Les mots ne sont que du vent. Mais le vent pousse les bateaux.

Je ne me souviens plus qui a dit cela mais je trouve cette phrase pleine de sens. Il y a partout des mots qui nous horripilent. En voulez-vous un ?

Si je vous dis : « Procédure » – Eeeh ! Ne fuyez pas ! Revenez les Efficients !!!

Il est vrai que ce mot a plutôt tendance à nous hérisser les poils. On y voit toutes les contraintes du monde et le côté noir des administrations étatiques. D’ailleurs ne disons-nous pas de quelqu’un qui est tatillon que c’est un procédurier ?

Au-delà de l’effet répulsif, qu’est-ce qu’une procédure ? En soit, c’est plutôt simple : c’est juste une liste chronologique d’actions à faire pour avoir le résultat escompté. Je dirais même qu’il ne faut pas inverser la chronologie des actions. Imaginez ce qui suit :

Résultat demandé, avoir un œuf au plat

1. Prendre une poêle dans l’armoire
2. Poser la poêle sur la plaque de la cuisinière
3. Allumer la plaque
4. Prendre un œuf dans le frigo ainsi qu’un peu de beurre
5. Mettre le beurre dans la poêle et attendre qu’il fonde
6. Casser l’œuf dans la poêle
7. Sortir une assiette de l’armoire
8. Mettre l’œuf dans l’assiette lorsqu’il est cuit.

Maintenant, imaginez que je croise la position 1 avec la 7. Je crois que je vais avoir un problème pour atteindre l’objectif, sans compter le temps de nettoyage de la plaque et voir ma petite femme pas du tout contente … Aïe !

Là, vous allez me dire : « en quoi cela concerne l’efficience ? » Si je vous dis que depuis que j’ai créé et mis en place mes procédures je suis devenu plus efficient, vous me croyez ? Et pourtant c’est vrai !

Dans un précédent article sur le téléphone, je vous disais que cet appareil crée des pertes de concentration. Malheureusement, les coupures dans notre quotidien il y en aura toujours. Combien de fois, alors que vous êtes tranquillement assis, à votre bureau, à la maison, et que vous êtes concentré sur une tâche, votre moitié vous appelle en disant : « C’est prêt !!! Dépêche-toi ça va être trop cuit ! »

Nooon, je n’ai rien contre mon épouse ! Je l’adooore ! C’est juste un exemple (si si). Mais, lorsque vous revenez une heure plus tard, combien de temps mettez-vous pour retrouver où vous en étiez resté dans votre travail ?

Pour une tâche que nous faisons plus ou moins régulièrement, les procédures nous font gagner de l’efficacité par le fait que cela nous permet :

1. De ne pas oublier une étape (surtout après diner).
2. De ne pas avoir à se souvenir comment faire certaines choses.
3. D’analyser nos tâches et nos méthodes de travail pour les optimiser.

Avec une procédure, lorsque je reviens à mon bureau, je jette un œil sur la liste et je continue là où je me suis arrêté avant le diner.

Mais le point 3 est très important. Cela m’oblige à détailler mes actions. En analysant comment je procède pour mes tâches, je peux découvrir certaines pertes de temps ou certaines étapes inutiles. Je peux aussi savoir quelle est l’action la plus longue à mener à terme ou celle qui me pose le plus de problèmes. Là encore, je peux faire la tâche la plus longue en planifiant assez de temps pour ne pas être sous stress. En détaillant celle qui pose régulièrement problèmes, je peux y apporter des solutions. Je deviens donc plus efficient.

Il reste un dernier souci : écrire une procédure c’est rébarbatif !

Vous avez raison ! Mais le truc pour le faire sans trop s’en rendre compte c’est de l’écrire au fur et à mesure que l’on effectue la tâche. Si la tâche est longue, l’on peut l’écrire la procédure en plusieurs étapes. Et lorsque c’est fait, on peut alors facilement analyser et améliorer la tâche pour gagner en efficacité !

Et maintenant ? Une procédure n’est-ce pas génial d’efficience ? Alors, on s’y met ?