« S’il y a une technologie que j’éliminerais c’est l’email ! C’est trop vieux ! Et WhatsApp suffit. ». Etes-vous de cet avis ?.

Oui, l’email est une ancienne technologie. C’est en 1965 qu’il fait sa 1ère apparition à l’Institut de technologie du Massachusetts sous le nom du programme « Mailbox ». Les utilisateurs laissent des messages sur les ordinateurs de l’université pour que d’autres puissent les consulter en local. Avec ce mode de stockage, nous sommes, à ce moment-là, encore loin de l’envoi de messages à travers Internet, c’est plutôt un style post-it 😒.

Le courrier électronique tel que nous le connaissons est né en 1971 avec, cette fois, l’objectif d’établir des communications entre les utilisateurs d’ordinateurs reliés en réseau. Ray Tomlinson, ingénieur américain, met au point le système de messagerie en réseau ARPANET (précurseur de l’Internet aujourd’hui) et adopte le symbole @ en guise d’adresse.

Mais la 1ère utilisation connue du mot « e-mail » ainsi que la création du protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), utilisé pour transférer des messages électroniques vers des serveurs de messagerie électronique date de 1982.

Pour en revenir à ma question du début, il est bien de savoir que lorsque le casier entrée (Inbox) déborde, il est difficile de s’y retrouver dans un bon millier de emails ! Mais pensez que l’email soit dépassé n’est pas correct.

En fait, il faut différencier la messagerie des applications de conversations instantanées aussi appelées CHAT (bavarder) telles que WhatsApp parce que leurs objectifs sont très différents.

Nous devons plutôt apprendre à utiliser chacune à bon escient car, de tous côtés nous pourrons vite déborder, saturer. Comment s’en sortir ?

Le choix entre le courrier électronique et les applications de messagerie instantanée peut sembler anodin, pourtant il va avoir un impact significatif sur notre productivité et sur notre communication.

Réfléchissons à l’organisation et la structuration. Le courrier électronique permet une organisation « charpentée » des messages. Les dossiers, les étiquettes et les filtres offrent un moyen efficace de trier et d’archiver les conversations. Cela facilite la recherche d’informations et permet de garder une trace claire de la correspondance, ce qui peut être difficile à réaliser avec WhatsApp.

Dans un « bavardage » instantané il est impossible d’avoir une gestion des demandes. Lorsque deux conversations se mélangent dans un groupe, l’une finira sans réponse simplement parce qu’elle aura disparu dans le flux des commentaires qui arriveront. Des informations importantes se retrouveront tout en haut de cette longue file de messages et passeront à la trappe.

La messagerie instantanée reste utile « uniquement » pour des sujets basiques, qui ne nécessitent que peu de réflexion ou d’actions à long terme.

Dans la communication formelle, le courrier électronique conserve une connotation qui convient parfaitement à des contextes officiels. Il offre un espace pour une communication bien réfléchie, bien formulée et bien présentée, ce qui peut être vital dans les interactions professionnelles où « sérieuses ».

L’envoi de fichiers joints par e-mail est souvent plus facile et plus efficace qu’avec WhatsApp. Les limitations de taille de fichier sont moins contraignantes et le processus d’envoi est plus fluide, ce qui est essentiel pour les professionnels qui dépendent de l’échange de documents.

Pensons aussi à la séparation des conversations professionnelles de celles plus personnelles. Le courrier électronique offre une distinction bien plus claire entre les deux. Les comptes de messagerie peuvent être configurés pour gérer séparément ces deux sphères, évitant ainsi les confusions ou les mélanges d’informations. De plus, les e-mails peuvent être consultés à partir de n’importe quel appareil avec une connexion Internet. Cela garantit une accessibilité constante, ce qui n’est pas toujours le cas avec les applications de messagerie instantanée qui dépendent souvent d’une connexion active sur un seul appareil.

Dernière petite réflexion : Avez-vous essayé l’archivage sur Whastapp ? Peut-on dire qu’il est efficace ? Le courrier électronique offre des solutions d’archivage robustes qui permettent de conserver un historique détaillé des conversations. Cela peut être précieux pour référencer des discussions antérieures ou pour des raisons de conformité et de traçabilité.

Bien que Whatsapp et d’autres applications de messagerie instantanée soient incontestablement utiles dans de nombreuses situations, il est essentiel de ne pas négliger les avantages du courrier électronique. En fin de compte, la clé réside dans un équilibre judicieux entre ces deux modes de communication pour tirer le meilleur parti de chacun d’eux.

Par contre les efficients, si vous désirez m’inviter pour l’apéro, Whatsapp me va très bien et je vous réponds rapidement. 👌

Les photos sont de Kantima Pakdee (Vectezy), William Navarro (Unsplash), Krsto Jevtic (Unsplash) et de Pooja Chaudharyo (Vectezy)