Vous êtes tranquillement assis à votre bureau, bien concentré sur la grosse tâche d’un projet mais… Un de vos collègues arrive dans votre bureau d’un pas précipité. Il pose un dossier en vous disant : « Il faut que tu regardes ça, c’est urgent » et il repart.

Bon, votre concentration est rompue alors, vous jetez un œil sur le dossier lorsque votre chef arrive et pose un autre dossier vous disant : « Cette tâche est importante. Il faut que tu t’y mettes car c’est urgent ! ». Lui aussi repart aussi net.

Vous l’avez certainement déjà vécu !

Quelle est la vraie urgence ? Celle du gros projet sur lequel vous étiez en train de travailler, celle du chef ou celle de votre collègue ? Comment prioriser ?

Le nom priorité, qui vient du latin « prioritas » qui signifie « état, qualité de ce qui se situe en premier dans le temps ». Au niveau étymologique Peter Drucker, fondateur du management moderne, nous rappelle que le mot latin est au singulier. Il n’y a pas plusieurs priorités, il n’y en a qu’une. Il ne peut pas y avoir plusieurs « choses » qui sont toutes « la plus importante ».

Alors comment réagir ?

Il faut se souvenir que l’urgence est liée au temps. En tant qu’efficient, ce qui est daté doit être dans le calendrier. 

Comme nous le rappelle l’expert en productivité Romain Bisseret, « si quelqu’un vous dit « urgent », il ne faut pas le laisser partir tant qu’il ne vous a pas donné un délai. Si c’est urgent il est capable de nous dire « pour quand ». S’il nous dit « Pour avant-hier » nous lui disons « Maintenant que l’on a bien rigolé, c’est pour quand ? ». »

Ne le lâcher pas tant qu’il n’y a pas une vraie estimation. Dans 2 heures ? Ce soir ? Demain ? Demain quand ? 10 heures ? Midi ?

Nous devons absolument avoir une date et une heure. A partir du moment où nous avons ce délai nous pouvons mettre cette tâche dans le calendrier et nous avons une échéance. Or, les échéances nous donnent une priorisation qui nous permet de définir l’ordre de réalisation. A ce moment nous devrons décider quel sera le bon moment pour le faire pour être à l’heure.

Cela nous permet aussi de refuser si le délai est trop court et il faudra rapidement renégocier l’échéance de nos tâches en cours.

N’oublions pas qu’il s’agit d’un problème majeur : si tout est prioritaire, rien ne l’est !

Parlons maintenant du moyen par lequel on nous transfère la demande. En effet, si au lieu de  poser un dossier sur le bureau, on nous fait parvenir un email avec le logo rouge « Important » et URGENT dans l’objet, la personne doit d’abord nous donner une explication lors d’un meeting ou d’un appel téléphonique. Pourquoi ? Au niveau éthique, si l’entreprise n’a pas de règle précise, nous avons entre 24 à 48 heures pour prendre connaissance d’un email et, dans ce cas, l’urgence d’un email n’existe plus.

Pour illustrer ce propos j’adore prendre l’exemple donné toujours par Romain Bisseret. Il nous dit : « Si vous avez le feu au 22ème étage de l’immeuble, est-ce que vous enverriez un mail à vos voisins pour le leurs faire savoir ? Et vous pourriez dire aux pompiers, je les ai informés

Vous avez bien compris l’urgence n’est-ce pas ?

Alors comment faire ?

1. Premièrement bannissons le mot urgent. Il n’y a d’urgence que si la vie d’une personne est en danger (oui, j’exagère un peu 😉).
2. Deuxièmement, lorsque nous transmettons une tâche à un collègue, ne le faisons pas à la va-vite. Prenons le temps de lui expliquer de vive voix et voyons avec lui s’il peut le faire. En effet, il peut déjà avoir des tâches plus « urgentes » que la nôtre et nous ne connaissons pas son planning.
3. Troisièmement, soyons précis. Nous avons besoin de son retour pour un moment donné, expliquons-lui notre délai pour qu’il puisse prioriser ses tâches. Définissons le délai ensemble.
4. Enfin, n’envoyons le dossier par email que si nous l’en avons informé. Dans ce cas, il l’attend et se projette déjà dans son agenda.

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