On dit que déléguer est un art et c’est effectivement le cas. D’ailleurs, pour maitriser cet art, il faut s’y entrainer. Nous avons souvent peur de perdre le contrôle ou de ne pas obtenir le résultat que nous désirions au départ. De ce fait, beaucoup se retiennent de déléguer et font eux-mêmes le travail. Là, ce n’est pas très efficient.

Quoi qu’il en soit, sur le Net, des milliers d’articles nous donnent des astuces pour maitriser l’art de la délégation. Par contre, qu’en est-il de l’art de gérer les tâches que l’on nous délègue ?

Si je vous en parle, c’est parce que malheureusement, un peu trop souvent, celui qui délègue la tâche, ne maitrise pas cet art. Il nous est arrivé à tous de recevoir une demande dans le genre : « Il faudrait que tu me donnes la liste des… ».

Génial, mais est-ce que j’ai les moyens de le faire ? Est-ce que j’ai le temps de le faire ? Et quel est le délai ? Quel est le format de sortie désiré ? Pour déléguer, il faut être précis dans la demande tout en sachant que le travail ne sera pas réalisé de la même manière que nous l’aurions fait nous-même.

Alors commençons par le début. La toute première chose à faire c’est de valider la demande (ou de l’invalider). Une des personnes que je coache me disait qu’il ne validait pas les demandes, car les gens n’aiment pas recevoir de mails ou des messages inutiles. FAUX ! Cela évite que 10 minutes plus tard, le demandeur nous appelle pour demander si nous avons reçu sa demande. Ou simplement se demande si nous allons faire le travail. Répondre, c’est créer un climat de confiance.

Pour invalider une demande, c’est simple. Il suffit de dire pourquoi nous ne pouvons pas la réaliser. Du genre, « Désolé, mais je n’ai pas cette liste. Regarde avec Pierre car il l’a déjà fait ».

Par contre pour la validation il faut être un peu plus exhaustif. Si la demande est simple et, qu’elle demande moins de deux minutes, faisons-la de suite. Par contre, s’il faut plus que deux minutes pour la réaliser et que le demandeur ne maitrise pas l’art de la délégation alors, c’est à nous de préciser comment nous allons traiter cette demande.

Dans l’idée, nous pouvons envoyer une validation du style : « J’ai bien reçu ta demande. Je le ferai jeudi en fin de journée. » Evidemment, nous venons de prendre un engagement que nous devrons tenir. Selon le type de demande, il s’agira de l’ajouter dans notre liste d’actions ou de la mettre dans notre agenda.

Que faire si nous ne pouvons pas estimer le délai ou, si le délai donné est trop court ? Bien sûr, il faut toujours valider la réception de la demande mais, en y mettant la contrainte. La réponse pourrait être : « J’ai bien reçu ta demande mais, je ne pourrai pas faire ce travail dans le temps imparti. J’ai planifié une analyse de ta demande le [date & heure] et te tiendrai au courant du résultat ». Là encore, nous venons de prendre un engagement que nous devrons tenir.

Supposons maintenant que cette tâche soit trop grosse pour être réalisée d’un coup, comment allons-nous procéder ?

Lors de notre analyse, nous allons simplement diviser la tâche en actions plus petites. Lorsque nous avons toutes les actions, nous pouvons leur donner une durée pour leur réalisation puis, planifier celles-ci selon les disponibilités de notre calendrier. Ainsi, après cette séance d’analyse, nous pourrons répondre au demandeur en lui donnant toutes les étapes de réalisations et le délai final.

Supposons maintenant que le demandeur accepte notre délai avec ces étapes, quelle est l’erreur à éviter absolument ? L’effet Tunnel ! What is it ?

Lorsqu’un train entre dans un tunnel, on ne le voit plus sauf lorsqu’il en sort. On ne peut pas savoir avec des moyens simples si tout va bien tant que le train est dans le tunnel. Pour nous, Efficients, l’erreur à ne pas commettre est de se dire : « Ok, j’ai tout ce qu’il me faut pour faire le travail, chaque étape est planifiée donc GO ! » Et nous rentrons dans le tunnel.

D’après vous, que va-t-il se passer ? Au bout d’un certain temps, le demandeur va s’inquiéter de savoir comment avancent les choses, et là, il va nous harceler. De plus, si le demandeur est un client, il va commencer à perdre confiance. Gênant comme situation, non ? Alors Comment procéder ?

En communiquant.

Supposons que nous avons coupé la tâche en 5 étapes. Nous avons donné les dates prévues pour la réalisation de chacune d’elles. Il suffit à la fin de la première étape de donner un « Feedback », en français c’est un « retour d’information ». Ainsi, si je dis au demandeur que la première étape est terminée et que je  passe à la deuxième selon le calendrier fixé, il sera rassuré, j’ai communiqué dans l’Efficience. Je peux même, selon la nature de la tâche demandée, lui montrer la maquette ou l’ébauche réalisée lors de la première étape. L’avantage est que je saurai tout de suite si je vais dans la bonne direction.

Evidemment, je fais de même à la fin de chaque étape : Je communique et je montre l’avancement des travaux (si c’est possible).

Cela a un deuxième avantage. Supposons que lors de la réalisation de l’étape 3, il se pose un problème que nous n’avions pas vu lors de l’analyse. Le signaler sera vu comme de l’efficience puisque nous partageons l’avancement des travaux. Renégocier un délai sera plus facile que si le demandeur ne sait pas ce que nous faisons et comment nous avançons.

Allez ! Je vous vois venir ! Qui aura le courage de me dire :  » Mais, lorsque c’est moi qui délègue une tâche, je ne reçois jamais toutes ces informations ! »

Certes, mais nous, nous sommes efficients. Par notre exemple, d’autres peuvent apprendre à le devenir. Mais je vous ai compris, je vais écrire un article sur « Comment gérer ma délégation de tâches pour être sûr d’avoir un retour ? »

Dans l’attente, à vous de me donner un retour d’expérience pour cet article sur le blog. Nous progressons ensemble !

A bientôt