 6h30 et que je suis arrivé à 7h00, cela signifie que prendre ma voiture (ou tout autre moyen de transport), rouler, me parquer et prendre place à mon bureau m’a pris environ 30 minutes. C’est bien si mon trajet fait moins de 15 Km.

En revanche, si je dois être au bureau à 7h00 et que je pars à 6h45, je n’ai compté que le trajet. Il y a de forte chance que je ne sois pas assis au bureau à 7h00. Eh oui, il faut prévoir d’autres points :

• • Une crevaison. C’est la panne la plus courante mais, il y en a d’autres.
  • Les bouchons. Avec le nombre de véhicules sur nos routes et tous les travaux c’est inévitable.
  • Les grèves. Si vous prenez les transports publics ou un avion, c’est bien d’en tenir compte.
  • Les places de parcs. Si nous avons l’habitude d’utiliser Google Map ou autres GPS, ne nous contentons pas simplement de regarder le trajet mais, jetons un œil sur les parkings à proximité.

Une bonne manière d’éviter des retards et de visualiser le trajet car, nous y verrons les difficultés que nous pourrions y rencontrer et anticiper celles-ci.

Ne sous-estimons pas le point suivant : avoir fait le plein de carburant ou, avec les voitures électriques, que mes batteries soient chargées. Pourquoi attendre que je sois à sec pour passer à la station ? Et si cette nuit il y a une urgence ? Et si demain matin j’ai un imprévu ?

Mon conseil : Au quart de la charge de la batterie ou du réservoir, faites le plein.

Nous connaissons maintenant le premier secret pour être à l’heure : ANTICIPER !

La prochaine fois nous allons voir comment notre fichier log va nous aider à maitriser d’autres retards.

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