Après avoir refait le devis pour la quatrième fois, mon ami fût heureux d’entendre son client lui dire : « Ok, c’est tout bon pour le prix ! »

Mais, son sourire à vite disparu de son visage lorsque ce même client a ajouté : « Alors tu me le livres vendredi en fin de matinée. » Or, nous sommes le mercredi soir !

Avez-vous déjà reçu des demandes avec des délais irréalistes ? Certainement. Le problème c’est qu’après une petite analyse, vous vous rendez compte que c’est toujours les mêmes personnes qui ont ses attentes utopiques. Elles travaillent en mode urgence. Or, le mode urgence c’est le contraire de l’efficience. Que faire si nous sommes celui qui subit cette situation ? Eh bien, il n’y a que deux solutions.

Connaissez-vous la loi de Pareto ? Vilfredo Pareto est un économiste italien qui vécut à la fin du 19^ème siècle. Lors de ses recherches sur les mathématiques, il posa le principe des 80 /20. Cette règle est désormais appliquée dans de nombreux domaines en dehors de sa zone logique. Comment cela se vérifie-t-il dans notre cas ?

Premièrement, cette règle se définit ainsi : le 20% de nos efforts amène le 80% de nos résultats. Si nous l’appliquons à notre exemple ci-dessus, cela revient à dire que 20% de nos clients amènent 80% de nos bénéfices. Mais aussi que 20% de nos clients amènent 80% des problèmes. Ce sont des clients difficiles, souvent pénibles et tracassiers.

Dans cette équation, le client pénible peut autant faire partie des clients qui nous amènent de bons bénéfices que de ceux qui sont moins importants. Sur cette base, si le client difficile est dans les moins rentables, il nous rend inefficace et, nous ferions mieux de ne plus lui vendre nos services car, cela vaudrait-il la peine de travailler pour un tel client ?

La deuxième option est : le garder par nécessité. Comme je sais qu’il s’agit de quelqu’un de difficile je vais lui donner des délais dès la première demande de devis. En partant du principe que nous sommes tout au début du mois, cela pourrait donner ce qui suit :

• Offre d’un montant de Frs 2500.- livrable pour la fin du mois.
• Offre d’un montant de Frs 3000.- livrable pour le 15 du mois.
• Offre pour la livraison la semaine prochaine Frs 3500.-.
• Aucune livraison possible avant.

Evidemment, il faut tenir compte du temps réel pour réaliser le projet et, bien que le client puisse toujours négocier le prix, il connait déjà la première date de livraison possible. C’est efficient non ? Mais j’en conviens, cela ne règle pas tout. Alors voici quelques cas de figure.

Comment ? J’ai entendu : « Mais moi j’aime le stress ! Travailler en mode urgence me plaît car je me sens efficace. »

La nuance est dans la phrase « Je me sens efficace » car, n’y a-t-il pas une grande différence entre se sentir efficace et l’être réellement ? Voici un autre exemple :

Supposons qu’avec quelques collègues vous deviez aller à un séminaire. Or, un de ceux-ci a l’habitude de tout faire au dernier moment. Pour faciliter la tâche des inscrits, vous mettez dans votre eCloud, le programme et la matière que vous devez lire avant d’y aller. Vous le faites environ trois semaines avant le dit séminaire et vous les informez.

Tous ceux qui peinaient à trouver les infos étaient soulagés, et ils vous ont remercié. Vous avez donc imaginé que tous avaient pu également se préparer d’une manière efficiente.

Arrivé au séminaire, voici le collègue en question, qui vous dit :

« Je ne comprends pas pourquoi tu as enlevé la matière que tu avais mise sur le eCloud. Ce n’est pas normal ».
« Heu…non, je n’ai rien enlevé, elle est toujours là ».
« Regarde ! Je ne l’ai pas ! »
« Tu as vu que l’agent de ton eCloud est arrêté ? »
« … »

Demandez-vous : si ce collègue s’est aperçu lors du séminaire que son client eCloud ne fonctionnait pas, comment était sa préparation ? Inexistante.

Et maintenant, que pensez-vous de l’efficacité des personnes aimant le stress ?

En fait, dans ce cas, il y a deux problèmes : La préparation demandée et la vérification de cette préparation. En général, un efficient déteste se préparer dans le stress car, il sait qu’il risque une dysfonction. Travailler en mode urgence élève ce risque.

Or, il est simple d’éviter ce problème même si l’on ne veut pas faire une planification compliquée. Tout peut se faire en 5 étapes :

1. A la lecture du mail, vérifier le plan du séminaire pour prévoir le temps de préparation.
2. Vérifier que la matière est là.
3. Mettre dans l’agenda un moment pour la préparation de cette matière.
4. Le jour dit, faire la préparation.
5. Un ou deux jours avant le séminaire, vérifiez que tout le matériel ainsi que nos notes sont bien sur le PC que nous allons prendre. Par sécurité, on peut même en faire une copie en local.

En somme, rien de bien sorcier ! 

Personnellement, je dois dire que je n’aime pas l’idée de me sentir efficace sous stress. Et il est difficile de collaborer avec de telles personnes. Vous devinez pourquoi ?

Comme elles font tout à la dernière, ces personnes vont reporter ce stress chez vous. Elles sont du genre à vous appeler à la dernière minute pour qu’on leur prépare ce qu’elles ont besoin dans l’heure qui suit. Avant, je pensais important de dépanner, de rendre service, mais c’est totalement FAUX ! Les gens n’apprennent que lorsqu’ils sont confrontés aux résultats de leur propre mode de travail.

Aujourd’hui, je suis un Efficient. Pas de délai, pas de travail. Pas de préparation, pas d’efficience.

A bientôt les efficients !