Toujours dans la suite des articles publiés par John Scullen, aujourd’hui je vous en propose un qui vous aidera lors de vos revues hebdomadaires. Une fois par semaine, la méthode GTD nous demande de vérifier que notre système d’efficience soit en bonne santé. Mais que dois-je vérifier ?

Le Weekly Review est composé des principes de base de la méthode. Autrement dit, nous retrouvons :

1. La collecte.
2. Clarifier nos listes d’actions.
3. Revoir notre calendrier passé et futur.
4. Vérifier les tâches déléguées.
5. Inspecter la liste de nos projets.
6. Revoir la liste « Un jour / Peut-être ».
7. Revoir toutes les listes pertinentes.

Dans le premier point, nous rassemblons tous ce qu’il y a dans nos divers casiers. Or, c’est là que le bât blesse !

En effet, désormais, dans notre monde ultra connecté, nous laissons des traces un peu partout. En tant qu’efficient nous ne devons pas perdre des choses importantes. Alors voici ce que nous suggère John.

Il est évident que lorsque le sujet « je » apparaît, c’est John qui parle. Je me suis permis quelques annotations pour clarifier le texte. Elles sont en italique.

Les nouveaux systèmes peuvent être merveilleux pour nous aider à gérer nos vies complexes. Ils peuvent apporter une contribution potentiellement pertinente et significative. Par contre, plus vous aurez de boîtes de réception à traiter, plus vous risquerez d’en oublier une. L’impact peut aller d’insignifiant à désastreux selon ce que vous avez manqué.

David Allen a souvent dit :

« On ne peut se sentir bien par rapport à ce que l’on ne fait pas que lorsque l’on sait ce que c’est ».

Vous ne pouvez pas avoir une vue d’ensemble de vos options si des éléments ¹ se cachent dans une boîte de réception que vous avez oublié de traiter. Heureusement, il est facile de remédier à ce problème en dressant une liste de contrôle de toutes vos boîtes de réception et en l’utilisant lors de votre examen hebdomadaire.

¹ David Allen définit les choses comme « tout ce qui est apparu dans l’environnement physique ou psychologique d’une personne et qui nécessite une décision ou une action, mais qui est encore indéterminé ou non organisé ».

Petite remarque : Evidemment les listes ci-après peuvent sembler fastidieuses mais voyez-les comme des garde-fous.

La liste de contrôle des boîtes de réception

Jetons un coup d’œil aux boîtes de réception qui pourraient faire partie de votre vie. Y en a-t-il certaines qui se sont glissées dans votre flux de travail et que vous ne traitez pas régulièrement ?

Inbox de collecte numérique

• La Boîte de réception de votre gestionnaire de tâches (style Wunderlist, To do, etc.). La boîte de réception contient-elle des choses à gérer ?
• Boîtes de réception des courriels. Les boîtes de réception de courrier électronique sont difficiles à ignorer. Il y a de fortes chances que vous ayez au moins une boîte de réception professionnelle et une boîte de réception personnelle.
• Services de SMS et de messagerie instantanée. Les tâches arrivant par ce moyen sont faciles à négliger si vous ne pouvez pas les traiter ou les saisir immédiatement. Que vous utilisiez Slack, Facebook, Google ou un autre service, certaines de ces communications seront exploitables. (N’oubliez pas Whatsapp).
• Boîte de réception du système de référence. Evernote est toujours le principal dépôt de mes informations de référence. Au cours de la semaine, ma boîte de réception accumule des coupures de presse, des pages scannées à partir de mon carnet et des notes que j’ai saisies directement. (Cela peut aussi être OneNote).
• Boîtes de réception du stockage en nuage (eCloud). J’utilise Dropbox, Google Drive et iCloud pour diverses fonctions. Je dispose d’un dossier de boîte de réception dans chacun de ces services pour les éléments qui doivent être traités ultérieurement.
• L’appareil photo. Celui-ci est facile à ignorer. Mon utilisation d’images comme déclencheur d’actions ultérieures s’est développée au cours des deux dernières années. Avant de l’ajouter à ma liste de contrôle, j’oubliais souvent de traiter ma collection d’images. Vous pourriez en avoir plusieurs si vous utilisez plusieurs appareils.
• Systèmes de flux de travail en équipe (Jira, EasyVista, etc.). Si votre équipe utilise un système de CRM, de gestion de projet, de gestion des incidents ou de suivi des bogues, vous aurez ici une autre boîte de réception à traiter.
• Téléchargements et dossiers de bureau (Les dossiers Download et Desktop). Je n’arrive pas à croire que je les ai manqués. C’est peut-être parce que mon dossier Téléchargements est une décharge de détritus numériques qui a désespérément besoin d’une cure de désintoxication.

Bravo ! Première liste lue !

Outils analogiques

• 
• Carnet de notes. J’ai un carnet de notes A5 un peu partout. C’est de là que partent la plupart de mes idées et de mes tâches. (je vous avais fait un article sur le Bujo Scullen )
• Carnet de voiture. Parfois, j’ai besoin de griffonner une note rapide lorsque je voyage (lorsque je me suis arrêté bien sûr).
• Carnet de bureau. Il y a toujours du papier sur mon bureau pour prendre des notes rapides si mon carnet principal n’est pas à portée de main.
• Carnet de notes près du téléphone. Je n’utilise presque plus le téléphone de la maison. Mais c’est toujours une bonne idée d’avoir du papier et un stylo près de n’importe quelle ligne téléphonique fixe.
• Ardoise de douche. Les idées naissent dans des endroits peu pratiques. Un article précédent traite de la façon dont je capture les idées qui se produisent sous la douche. Bizarre, je sais, mais c’est comme ça que je fonctionne. (N’oubliez pas, c’est John qui parle. Personnellement je n’ai pas d’ardoise dans ma douche. 😉)

Points de collecte physique.

