Oui, lorsque je prends un rendez-vous c’est bien un engagement. De ce fait, il est inscrit dans mon agenda. Oui, il arrive souvent que je doive le reporter car « temps difficiles et événements imprévus arrive à tous ». Là n’est pas le problème puisqu’après mes To Do listes, la chose qui change le plus rapidement en ce moment c’est bien mon agenda.
Si l’urgence est majeure, je vais téléphoner ou envoyer un message pour reporter le rendez-vous mais, comme j’ai la tête prise par le problème qui vient de m’arriver, je risque d’annuler le rendez-vous et de revenir à ma préoccupation ou, simplement de passer à ma tâche suivante.
A ce moment-là, il y a bien des chances que j’oublie cet engagement. Oups ! Mon client, mon collègue ou mon ami va certainement m’en vouloir. Il ne pourra pas avancer dans son projet, et voilà le début d’une réaction en chaîne.
Mais alors quelle est la bonne procédure si je dois reporter un rendez-vous ?
La meilleure manière serait que, lors de notre appel téléphonique pour renvoyer cette entrevue, nous reprenions immédiatement un autre rendez-vous. Dans ce cadre, nous sommes bien dans la règle des deux minutes.
Or, de nos jours, il est de plus en plus difficile de contacter les gens par téléphone. Nous nous sommes donc rabattu sur les messageries vocales, les SMS ou les emails. C’est souvent là que commence la difficulté.
Bien sûr, il y a plusieurs moyens de ne pas oublier notre engagement. Dans un premier temps, le plus simple serait de l’écrire sur notre carnet de notes que nous avons toujours avec nous ou, dans notre application ToDo. Une simple phrase dynamique dans le genre : « Reprendre le rendez-vous annulé du [date] avec François pour l’article sur l’IA » et nous retournons à nos préoccupations.
Nous pouvons aussi envoyer un message dans lequel nous faisons directement quelques propositions. Ce message pourrait avoir la teneur suivante : « Si cela joue pour toi, je te propose de le reporter soit le [Date & heure] ou le [Date & heure]. Le cas échéant, merci de me donner tes disponibilités. ».
Bien sûr, cela ne nous évite pas de créer dans notre ToDo liste « En attente » la tâche de rappel. Cela nous permettra de vérifier que la personne nous a bien répondu et de pouvoir faciliter le report de ce rendez-vous.
Personnellement j’utilise une astuce qui peut vous être utile : Tant que le rendez-vous annulé n’est pas replanifié, je ne l’enlève pas de mon agenda. La raison est toute simple. Lorsque je ferai ma revue hebdomadaire, cela va me sauter aux yeux.
En effet, si nous avons l’habitude de faire notre revue hebdomadaire, ce que je vous recommande plus que vivement, nous voyons dans la partie 5 le point « Revoir le calendrier des semaines passées ». Pourquoi ce point ? Simplement parce que passer en revue le calendrier sur les 2 dernières semaines met en avant les actions que nous n’avons pas pu réaliser et que nous devons ré-agender.
Bien que la revue hebdomadaire ne soit pas le moment pour accomplir les tâches, la mise à jour de notre agenda peut faire exception.
Je vous rappelle que l’agenda contient de « engagements » et que c’est la première chose qui est contrôlée le matin.
De plus, si l’engagement que nous devons reporter est par exemple, un rendez-vous médical, avec un peu d’imagination nous comprenons l’importance de l’engagement et de notre agenda. Maintenant, imaginons l’impact d’un rendez-vous annulé pour celui qui en avait besoin. 🤔
Comme je vous le disai en début d’article, nous pourrions provoquer un blocage dans un des projets chez notre client, ami ou collègue. C’est l’effet Papillon, autrement dit le fait qu’une infime modification des conditions initiales peut engendrer rapidement des effets très importants. Ce point est tiré de la théorie du Chaos d’Edward Lorenz. Je vous en dirai plus dans un prochain article.
N’oublions pas :
- Lors d’un report de rendez-vous, la règle des 2 minutes est la meilleure solution.
- Notons dans notre ToDo que nous devons redéfinir un rendez-vous.
- Ne le détruisons pas tout de suite pour avoir un suivi dans notre revue hebdomadaire.
Alors, restons efficients, restons serein.
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2 réponses
Tel père telle fille, je fonctionne comme toi! Si je dois annuler alors je propose directement autre chose et si je dois vérifier alors je note sur mon fameux post it comme ça je sais que je dois prendre un moment pour ça 😉
Et si c’est qqn qui m’annule alors je le laisse gérer et je ne reviens pas vers lui, il se débrouille et s’il ne revient pas bah tant pis, je me dis que j’étais pas si importante pour lui et je passe à autre chose haha! Comme ça je ne fais pas le travail des autres et je ne me prends pas la tête avec ce que les autres n’arrivent pas à faire, chill quoi 😉
Cela à l’avantage de raccourcir les listes.
Ceci dit, j’ai tendance a faire comme toi mais cela dépend de mon implication. Si j’ai un travail à fournir et que le responsable ne me rappelle pas, une fois ok, deux fois ok, après, bonjour les dégâts.