Déléguer, c’est cet acte héroïque où l’on croit avoir gagné du temps… avant d’en perdre deux fois plus.
Tu lui demande « Tu pourrais t’en occuper ? », il hoche la tête, tu repars rassuré… et la tâche entre dans une dimension parallèle dont elle ne reviendra en aucune façon.

Bizarrement, le problème n’est « jamais » 🤔la personne à qui tu as délégué, c’est toujours soit « le manque de suivi » ou « les priorités qui ont changé » ou, encore, « un malentendu ». Bref, il y a tout un tas de concepts très pratiques pour masquer une vérité simple : « tu n’as pas vraiment délégué ». Tu as espéré. Parce que déléguer, ce n’est pas se débarrasser d’une tâche en se croisant les doigts.

Ce n’est pas non plus lâcher un vague « tu me diras » en fin de réunion, juste avant de courir à la suivante. Déléguer, c’est transférer une responsabilité et rester suffisamment lucide pour vérifier qu’elle ne s’évapore pas en route.

Déléguer sans suivi, ce n’est pas faire confiance.
C’est abandonner une tâche en espérant un miracle.

La délégation efficace n’est donc pas un art mystérieux réservé aux chefs charismatiques. C’est une mécanique précise, presque froide : une personne, un résultat clair, un délai explicite et un système de suivi. Sans cela, tu ne délègues pas, tu crées une future source d’irritation.

Voyons maintenant comment déléguer sans perdre le contrôle, sans micro-management et sans devoir refaire le travail soi-même en soupirant.

Premièrement, ne confions la tâche qu’à une seule personne. Demandons-lui de confirmer qu’elle comprend bien la mission qu’on lui donne et qu’elle en accepte la responsabilité. Tant que cela n’est pas fait, le transfert n’est pas complet. Au football américain, on appelle cela un « fumble » autrement dit, la perte du ballon.

Deuxièmement, formulons clairement le résultat que nous attendons à la personne. Cela doit être spécifique, exact. Commençons toujours la tâche par un verbe. Par exemple, « appeler », « informer », « écrire », « commander », etc. et terminons par un résultat objectif. Nous devons être en mesure de déterminer si l’activité a été accomplie comme prévu ou s’il manque quelque chose.

Troisièmement, il faut tenir compte que certains projets ont des délais stricts. Nous devons indiquer à la personne la date à laquelle la tâche doit être terminée. Par exemple, nous pouvons dire à quelqu’un que nous avons besoin que ce travail soit terminé « avant la fin de la journée de jeudi » ou, si c’est moins urgent, nous pouvons lui dire que cela doit être réalisé « dans les deux prochaines semaines ». Quoi qu’il en soit, nous devons exprimer clairement le délai.

Quatrièmement, tenons compte du fait que la manière dont l’autre personne accomplit son travail ne nous regarde pas, seul le résultat final compte. Il ne faut pas microgérer l’autre personne. Par contre, soyons disponible pour des consultations au besoin. Restons concentré sur le résultat plutôt que sur le processus.

Cinquièmement, il nous faut suivre l’activité déléguée sur notre liste de tâches. Ceci est crucial. Toutes les personnes à qui nous déléguons du travail ne disposent pas nécessairement d’un bon système de gestion. C’est peut-être le cas de celles qui sont directement sous notre supervision, car nous les avons formées, mais qu’en est-il des autres ?

En résumé, déléguer est un art et non un « fumble ». Alors, qu’avons-nous vu ?

1. Nous déléguons à une personne qui confirme la réception de la tâche
2. Nous sommes précis dans l’objectif que nous donnons
3. Nous formulons précisément le délai de retour de la tâche
4. Nous nous concentrons sur le résultat et non sur comment la personne réalise la tâche
5. Nous suivons les tâches que nous déléguons

Comment éviter que la tâche déléguée entre dans une dimension parallèle dont elle ne reviendra jamais ? C’est ce que nous verrons dans le prochain article.

Les photos sont de votre coach avec l’aide de Nano Banana de Gemini AI (IA) et Pxhere