En rangeant mon tiroir, je suis tombé sur une fiche de mon ancien agenda, le célèbre Time System. C’est une formule pour y inscrire les activités, un ToDo List papier. Tout à gauche, il y a trois cases, le fameux 1,2,3 ou ABC pour noter la priorité de la tâche.

Pour l’avoir testé, je peux vous affirmer que la méthode ABC ne convient de loin pas à tout le monde. Cela vient du fait que l’on aurait tendance à vouloir à tout prix faire d’abord les priorités A, puis les B.

Or, si je respecte la fameuse matrice d’Eisenhower, je vais valoriser la position « acheter du pain » avec un C car, ce n’est pas ma tâche la plus importante ni la plus urgente. Dans ce cas, il y a 100 % de chance qu’en fin de journée je l’oublie complètement et que je ne la réalise pas. Flûte ! Pas de pain pour mon souper ce soir !!!

Pire encore, le lendemain les priorités auront changés ! Et me revoilà à remettre des A et des B. Quelle perte de temps !

Dans son livre « Prêt pour l’action », David Allen donnait cet exemple : « Soit vous avez besoin de pneus, soit vous n’en avez pas besoin. A un moment donné, l’idée de pneus traverse une ligne très claire. Avant, vous n’en aviez pas besoin. Après vous en avez besoin. Il n’y a pas de catégorie ABC pour les pneus. Soit ils sont un projet à réaliser le plus tôt possible, soit ils ne le sont pas ».

C’est comme pour le pain de mon exemple.

Alors, quels sont les points dont il faut tenir compte pour pouvoir avoir une priorisation efficiente ?

En tout premier lieu la priorité absolue sera pour les rendez-vous que j’ai dans mon agenda car, j’aurai de la peine à dire à mon dentiste ou à mon médecin que je ne suis pas venu puisque je l’ai classé en C par erreur.

Dans un deuxième temps, je reviens à mes listes de tâches. C’est souvent là que les gens font la première erreur, car ils font des listes comme dans mon vieux Time System ! Ils notent tout sur un seul et unique répertoire. Je n’ose imaginer le nombre de pages ! En effet dans la théorie nous avons tous plus de 100 actions à faire quotidiennement. Ma liste comporte en ce moment 236 actions en attente. Combien de pages cela représente-t-il ?

Il est donc vital de les avoir par contexte. En effet, si je suis au bureau, je n’ai pas besoin de consulter ma liste de courses ni celle pour les vacances linguistiques de ma fille. Par contre, je peux avoir des contextes comme : Avec le patron, Avec l’équipe Projets, Sur l’ordinateur du travail, Sur l’ordinateur de la maison, etc.

Dans ce cadre, retenons que la séparation entre mes actions professionnelles et privées n’est pas utile. Ce sont des actions que je dois de toute façon réaliser. Si mes listes sont par contexte, elles tiennent compte d’où je suis et de de ce que je peux réaliser sur le moment. Peu importe que cette tâche soit privée ou pour l’entreprise.

Maintenant, si j’ai la bonne liste devant mes yeux, comment je priorise ?

Là encore ce n’est pas compliqué car, il n’y a que quatre positions dont je dois tenir compte. Ces 4 points sont :

1. L’endroit où je suis, autrement dit « que puis-je faire là où je suis ? ».
2. Le temps que j’ai à ma disposition avant mon prochain rendez-vous.
3. L’énergie physique et mentale que j’ai en ce moment, mon fameux Ultradien.
4. Et la chose qui doit impérativement être réalisée aujourd’hui si je veux éviter des conséquences désagréables.

Pour répondre au point numéro un, supposons que nous sommes en ville, il est 18h00. Je jette un œil sur la liste d’actions avec le contexte « En ville – Courses ». Les actions sont les suivantes :

• Passer chez mon fournisseur d’accès Internet et TV pour changer le routeur contre un plus rapide.
• Finaliser le choix de vins italiens chez l’œnologue pour l’anniversaire de mariage.
• Acheter du pain complet pour le souper de ce soir de 300 à 500 gr.
• Prendre des mines noires pour mon stylo préféré à la papeterie (au moins deux).

Ensuite je procède simplement par élimination. Comment cela se passe ?

Toujours selon le point un, « A quel endroit je suis en ce moment ? », je me situe « Au centre de la ville ». Pour aller chez le fournisseur Internet qui est à l’autre bout, cela sera trop loin. Je passe au point suivant.

Le critère suivant sera « Combien de temps disponible ai-je ? ». Oups ! La papèterie est pleine et j’ai promis à ma femme d’être à la maison à 18h30 pour l’aider à préparer le souper. Je n’ai, selon le point 2 pas assez de temps pour faire l’achat des mines.

Quel est le critère suivant ? « Quelle est mon énergie physique et mentale à ce moment ? » Je contrôle quel est l’état de mes forces, de mon énergie. Il est tard, je viens de sortir du travail. Je suis éreinté. Je ne vais pas aller choisir le vin ce soir car je ne ferai pas le bon choix.

Il y a un dernier paramètre dont il faut tenir compte : La priorité. Et oui, si je veux souper correctement ce soir, l’achat du pain reste une priorité. De plus, j’ai le temps de le faire tout en rentrant à l’heure promise. Cela ne me demande ni trop d’effort ni trop de temps et je serai à l’heure pour mon rendez-vous.

Bien sûr ce n’est qu’un exemple mais, vous avez compris le principe.

Un dernier point peut nous faciliter la tâche. Il s’agit de faire une liste selon le déroulement de notre trajet. Je m’explique, si je rentre du travail et que sur la route je peux, en m’arrêtant brièvement, réaliser certaines actions alors, je peux me faire une liste d’appoint selon la route que je dois faire pour accomplir ces actions. En quelques sorte un parcours mental organisé selon ma liste.

Alors, prêt à l’action ?

Les photos sont de Camilo Jimenez (Unsplash), Wikipedia , La Nasa (Unsplash), et de votre coach .