• Porte-documents/sac à main et portefeuille/porte-monnaie. Ils peuvent accumuler toutes sortes de documents. Vous ne voulez pas vous retrouver avec un portefeuille Costanza (portefeuilles made in Italy mais plutôt grands).
• Casier de bureau. Toujours bien plus utile que ce à quoi je m’attendais à l’ère du numérique.
• Casier de la maison. Tout le monde en a un, même s’il peut être déguisé en surface plane la plus proche lorsque vous entrez chez vous.
• Casier mobile des entrées. J’ai un dossier en plastique dans mon sac pour ramasser les bouts de papier et pour transporter les documents entre la maison et le bureau.
• Télécopieur. Peu probable, mais certaines personnes doivent encore s’occuper de dinosaures.

Messages vocaux

• Messagerie vocale. Si vous avez une maison, un bureau et un téléphone portable, cela fait trois autres boîtes de réception à garder libres.
• Enregistreur vocal ou application de mémos vocaux. Je l’utilise rarement pour saisir des informations, mais c’est une partie importante du flux de travail pour certains. ( Là je dois dire que je l’utilise😊 )

Lecture

• Service de lecture tardive (mise en signet d’articles Web). Des services comme Instapaper et Pocket vous permettent d’ajouter du contenu beaucoup plus rapidement que vous ne pouvez le consommer. Il n’y a pas de mal à les consulter périodiquement et à purger le contenu périmé.
• RSS. Une autre boîte de réception à faible priorité pour la consommation de contenu.

🚩 Nous entrons dans le point crucial de cet article. Alors soyez attentif !

Établissez votre liste de contrôle

Utilisez cette liste de contrôle comme point de départ pour construire la vôtre. Chacun d’entre nous a des circonstances uniques et des méthodes de travail privilégiées. Il y a peut-être des boîtes de réception sur ma liste que vous n’envisageriez jamais d’utiliser.

Inversement, d’autres boîtes de réception qui font partie de votre flux de travail pourraient ne pas figurer sur ma liste.

Revoyez votre liste de contrôle une ou deux fois par an (de mon expérience, il faut le faire plus souvent, disons tous les 3 à 4 mois). Au fur et à mesure que votre rôle ou votre objectif évoluera, vous constaterez que certains points de collecte ne sont plus pertinents et que de nouveaux points ont été intégrés à votre processus de travail.

Toutes les boîtes de réception ne sont pas égales.

Est-ce que je traite chaque jour tout ce qui se trouve dans mes boîtes de réception ? Aucune chance ! Toutes vos boîtes de réception ne sont pas créées égales. Alors que je vide généralement ma boîte de réception du gestionnaire de tâches au moins une fois par jour, je suis plus à l’aise pour traiter moins souvent mes entrées dans ma boîte de réception de courrier électronique et mon ordinateur portable. Une ou deux fois par semaine suffisent pour mes entrées physiques et mon roulement de caméra.

Pour ce qui est de ma boîte de réception du système de référence, je la traite rapidement et librement. Il peut s’écouler des mois avant que je ne traite tout ce qui s’y trouve. Cela ne fonctionne que parce qu’il n’y a jamais rien d’autre que du matériel de référence qui y entre. Rien de tout cela n’est exploitable. La recherche d’Evernote fonctionne bien. Je peux toujours trouver des entrées qui n’ont pas encore été marquées et déplacées dans le dossier approprié.

Le diagramme ci-dessous illustre ce point. Je n’ai mis ici qu’une partie de mes boîtes de réception, mais vous voyez ce que je veux dire.

Les boîtes de réception plus importantes sont traitées plus souvent.

N’oubliez pas que tout cela est contextuel. Cela fonctionne pour ma situation actuelle, mais peut ne pas correspondre à la vôtre.

Résumé

1. Vous avez probablement des choses dans plus d’endroits que vous ne le pensez.
2. Faites une liste de toutes les boîtes de réception de votre vie et examinez-la une ou deux fois par an. Utilisez ma liste pour vous aider à créer la vôtre.
3. Utilisez votre liste de contrôle dans le cadre de votre revue hebdomadaire. Certaines de vos boîtes de réception sont faciles à ignorer.

Question : En ai-je oublié ? Avez-vous d’autres boîtes de réception que je devrais ajouter à la liste ? Laissez un commentaire ci-dessous.

Ici ce termine le récit de John (Merci). Nous voici de retour chez Clot-efficience !

Personnellement, j’ai fait le même inventaire que John. Ma revue hebdomadaire comporte beaucoup des points cités dans l’article. Peut-être devrais-je faire une comparaison. 😁

Et vous ? Avez-vous un check-list de vos boîtes de réception ? Personnellement, au vu de l’évolution de l’utilisation des médias électroniques, je ne pourrais plus m’en passer. Cela me permet de sortir  l’esprit libre de mon travail et de profiter pleinement de la compagnie de mes amis et de ma famille.

Et si vous désirez un modèle, faite-moi parvenir une demande sur info@clot-efficience.ch et je vous le fait parvenir.

La photo du titre est l’originale de l’article. Elle est créditée àadapted from yomo 13 via flickr. Les autres photos sont de votre coach.