Dans le précédent article, nous avions vu que déléguer sans suivi, ce n’est pas forcément faire preuve de confiance. C’est abandonner une tâche en espérant un miracle.

La bonne nouvelle, c’est que les miracles existent. 😊
La mauvaise, c’est qu’ils sont rares, imprévisibles et qu’ils ne figurent dans aucun système d’organisation fiable. 🤔

Si nous voulons que les tâches déléguées reviennent un jour terminées, et non sous forme d’excuses, il nous faut un minimum de structure. Non ! Pas du contrôle. Non ! Pas du micro-management. Juste un système de suivi.

Voyons donc quelques façons simples de suivre nos tâches déléguées, sans devoir y penser tous les jours et sans surveiller qui que ce soit.

Premièrement, si nous ne voulons pas utiliser de moyen électronique, nous pouvons utiliser un carnet de notes. Dans ce cas, je vous conseille de prendre un « Bullet Journal » dans lequel nous auront une section dédiée à la délégation. Par exemple, si nous avons un carnet Moleskine ou un livret Leuchtturm1917, nous pouvons y consacrer plusieurs pages à la fin du carnet. Pour cela nous divisons chaque page en trois colonnes.

• Dans la première nous notons la date à laquelle nous avons attribué la tâche.
• Dans la deuxième, nous notons le nom de la personne à qui nous avons attribué la tâche et la tâche elle-même.
• Dans la troisième, nous notons la date d’échéance si nécessaire.

Cette manière de faire est bien adaptée aux 14 cm d’une page de carnet A5.

Par contre, si lors des réunions, nous avons l’habitude de confirmer les tâches déléguées par email ou, si notre délégation se fait par courriels, nous pouvons utiliser des dossiers dans notre messagerie.

Le moyen le plus simple est de glisser le message qui est dans le dossier « Sent Items » (Courrier envoyé), vers un dossier « En attente ». Ainsi, si nous avons besoin de vérifier l’état d’avancement d’un projet, nous pouvons retransférer le message original à la personne à qui nous avons délégué la tâche afin de lui rappeler sa mission et lui demander un rapport d’avancement. Une fois la tâche terminée, nous supprimons le message du dossier ou nous l’archivons. Ce point est compatible avec la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen.

Le dossier « En attente » nous permet de regrouper nos tâches déléguées avec toutes nos autres listes de tâches (contextes), ce qui nous incite davantage à les consulter lors de notre revue hebdomadaire.

La troisième méthode est aussi compatible avec GTD mais elle utilise un gestionnaire de tâches dédié. Là, il suffit de mettre dans le champ « Tâche » du gestionnaire le nom de la personne, un tiret, la tâche, un autre tiret et la date à laquelle on a attribué la tâche. Si elle est définie on peut ajouter la date prévue du retour. Par exemple, cela donne :

• @En attente de Lorène / Informer les gagnants du concours Lions Clubs – 1er juillet / 6 juillet
• @En attente de Aurèlie / Renouveler mon adhésion au Pirates Club – 7 juillet / 1er août
• @En attente de David / Examiner la proposition de livre de Lily James – 6 juillet / 6 août

Pour approfondir cette méthodologie, je vous recommande vivement d'acheter l'un des guides de configuration de David Allen que l’on trouve chez GTD France selon le gestionnaire que l’on utilise.

Personnellement, j’utilise un gestionnaire de tâches dédié. Ceux qui me suivent savent que j’ai dû passer de Wunderlist à ToDo lors du rachat par Microsoft. Certes ToDo n’est pas parfait mais, il me suffit pour l’instant. Je dois dire qu’un gestionnaire de tâches dédié est un outil plus robuste que tous ceux mentionnés ci-dessus et que je l’ai installé sur mes ordinateurs, téléphones et tablettes. Puis, il existe des outils plus évolués comme Notion, Omnifocus, Todoist, Trello, Evernote, etc. L’idée est de prendre celui qui nous convient le mieux.

La quatrième méthode est toujours compatible GTD mais aussi LeviMensa. Normalement, une action commence toujours par un verbe car, pour le cerveau l’idéal est de voir l’action à faire avant toute chose. Puis, ensuite la contrainte éventuelle (ici, la date) ; même si tout ça se fait en quelques dixièmes de seconde, il est important que ce soit le verbe d’action qui imprime en premier.

Par contre, sur nos listes de choses en attente, c’est la date qu’il faut mettre d’abord ! Ça se comprend bien puisque sur ces listes, ce sont les autres qui bossent. 😊. Dans notre gestionnaire de tâches nous auront un contexte (dossier) « En attente de » :

Nous y mettrons les tâches de la manière suivante :

• 1er juillet – Lorène doit informer les gagnants du concours Lions Clubs – 6 juillet
• 7 juillet – Aurèlie doit renouveler mon adhésion au Pirates Club – 1er août
• 6 juillet – David doit examiner la proposition de livre de Lily James – 6 août

En conclusion, la délégation se défini comme « l’art de faire faire les choses par d’autres personnes ». C’est vrai, mais seulement si nous suivons les tâches que nous attribuons et que nous nous assurons qu’elles sont accomplies comme prévu. Par contre, déontologiquement, il faut trouver le juste milieu entre réactivité et respect du rythme de notre interlocuteur. Tout un apprentissage.

Les photos sont de votre coach avec l’aide de ChatGpt image (IA) juste pour la première